Egyre több cég ismeri fel, hogy ma már nem elég csak elküldeni az ajánlatot és várni a megrendelést, hanem foglalkozni kell velük és visszajelzéseket gyűjteni. Az ajánlat követésének három fontos szerepe van:
1. A megrendelő döntéshozatali folyamata alatt lehetőségünk lehet az ajánlat finomításával előnyösebb helyzetbe kerülni. Míg régen egy megrendelő csak egy-két nyomdával állt kapcsolatban, ma már az e-mailnek és az internetnek köszönhetően gyakran több helyről is bekérhet ajánlatot. A kiválasztás sokszor nem a személyes kapcsolaton vagy az addigi tapasztalaton múlik, hanem egyedül a kapott árajánlatban szereplő áron. S így, legtöbbször nincs is második kör, ha csak egy kicsivel is drágábbak vagyunk, elbuktuk a munkát. Különösen zavaró lehet ez, ha a rendes fedezetünkbe a nyertes ajánlat is bőven belefért volna.
Ha nem is az összes, de a kiemelten fontos ajánlat (új vagy fontos ügyfél, nagyobb volumenű, vagy egy új piacra belépést jelentő munka) esetén az ajánlat készítője az ajánlatot egy adott állapottal megjelölheti (pl. „Rákérdezni”). Az ilyen ajánlatokat egy-két napon belül kilistázva a megrendelőket meg lehet keresni (nem feltétlenül a kereskedő kolléga, ez igazából majdnem callcenteres feladat), s rákérdezhet az ajánlatunkra. A visszajelzések alapján vagy lezárja az ajánlatot (már megrendelték máshol, nem lesz belőle semmi), vagy további feladatra jelöli (pl. új árat küldeni a megszerzett információk alapján, vagy csak beállítani egy későbbi visszahívást, megkeresést.) A megkeresés tényét, tartalmát a Scroll Események rendszerben, az ajánlathoz csatolt eseményként lehet rögzíteni.
A személyes érintkezés miatt a követés a magasabb szintű ügyfélkiszolgálás mellett segíthet a kapcsolat építésében, elmélyítésében is.
2. Sok nyomdai közvetítéssel, brókerkedéssel foglalkozó cégeknél ez megkönnyítheti az ajánlat kezelés workflowját: itt lehet jelölni, ha egy ajánlathoz már kimentek az ajánlatkérők, ha az árak már megvannak, s visszaigazolásra várunk, stb. Ezek követését az állapotok színkódolása is nagyban tudja segíteni.
3. A másik, ugyancsak fontos szempont minél mélyebb szintű eredményességi vizsgálat: milyen termékkategóriákban, piacokon, megrendelők között tudunk jó ajánlatot kiadni (itt esetleg még az is vizsgálandó lehet, hogy nem vagyunk-e túl olcsók), illetve hol és miért nem tudunk labdába rúgni. A tapasztalatok szerint teljesen esélytelen termékcsoportokat és megrendelőket akár ki is lehet szűrni (azaz ne adjunk árat kis példányszámos névjegyre, ha csak B/1-s ofszet gépeink vannak, vagy olyan megrendelőnek, aki 20-25 ajánlatból csak azt rendeli meg, amit elrontottunk, vagy a rendes nyomdája nem ér rá). Sok időt és erőforrást visznek el feleslegesen, amit például pont a többi, esélyes ajánlat követésére lehetne fordítani.
A hiteles elemzésekhez sok és jó adatra van szükség. Ezért fontos, hogy a lehető legtöbb ajánlatról legyen a végén valamilyen információnk. Ezt nem csak a külön ajánlatonkénti megkereséssel lehet megkapni, hanem az egyéb mindennapi kommunikáció során is: megrendelésnél, munka egyeztetésnél rá lehet kérdezni a függő, aktív ajánlatokra. A lényeg, hogy a kapcsolattartóknak, kereskedőknek épüljön be a napi rutinjába az ajánlatok kezelése is.
