Az ajánlatok mellett maguknak a verzióknak is van állapotuk. Ezeket a verziók listájában található kis ikon jelez:
-
: új verzió -
: ellenőrzésre, jóváhagyásra átadott verzió -
: jóváhagyott verzió -
: lezárt, kiajánlott ár
Az első állapot az alapértelmezett minden új verziónál, míg az utolsót vagy az ajánlatközlő levél iktatása állítja át automatikusan, vagy az Ajánlat szerkesztő 
gombja kezeli. Ez utóbbi – megfelelő jogosultsággal – fel is oldja a lezárt verziót. Az ajánlat lezárása nem csak a véletlen belenyúlástól védi meg az árajánlatot, hanem attól is, hogy későbbi megnyitáskor automatikusan frissüljön az esetleges új kalkulációs beállítások szerint.
A másik két állapot kezelésére szolgál a jóváhagyás folyamata. Ez a funkció hasznos, ha
-
minden verziót kiajánlás előtt egy másik kolléga is leellenőriz.
-
új, kezdő kolléga ajánlatait nézi meg még valaki, és ha hibát talál, akkor oktatja
-
bizonyos érték felett, vagy egyes megrendelők esetén a felettes kolléga is jóváhagyja az árat
-
negatív fedezetű munkák csak jóváhagyással mehetnek ki
-
a kereskedő helyett egy kalkulátor kolléga készíti el az árakat, a kereskedő csak jóváhagyja, esetleg kiajánlja
-
de kreatívan használható arra is, hogy egyes ajánlatokat, verziókat megjelöljünk: árat várunk hozzá, alapanyagot kell egyeztetni, stb.
Minden állapot változást rögzít a program, így visszakövethető, hogy ki és mikor adta át vagy hagyta jóvá az árat. Ezt a Történet gombbal lehet megnézni.
Ajánlat átadása
Amint a kalkulátor elkészítette az árat, akkor az Átad (a kiválasztott verzió) vagy a Mindet (minden új állapotú verzió) gombbal tudja jelezni, hogy az ár jóváhagyásra vár.
Ajánlat jóváhagyása
Egy verziót (akár Új, akár Átadott) a Jóváhagy (a kiválasztott verzió) vagy a Mindet (minden új állapotú verzió) gombbal lehet jóváhagyott állapotúra állítani. Ilyenkor az Ajánlat szerkesztő bezárásakor a program az ajánlat készítőjének címezve elkészít egy Scroll Üzenetet. Ebben jelzi a felhasználónak, hogy az átadott ajánlatát jóváhagyták, így az készen áll a kiajánlásra, az ajánlatközlő levél kiküldésére.
Amennyiben a jóváhagyó (pl. kereskedő, aki megkapta az árat, amit ő maga ad ki) ezt elvégezte, akkor az üzenetet nem kell elküldeni.
Jóváhagyások figyelése
Az Ajánlatok ablak Jóváhagyni gombjával érhető el a jóváhagyásra vagy kiajánlásra váró ajánlatok listája. A lenyíló szűrő alapján vagy az Átadott állapotú, vagy a Jóváhagyott állapotú verzióval rendelkező ajánlatok láthatók. A Csak a saját ajánlatok kapcsolóval ez a lista tovább szűrhető azokra az ajánlatokra, amiknek a megrendelőjének a Partnertörzsben a bejelentkezett felhasználót adták meg kapcsolattartónak.
Az OK gomb megnyomásával a program az Ajánlat szerkesztőben megnyitja a kiválasztott ajánlatot.
