A kalkulációhoz hasonlóan az ajánlatközlő levél elkészítésénél is törekedtünk arra, hogy minél rövidebb idő alatt, minél kevesebb munkával lehessen az emailt létrehozni. A ScrollMAXban ez annyira sikerült, hogy normál esetben elég csak a Gyors levél gombot megnyomni, és az ajánlat már küldhető is. Az idegen nyelvű sablonok és szótárak segítségével olyan kolléga is tud idegen nyelvű ajánlatot készíteni, aki nem is ismeri az adott nyelvet.
Első lépésként a Levél sablonokat kell beállítani: külön sablont használhat új vagy visszatérő ügyfeleknek, de megfelelő paraméterezéssel idegen nyelvű árajánlat készítése is csak egy kattintás. A levélre kerülő tartalmat az Ajánlatközlő levél beállításainál állíthatja be: aláírók, megrendelés link, stb.
Az Ajánlat szerkesztő Levél és Gyors levél gombja az alapértelmezett levél sablon alapján létrehozza a levelet. A Levél gomb egy üres, verziók nélküli ajánlatközlőt, míg a Gyors levél erre fel is veszi az összes, még nem lezárt (a program értelmezése szerint ki nem ajánlott) verziót.
A Levél szerkesztő két fő lapból áll: a levél címzése és a verziók kiválasztása lap és a verziók paramétereinek, árainak beállítására szolgáló lap.
Az első, Címzés lapon:
- a levél fejléce, címzése
- és a levélen szereplő verziók listája
adhatók meg. A második, Árak lap már a felvett verziókról szól. Itt
- módosíthatók a verziók paraméterei
- illetve megadható a kiajánlott ár és a megrendelés fogadásának egyéb feltételei.
A levelet elküldés előtt a Megnéz gombbal ellenőrizheti le. Itt már a végső, formázott levél látszik.
A program a levelet alapértelmezés szerint az Iktatás gomb megnyomásával e-mail-ben elküldi a megrendelőnek. A levél küldése történhet a számítógépen beállított levelező programmal (ilyenkor a program a Windows segítségével az elkészített HTML levelet a címzett(ek) adataival átadja a másik programnak, hogy az küldje el), vagy a ScrollMAX beépített e-mail kliensével.
Egy árajánlathoz tartozó leveleket legkönnyebben az Ajánlat szerkesztő Levelek gombjával érheti el. Az összes kiküldött ajánlatközlő levél között az Iktatott levelek lapon tud keresni.
