Az utasítások rész első lapja, ahol a megrendeléskor, illetve a táska létrehozásakor általában már rendelkezésre álló adatok adhatók meg:
Alap adatok
Rendelés száma: a megrendelő által hivatkozott saját azonosító száma, PO szám. Ez az adat megjelenhet a csomag- és raklapcímkéken, a szállítólevélen és a számlán. A Táska listázásnál szűrési szempont.
Cikkszám: egy adott termék azonosítására szolgál, ami összeköthet több táskát (pl. ugyanannak a konzerves címkének vagy használati utasításnak a különböző gyártásai). A cikkszám szintén szerepelhet a csomag- és raklapcímkéken, a szállítólevélen és a számlán, valamint szűrni lehet a Táska listázásnál. Fontos, hogy a program a sorszámok kezelésénél a kiosztott intervallumokat megrendelőnként és cikkszámonként figyeli!
Anyagleadás: dátum és idő/megjegyzés. A várható, illetve szükséges anyagleadási határidő. Ez előtt nem tudunk a munkával érdemben foglalkozni. Ez szerepel a visszaigazoláson is, több táska feladat határideje állítódik ez alapján.
Nyomás (várható kezdete): a rendszer az anyag igénylésnél használja, ez az a tervezett időpont, amíg az alapanyagnak rendelkezésre kell állnia. Elsősorban ott fontos, ahol az anyagleadás és a gyártás időpontja között sok idő telik el: hosszú előkészítési, imprimálási folyamat, vagy „ráérős” munka. A tervezett nyomás kitöltésével elkerülhető, hogy a szükségesnél feleslegesen korábban szállítsák le az alapanyagot – amit így hamarabb is kell majd kifizetni.
Szállítás: dátum és idő/megjegyzés. A pontos időpontra megadott szállítási utasításokat a program a diszpó listában kezeli. Ez az egy dátum az utolsó részszállítás időpontja, amikorra a teljes megrendelést le kell szállítani.
(Diszpóra felvesz) gomb: az itt megadott paraméterekkel egy sort felvesz a diszpó listára. Ha a megrendelő egyben, a szállítás napján a szokásos módon kapja meg a terméket, akkor egy gombnyomással el is intézhető a szállítási utasítás kitöltése.
(Dátum aktualizálás) gomb: a már rögzített diszpó sorok dátumát frissíti az itt megadott szállítási határidővel. Hasznos, ha a táska másolással, az eredeti táska szállítási listájával együtt készült.
Részszállítás kapcsoló és dátum: a dátummező csak abban az esetben jelenik meg, ha a részszállítást bejelölik. Ez az az időpont, amikor a megrendelésből valamit (lehet, hogy csak valamelyik tagot és/vagy csak a megrendelt mennyiség egy részét) a megrendelőnek át kell adni. Ha több részszállítás is lenne, ide akkor is csak a legelső határidejét kell megadni. A további információk – azaz mit, kinek, hova és mennyit – a diszpó listába kerülnek.
Mi szállítunk kapcsoló: alapértelmezés szerint a táska összes szállítását a megrendelő vagy a nyomda intézi. Egy-egy diszpó sornál ettől el lehet térni, így lehet, hogy a helyben történő szállításokat a nyomda, a belföldi és export fuvart már a partner rendeli meg. Az alapértelmezett beállítást az Általános > Beállítások > Program beállítások lapon lehet megadni.
Minta: eredeti, proof, színminta, előző gyártásból táska példány, stb. Figyelmeztetés a gépmesternek, hogy vegye elő a fizikai táskát és keressen benne.
Kötészet: a munka kivitele. Szerepel a visszaigazoláson, ez jelenik meg minden listázásban is. Ha a táska árajánlatból készült, akkor a program hozza az ott megadott kivitelt. Ez az érték csak szabad szöveges adat, ez alapján a program nem számol semmilyen ráfordítást, hozzálékot, stb.
Csomagolás: az alapértelmezett csomagolási mód, szerepel a visszaigazoló levélen is. A konkrét csomagolási és raklapozási adatokat, utasításokat a diszpó soroknál lehet megadni.
Terjedelem: az első, nem módosító mezőben a program által számolt oldalszám található. A mellette lévő mező ennek felülírására szolgál a táska nyomtatványon és a visszaigazolásban. (A program mindig oldalban számol, de pl tömböknél egyértelműbb az „50 lap+ borító”, mint a „100+4 oldal”.)
Méret: beállítástól függően két vagy három dimenzió. Mivel ezek nagyban befolyásolják az előkalkulációt, ezek az értékek csak a termék paraméterezésénél módosíthatók.
Példányszám: a gyártásba kerülő mennyiség, ami néha eltérhet a ténylegesen megrendelt mennyiségtől (más mennyiségi egység vagy gazdaságosabb nagyobb mennyiséget előre legyártani). Mivel ez is meghatározza a teljes előkalkulációt, ez is csak a termék paraméterezésénél változtatható. A gyártott példányszám melletti szabad szöveges mezővel a táskán és a visszaigazoló levélen felül lehet írni a megadott mennyiséget, pl. 5000 helyett „5×1000”.
Termék kategória: a megrendelések különböző csoportosítására szolgáló kategória. Az kategória megadásakor a program ellenőrzi, hogy a törzsben megadott termékdíj és VTSz szám egyezik-e a táskán lévővel és ha nem, jóváhagyással beállítja azokat. A választó melletti gombbal a kiválasztott kategóriához beállított Leírás jeleníthető meg.