A folyamatos fejlesztések során arra törekszünk, hogy ez a feladat minél könnyebben, egyszerűbben legyen elvégezhető. Az állapot beállításához rendelt színnel az egyes listákban tudjuk felhívni a felhasználó figyelmét a kiemelt ajánlatokra. A különböző jelentések (pl. Partner statisztika) segítségével igyekszünk ennek a munkának az eredményét kézzelfogható, a döntéseket segítő információkká alakítani. A rugalmas Kimutatás szerkesztővel pedig olyan és annyi saját jelentést tudunk ezzel kapcsolatban létrehozni, amennyit csak szeretnénk:
-
nyitott ajánlatok száma kereskedőnként vagy kalkulátoronként
-
eredményességi vizsgálat kereskedő, kalkulátor, megrendelő, termék kategória szerint, bármilyen módon csoportosítva, arányokkal, grafikonokkal támogatva.
A legfontosabb funkció mégis az Ajánlatok követése lekérdezés.
Az Ajánlatok követése is egy Listázás típusú ablak: a keresési szempontok, beállítások egyszerűen elmenthetők és előhívhatók, a szűrők panel – a nagyobb táblázathoz – ki és becsukható.
Alapértelmezés szerint a Nyitott és a Saját ajánlatok/partnerek kapcsolók az ablak megnyitásakor már be is vannak jelölve, így a START gomb megnyomásával azonnal kilistázhatók a bejelentkezett felhasználó visszajelzésre váró ajánlatai. (Sajátnak számít, ha vagy ő készítette az ajánlatot vagy a Partnertörzsben ő a megrendelő beállított kapcsolattartója.)
A lista tovább szűrhető az Állapot paraméterrel (pl. csak a „Rákérdezni” állapot alapján szeretnénk felhívogatni a cégeket), csak egy Partner kiválasztásával, esetleg az ajánlat vagy az utoljára készült verzió Dátumával. Ez utóbbi szempont a régi, de újra elővett és új verzióval bővített ajánlatok miatt lehet fontos.
A táblázatban a program megrendelőnként csoportosítva listázza ki az ajánlatokat. A szokásos adatok mellett az utolsó oszlopban a program kiírja az ajánlathoz tartozó, még nem lezárt (és így definíció szerint még nem kiajánlott) verziók számát is. Ez lehet valóban elfelejtett ajánlat is, de a legtöbb esetben ezek inkább még nem befejezett kalkulációk.
A táblázat adott sorára jobb gombbal kattintva érhetjük el az állapotállító gyorsmenüt. Ennek segítségével az ajánlat megnyitása nélkül lehet az állapotot változtatni. Az állapotváltozáskor a lista automatikusan frissül, így a lezárt ajánlat el is tűnik a listából.
A munkát a lista alján található funkciók is segítik:
Partner gomb: megnyitja a Partnertörzset és rááll a kiválasztott ajánlat megrendelőjére. Innen elérhetők a kapcsolattartáshoz szükséges adatok (nevek, telefonszámok, e-mail címek).
Statisztika gomb: a megrendelővel kapcsolatos kereskedelmi és pénzügyi kimutatás, trendek figyelése, stb. Itt ellenőrizhetjük a megrendelő futó munkáit és pénzügyi helyzetét (aktuális kintlévőség és lejárt tartozás, összevetve a Partner minősítés során megadott értékekkel. Ha itt azt látjuk, hogy a megrendelő egyre nagyobb tartozást halmoz fel és egyre sodródik a komplett letiltás felé, akkor közben ne harcoljunk az újabb megrendeléseiért!
Ajánlat gomb: a kiválasztott ajánlatot megnyitja az Ajánlat szerkesztőben. Ott további információk, kalkulációs lapok, csatolt fájlok, feljegyzések, stb. állnak rendelkezésre.
Levelek gomb: az adott ajánlat bármelyik verzióját tartalmazó ajánlatközlő levelek listája. Itt a kiküldött levelek megtekinthetők, újra küldhetők, vagy a meglévő alapján új készíthető.
Új esemény gomb: itt a ScrollMAX rendszer Események modulját éri el, segítségével a konkrét ajánlathoz – és ezen keresztül a partnerhez – tud eseményt rögzíteni. Itt rögtön rögzítheti a megkeresést: kivel beszélt és mit tudott meg. Ha még későbbi visszahívást kér az ügyfél az ajánlattal kapcsolatban, akkor a Követéssel azt is be tudja jelölni: a program az adott napon a feladatra figyelmeztetni is fogja.
Események gomb: az adott ajánlathoz már rögzített eseményeket láthatjuk. A megkeresés előtt érdemes megnézni, nehogy rövid időn belül egy másik kolléga után keressük meg ugyanazt az ügyfelet.
