Vannak olyan esetek, amikor nem egyértelmű, hogy pontosan melyik tételhez került annak idején egy keresett fájl. Folyamatos utánnyomásoknál több táskánál is lehet, vagy még valamikor az ajánlatnál találkoztunk vele. Lehet, szerszámhoz vagy egy kliséhez lett elmentve.
Ilyen esetekben segíthet a Fájlkezelő funkció. Itt a szokásos Scroll lekérdező ablakon többféle szempont alapján lehet a fájlokat listázni, csoportosítani, szűrni.
A kiválasztott fájllal a szokásos műveleteket végezhetjük el:
Megnéz gomb vagy dupla kattintás: a fájl típushoz beállított programmal megnyitjuk a fájlt.
Fájl helye gomb: megnyitja a fájlt tartalmazó könyvtárat.
Vágólapra gomb: a fájl elérési útját a vágólapra másolja.
Küldés gomb: a ScrollDrive szolgáltatás segítségével a program külső partner számára teszi elérhetővé a fájlt. Ehhez azt először felmásolja a ScrollMAX rendszer felhős tárhelyére, letöltő linket generál hozzá, majd megírja az értesítő e-mailt.
Mentés másként gomb: a kijelölt fájlt más néven elmenti, a ScrollDrive-on tárolt fájlt letölti.
Gyűjtő listára gomb: a kijelöl fájl adatait a felhasználó saját, munka listájára másolja, így a különböző tételektől összegyűjtött fájlok könnyebben elérhetőek, kezelhetőek. A funkció segítségével a fájlok egyszerűen másolhatóak más tételhez (pl. ajánlatból szerszámhoz).
Fájl lista gomb: a tételhez tartozó Fájlok listáját nyitja meg.
Egy nagyobb cégnél intenzív használat mellett a rendszerben nyilvántartott fájlok száma hamar elérheti a több százezres számot. Hogy ne terheljük feleslegesen a szervert, a lekérdezést az utolsó 10.000 találatra korlátoztuk. (A szűkített lista esetén a program erre figyelmeztet is,) Ilyenkor célszerű a feltételek finomításával (időszak, típus) tovább szűrni a találati listát.
A gyors elérés érdekében a Fájl kereső funkció hozzárendelhető valamelyik funkció billentyűhöz vagy rögzíthető a Gyors tárcsán.