Nettó kg: ha a Számlázási utasítások megadták a termék lemért tömegét, akkor az az adat jelenik itt meg. Ha nincs tényleges érték, akkor a program a kalkulált (becsült) termék tömeget mutatja.
ISBN/ISSN: Könyvek és időszaki kiadványok nemzetközi azonosító száma.
Kereskedő: a táska készítője (gyekes), a megrendelő külső és belső kapcsolattartóján kívül minden táskához beállítható egy kereskedő is. Ez a személy megjelenik a digitális táska alsó részén, a táska infomenü Kapcsolattartók menüpontjában. Lehet rá külön szűrni, csoportosítani, egyedi statisztikákat készíteni. A táska létrehozásakor a megrendelőhöz beállított Kapcsolattartó lesz a táska kereskedője, de ez a későbbiekben megváltoztatható.
Gyekes: a táska készítője, gazdája. A legtöbb, a táskával kapcsolatos Automatikus értesítés címzettje. Sok feladat lista, ahol szűrni lehet a saját munkákra, ez a beállítás alapján dolgozik. Alapértelmezés szerint a táskát létrehozó személy, de ez a későbbiekben módosítható.
Kapcsolattartó: a Partnertörzs Adatlapján beállított kolléga.
Kelt: a táska létrehozásának dátuma, nem módosítható adat.
Táska csere gomb: A táska paraméterei lecserélhetők egy tetszőlegesen kiválasztott táskáéra. A táska fejléc adatok, paraméterek, utasítások, megjegyzések cserélődnek, de a kalkuláció nem. Ezért ilyenkor fokozott figyelemmel kell ellenőrizni az adatokat, pl. hogy a számlázandó mennyiség megegyezik-e a kalkulálttal. Az előző táskából az egyéb számlázandó tételek mellé felveszi a másolt táska tételeit is. Felkínálja a táska másoláskor elérhető lehetőségeket (diszpósorok másolása, alvállalkozói sorok másolása, táskacikkek másolása, stb.).
Visszamond gomb: ha a már gyártásba került táskát a megrendelő lemondja, akkor azt ezzel a gombbal lehet töröltre állítani. Mivel a táskára már valamilyen adatrögzítés történt, így teljesen nem lehet a rendszerből eltávolítani, a táskaszáma megmarad. A gomb újabb megnyomása a visszamondott táskát újra aktívvá állítja. (Mind a két esemény bekerül a táska Naplójába.) A gomb csak akkor aktív, ha a bejelentkezett felhasználó a szükséges jogosultsággal rendelkezik.
Táska törlés gomb: ha a táskához nincs semmi rögzítve (tény műveletek, szállítási feladatok, számlák, stb.) akkor – megfelelő jogosultsággal – a táska a rendszerből törölhető és a táskaszáma újra kiadható.
Táska másolás gomb: a jelenlegi táska alapján hozza létre az új táskát. Erről bővebben a Táska létrehozása másolással oldalon olvashat.
Váltás gomb: a kiinduló ajánlatba léptet át.
Új ajánlat gomb: a táska kalkuláció exportálható meglévő ajánlatba vagy új ajánlat is létrehozható.
Tagok listája
A lap jobb felén a Termék szerkesztőben felvitt tagok listája, valamint a nyomathordozó és forma aktuális állapota látható. A táblázat csak olvasható; termék adatokat módosítani, tagot felvenni vagy törölni csak a termék paraméterezésével lehet.
Egyéb információk
Megjegyzés: belső információ, feljegyzés. Nem kerül rá se a táskára, se a visszaigazoló levélre. Az Ajánlat szerkesztő Átfutás ablakába írt információ itt is megjelenik.
Kiinduló ajánlat száma: a táska alapjául szolgáló árkalkuláció. Ha a táska ajánlatból készült, akkor ezt a program automatikusan ki is tölti.
(Info az ajánlatról) gomb: a megadott ajánlat címét, keltét, készítőjét, a verzióhoz rögzített Belső és Megrendelőnek megjegyzés tartalmát jeleníti meg.
Váltás gomb: a táskát elmenti, a Táska szerkesztőt bezárja, majd a kiinduló ajánlatot megnyitja az Ajánlat szerkesztőben.
Cég: a választóval megadható, hogy a megrendelés melyik céghez tartozik. Ez alapján választja ki a program levelek fejlécét, figyeli, hogy melyik szállítólevélre vagy számlára kerül a táska. (Csak többcéges rendszerben látható.)
Új esemény gomb: itt a ScrollMAX rendszer Scroll Esemény modulját éri el, segítségével a konkrét táskához – és ezen keresztül a partnerhez – tud eseményt rögzíteni.
Ha az táskát Scroll Eseményből hozzák létre, akkor a program a kiinduló eseményt – a megrendelés e-maillel együtt – automatikusan csatolja is. Ezzel a táska előzménye is elérhető lesz.
Kapcsolódó események gomb: csak akkor aktív, ha a táskához esemény kapcsolódik. Itt a táskához már rögzített eseményeket láthatjuk.
Termékkísérő lap: főleg alapadatokat tartalmaz, de vannak írható mezői is. A rendszám a táskából átvételre kerül. A Csomagolás/terület mezőhöz saját törzs rögzíthető, a Megjegyzésbe pedig szabad szöveg írható. Az adatok módosítása és ellenőrzése után a program nyomtatási képet mutat és onnan lehet nyomtatóra küldeni a lapot. A folyamat végén az írható mezők nem kerülnek mentésre sehova.