A következő lépés a megrendelő minősítése, besorolása egy előre meghatározott kategóriába. Az adott kategória meghatározhatja az ajánlatban és a táskán felajánlott fizetési módot, a megengedett kintlévőségi és lejárt tartozás limitet.
Ismeretlen, új cég esetén a legbiztosabb valamilyen cég minősítő szolgáltatást igénybe venni. Ilyen a Bisnode PartnerControl szolgáltatása, vagy más, céginformációs weboldalak. Itt a fellelhető pénzügyi adatok, negatív események, cég kapcsolati háló, stb. esetleges fizetési tapasztalat alapján kell a céget valamilyen kategóriába besorolni és az Engedélyezési szintet beállítani.
Az Európai Unión belül működő cégek esetén fontos, hogy a megadott közösségi adószámot mindig ellenőrizzék!
A sok éves tapasztalat alapján a kereskedőt, kalkulátort nem érdemes arra kötelezni, hogy ezeket az ellenőrzéseket, pláne a partner minősítését a rögzítéskor, el is végezzék. Sok esetben ehhez nincs is meg a szükséges eszközük (nem férnek hozzá a céginformációs előfizetéshez), tudásuk vagy tapasztalatunk, másrészt a gyors kiszolgálás, árajánlat adás miatt nem is férne bele ilyenkor az idejükbe. Az ő feladatuk és felelősségük az, hogy az új cég alap adatait pontosan rögzítsék. Ezért a minősítést jellemzően a pénzügyi-gazdasági területen dolgozó kolléga szokta elvégezni.
A ScrollMAX rendszer Automatikus értesítések funkciója megoldást nyújt arra, hogy a másik területen dolgozó kolléga minél hamarabb értesüljön az új cég rögzítéséről: az „Új partnert rögzítettek” esemény segítségével azonnal kaphat Scroll üzenetet, e-mail-t vagy akár SMS-t is. Ő a lehető legrövidebb időn belül beállítja a Minősítés kategóriát és szükség szerint az Engedélyezési szintet, s ha szükséges, a Kereskedelem lap Figyelmeztetés vagy az Adatlap Megjegyzés mezőjében indokolja a döntést. Ha a cég valami miatt azonnal tiltólistára kerülne (pl. volt már tapasztalat a tulajdonossal, előző céggel, stb.), akkor figyelmezteti a kereskedő kollégát.
A ScrollMAX program a Minősítés beállításait elsősorban a kereskedelmi figyelmeztetéseknél használja: a program ez alapján szól egy ajánlat és/vagy táska megnyitásakor, ha
- a partner nincs minősítve
- az aktuális kintlévősége nagyobb, mint a megengedett
- az aktuális lejárt tartozása nagyobb, mint a megengedett.
Új számla rögzítésekor szintén figyelmeztethet, ha a számla végösszegével a megrendelő kintlévősége már meghaladná az engedélyezett szintet, sőt beállítható, hogy ilyen esetben csakis készpénzes számlát lehessen az ügyfélnek kiállítani.
Ugyancsak beállítható egy Automatikus értesítés arra is, hogy ha a megrendelő az új számlájával átlépte a limitet, vagy egy kiegyenlítés után újra az alá került. Ezek az események a partner Engedélyezési szintjének növelését és csökkentését is jelenthetik, de mindenképpen személyes döntéssel. (Azaz pl. többet hiteleztünk neki, mint ami szerintünk egészséges lenne >> a következő táska indítását már óvatosabban kezeljük, előleg, garancia nélkül ne ugorjunk bele.)
