Az a szolgáltatásunk a különböző e-mailek automatikus feldolgozását és rögzítését oldja meg: elég csak a robot e-mail címét is felvenni a címzettek közé, s a beépített szabályok szerint a program a leveleket magától iktatja!
Működése
Minden ScrollMAX.Net felhasználónk az indításkor kap egy egyedi e-mail címet (pl. robot.demo@scrollmax.net). A rendszer az ebbe a fiókba érkező üzeneteket automatikusan feldolgozza:
- Ellenőrzi, hogy küldő és/vagy címzettek között található-e olyan másik e-mail cím, amik vagy konkrétan szerepelnek a Felhasználók törzsében vagy a Cégadatoknál megadott doménhez tartoznak.
- Ha ez rendben van, akkor a program az e-mail tárgyából megpróbálja kitalálni, hogy az üzenet mihez is tartozik. Ehhez a szövegben azonosítót keres, ami egy betűből, kettőspontból és egy számból áll. Például T:1234 – a program az e-mailt az 1234 táskaszámú munkához fogja kapcsolni. (A: ajánlat, T: táska, P: projekt, L: árajánlatközlő levél. Ez utóbbinál a program a levélen szereplő összes ajánlathoz felveszi az e-mailt.)
- Ha megvan az azonosító, akkor a program az e-mail adataival felvesz hozzá egy új Eseményt. Ha az e-mailnek már volt előzménye, akkor a program a választ az eredeti e-mailhez kapcsolja, így a fa struktúrában könnyebben követhetőek az üzenetváltások.
- A program a felhős tárhelyen egy un. EML fájlként elmenti a teljes eredeti e-mailt – formázással, csatolmányokkal – majd azt hozzákapcsolja az új Eseményhez. Ez a ScrollMAX rendszerben az Esemény lapján található Fájlok lapon érhető el.
Használata
A funkció a robot e-mail cím létrehozásával azonnal aktív és használatra kész. Így, ha ezt a levélben felveszik másolati címzettnek, s a tárgyban a megfelelő formátumban adják meg az azonosítót (pl. a táskaszám elé beírják a 'T:'-t), akkor az e-mailt a ScrollMAX.Net rendszer automatikusan iktatni is fogja.
Maga a rendszer is rengeteg e-mailt állít elő és küld el: árajánlatközlő és -kérő levelek, visszaigazolások, alvállalkozói megrendelések, sablon levelek, automatikus értesítések, stb. Ha azt a Cégadatok beállításánál engedélyezik, a program ezeknél az e-maileknél a robotot is hozzáadja a címzettekhez:
Ennek köszönhetően már a kimenő e-mail is archiválásra kerül a rendszerben, azaz az is ellenőrizhető, hogy a levél elküldése előtt a felhasználó miket módosított. Amennyiben a megrendelő/partner a válaszban benne hagyja a robotot is (Válasz mindenkinek), akkor a teljes üzenetváltás bekerül a ScrollMAXba, ahol a megfelelő jogosultsággal rendelkezőknek azonnal elérhetővé is válik. S mivel az eredeti e-mailt is a felhőben tároljuk, így az egész üzenet, az esetleges csatolmányokkal, beágyazott képekkel, stb. is bárhonnan hozzáférhető!
Ha az üzenetből kimaradt volna a robot, akkor az automatikus iktatás úgy is elvégezhető, hogy a kapott üzenetet egyszerűen továbbítják neki.
