A táska állapotok egyfajta mérföldkövek, amik jelzik, hogy az adott megrendelés hol, melyik területen tart a kereskedelmi és termelési folyamatban. Egy táskának egyszerre csak egy állapota lehet, amik a technológiai sor szerint követik egymást. Bár előfordulhat, hogy egyszerre több területen is előfordulhat egy munka (még nyomják a belíveket, de már hajtják a borítót: Nyomás és Kötészet állapot), a rendszerben mindig az látszik, hogy a táska valamelyik része már megjelent az adott helyen. Azaz ha egy rendelés állapota Kötészet, az nem feltétlenül jelenti azt, hogy a nyomással már teljesen kész vagyunk.
Az állapotokat leggyakrabban szűrésre, listázásokra használjuk, pl. Számlázásra váró táskák. A két leggyakoribb ilyen lista az Állapot szerinti listázás és a Rendező:
A táska állapot változásához Automatikus értesítés is beállítható. Itt feltételként megadható egy bizonyos új állapot, például a program automatikusan szóljon a táska gyekesének, ha a megrendelést leszállították és a táska számlázásra előkészíthető. Az állapotok változása mindig bekerül a táska Naplójába is: ki, mikor és mire állította.
A teljes rendszer használata során a legtöbb állapotot a program automatikusan tudja kezelni:
Megrendelve: az alapértelmezett állapot, ezt kapja minden új munka. Mivel a program magától visszafelé nem állít. ezt csak a táska létrejöttekor kezeli.
Előkészítés: az Előkészítés listában a pdf ellenőr által lezárt PDF ellenőrizve feladat állítja a táskát erre az állapotra. Jelentése, hogy az anyagot megkaptuk, leellenőriztük és a gyártáshoz megfelelőnek találtuk. Ha ezek után a megrendelő újabb anyagot küldene, akkor mindenképpen fel kell venni a táskához egy problémát is, hogy erre külön felhívjuk a kollégák figyelmét.
Nyomás: az első nyomógépen az első tag beigazítása a Termeléskövetés modulban megtörtént vagy a Folyamatban a nyomás vagy az adott gép listájáról a munkát továbbküldték. Az adott műveletet és/vagy területet a Tény műveletek vagy a Folyamat beállítása lapon lehet megadni.
Kötészet/Utómunka: hasonlóan a Nyomás állapothoz, ezt is a termeléskövetés során, az elvégzett művelet, feladat rögzítése állítja be.
Alvállalkozó: a munka alvállalkozónál van. Az alvállalkozói szállító levél nyomtatásakor a program megkérdezi, hogy átállíthatja-e az állapotát.
Szállítható: ha egy megrendelői (Teljes vagy Rész típusú) diszpó sor Szállítható állapotú lesz. (A teljes szállítás folyamatáról az Csomagolás és Szállítás könyvben olvashat.)
Számlázható vagy Számla előkészítés: ha az adott táska valamennyi mennyiséggel (azaz akár rész) szállítólevélre került.
Kész vagy Utókalkuláció: a táska számlázása után.
A legtöbb esetben ezeket az állapotváltozásokat a program csendben, automatikusan elvégzi. Néhány esetben viszont az állapot változástatását csak felhasználói jóváhagyással végzi el. Ilyen például a számla lezárása után a Kész állapotra állítás.
A Kész állapot a többihez képest speciális: sok feladat listában a Készre állított munkák akkor sem látszanak, ha egyébként az adott feladatot még nem végezték el. A program ilyenkor a táska állapotot erősebben kezeli, azaz feltételezzük, hogy ha sikerült leszállítani és leszámlázni a munkát, akkor pl. a még aktív Anyagleadás és az Anyag utalványozás táska feladaton is valójában túl vagyunk.
Ez a folyamat a Kereskedelem > Beállítások > Táska állapotok lapon állítható be. Itt megadható, hogy egy feladat elvégzésekor a program a táskát milyen állapotra állítsa. Mivel a program visszafelé nem állít, így az első, Megrendelve állapotot kiválasztva az automatikus állítás kikapcsolható.
A könnyebb áttekintés érdekében minden állapothoz egy szín is rendelhető. A program a különböző listákban az állapot megnevezése cellát az adott színnel jeleníti meg. Itt sem az a cél, hogy a végén szép, színes listákat kapjunk; a színezést egyes, valami miatt kiemelten kezelendő állapotokat érdemes valamilyen feltűnő színnel megjelölni. Ilyen lehet pl. a még mindig csak Megrendelve vagy az opcionális Indításra/jóváhagyásra vár állapotban lévő munkák, vagy a folyamat végén a Számlázásra váró táskák.
A folyamatban lévő munkák listájánál a megrendelő követheti az adott táska állapotát is. Néhány esetben azonban ez nem feltétlenül szükséges. A táblázat Weben oszlopának átírásával ezek a speciális vagy túl részletes állapotok „eltüntethetőek”. Ha például nem szeretnénk, hogy a megrendelő kövesse, hogy a táska az előkészítés, nyomás vagy a kötészet területén, esetleg az alvállalkozónál tart (bár sok szempontból ez hasznos lehet!), beállíthatjuk, hogy ezeknél az állapotoknál mindig a „Termelésben” felirat jelenjen meg. (Erről bővebben a PrintPortál modul kézikönyvében olvashat.)
