A teljes folyamat, a tervezés és a nyomonkövetés szempontjából nagyon fontos, hogy az akár csak tervezett táska minél több és pontosabb információval a rendszerbe kerüljön. Természetesen ez nem jelenti azt, hogy minden egyes árajánlathoz nyissunk is egy táskát, de amint a lehetséges rendeléssel már valami miatt foglalkozni kell, akkor már kapjon egy táskaszámot:
-
ellenőrizni kell a pdf-et, kilövést kell készíteni
-
a nagyobb volumenű munkához kapacitást kell tervezni
-
nagyobb mennyiségű vagy egyedibb alapanyagot kell hozzá foglalni vagy akár már rendelni.
Többször találkoztunk már azzal a szokással, hogy rendes táskát csak akkor indítanak, amikor beérkezik a végleges megrendelés, minden pontosított adattal. Mivel azonban ez sokszor csak későn – néha már csak a gyártás napján – érkezik, így valahogy előre is kell ezekkel tervezni. Van, ahol ilyenkor „előtáska” számot használnak, de sokszor ezekről csak informális tájékoztatások vannak (megbeszéléseken, esetleg a rendszeren kívül, e-mailben említik). Mivel a termeléssel és az anyaggazdálkodással tervezni kell, ezért mind a programban, mind az anyag rendelésnél és terhelésnél biankó tételek kerülnek be, ahol a megjegyzés tartalmaz a munkával kapcsolatban valamilyen információt. Amikor aztán létrejön a rendes táska, akkor ezeket ki kell(ene) cserélni.
Ennek a megoldásnak jellemzően csak az évekkel ezelőtti, nem számítógépes irányítás hiányosságaiból adódó megszokás az alapja. A gyártáselőkészítőknek nagyobb probléma volt többször előkeresni és javítgatni a kézzel kitöltött, már valahol a termelésben lévő fizikai táskát. Ha nem volt egyáltalán kiadott táska vagy csak egy lebutított, tájékoztató „előtáska” indult el, akkor a felelősségük is kisebb volt. (Azzal a korábban többször hallott érvvel, hogy „ő bizony nem fog duplán dolgozni a táskával” szerencsére ma már nem kell foglalkozni. A legtöbben átlátják, hogy a nem időben kiadott táskával a többiknek okoznak felesleges többletmunkát és nemhogy csökkentik a hibalehetőséget, hanem éppen ezzel okozhatnak több problémát.)
Röviden: amint a megrendelő részéről olyan szintű „ráutaló magatartás” látható, hogy potenciálisan érdemes vagy szükséges a munkával foglalkozni, meg kell nyitni hozzá a rendes táskát!
Természetesen az ilyen, nem a végleges adatokat tartalmazó táskákat több ok miatt is meg kell különböztetni a végleges táskáktól:
-
egyrészt fel kell hívni a termelésben dolgozó kollégák figyelmét, hogy a táskával kapcsolatos egyes adatokat – esetleg az egész megrendelést – csak tájékoztató információként kezelhetik, s mielőtt foglalkozna a munkával, részletesen nézze át, hogy rá ez vonatkozik-e. (Pl. attól még, hogy pontos példányszámot csak a nyomás napján tudunk csak, az előkészítés a pdf-et átnézheti, kilövést készíthet és lemezt gyárthat.) A termelésben minden listában a program a tervezett táskákat külön ikonnal jelzi, a termelési programban speciális megjelenítést kap.
-
ne felejtődjenek el ezek a feladatok: néha hetekkel a tervezett gyártás előtt már el kell indítani a táskát (pl. hosszabb anyagbeszerzés), vagy a napi-heti több tíz táska kezelése miatt nem feltétlenül emlékszik rá a gyártmánygazda, hogy ezekkel a táskákkal még feladata van. A program a tervezett táskákat a gyártáselőkészítőnek külön listázza, a menüben dinamikus menüponttal figyelmeztethet az elmaradásra.
