A ScrollMAX rendszerben az alvállalkozói és beszállítói feladatokhoz egyszerűen lehet megrendeléseket generálni. Ezeket a leveleket a program iktatja, tartalmukat a digitális táska Alvállalkozó gombjával, illetve a gyorsgombként is elérhető Alvállalkozói feladatok funkcióval a többi kolléga számára is elérhetővé teszi.
A munka/szolgáltatás típusától függ, hogy egyes adatoknak kell-e szerepelniük a levélen. A nem kívánt sorokat a paraméter megnevezése előtti kapcsolóval lehet a levélről levenni.
Kezdő/vége szöveg gomb: A levél bevezető és befejező szövegét az Alvállalkozói levél beállításai lapon lehet megadni, de ezek az adott levélen is módosíthatók.
Táska infogomb: a levél rögzítése közben is egyszerűen, pár kattintással elérhető a táskához kapcsolódó minden lényeges információ, így nem kell a levél írását megszakítani, ha valamilyen adatra szükség lenne.
Kalklap gomb: a táska előkalkulációját tartalmazó Kalkulációs lap. Itt ellenőrizhetők a kalkulált alvállalkozói műveletek mennyisége, a számolt hozzálékok, ívméretek, egyéb műveletek paraméterek, stb.
Megnéz gomb: az iktatás előtti előnézet.
Csak mentés gomb: a megrendelői e-mail elküldése nélkül csak iktatja a megrendelést. Hasznos, ha azt a tényleges elküldés előtt még valaki ellenőrzi, jóváhagyja.
Létrehoz gomb: a megrendelést iktatja és a beállított e-mail címre elküldi.
Alvállalkozó mező
Cégnév és cím: a levél címzettje csakis a hozzá tartozó alvállalkozói feladatnál megadott cég lehet. Ha a megrendelést/ajánlat kérést másik partnernek is el szeretné küldeni, akkor érdemes a feladatot lemásolni, a céget módosítani és az új feladathoz generálni a levelet.
Címzett és e-mail: az alvállalkozó cég közvetlen kontakt személye. Alapértelmezés szerint a feladatnál megadott személy, de a levélen módosítható.
Tárgy: a levél tárgya, alapértelmezés szerint az első levélnél „Megrendelés”, a későbbiekben „X. módosítás”. Természetesen ez a szabad szöveges választóval szabadon módosítható. Módosítás esetén például érdemes a tárgyban azt is röviden megadni, hogy milyen paraméter változik.
Aláíró: alapértelmezés szerint a bejelentkezett felhasználó, de a listával bármelyik kolléga megadható.
Termék/szolgáltatás mező
Munka címe: a táska száma és megnevezése, szabadon módosítható. Mivel a folyamatokban minden bizonylaton a rendelési számnak (P.O. szám) kell szerepelnie, a táskaszám megjelenítése akár zavaró is lehet. Ennek ellenére érdemes ezt is rajta hagyni, mivel a nyomdán belül egyszerűbb ez alapján azonosítani a munkát.
Művelet: a feladat megnevezése, pl. B/2 Fényes fóliázás, PUR kötés, stb. A mező egy szabad szöveges lista, de a kitöltését két funkció is segít:
-
gomb: a termék paraméterezésénél felvitt alvállalkozó típusú műveletek listája jelenik meg. Innen választva a program – a kalkuláció alapján – automatikusan kitölti az egységárat és rendelt mennyiséget is. -
gomb: az előre felvitt sablonok listája jelenik meg. Ez csak a Művelet mező tartalmát tölti ki. A listát a 
gombbal lehet szerkeszteni.
Ezt a program a feladat megnevezése alapján automatikusan kitölti.
Bővebb leírás: a sablonokkal kiegészített, korlátlan hosszúságú leírás.
Paraméterek gomb: a leírásba beilleszti a termék főbb adatait: méret, terjedelem, példányszám, kötészeti kivitel, a tagok listája színszámmal, alapanyaggal, stb.
Utasítások gomb: a táskán szereplő utasítások tartalmát másolja be a leírás mezőbe.
Átadott anyag: az alvállalkozónak biztosított alapanyag, pl. nyomdakész pdf vagy nyomott ívek.
Átadott mennyiség: alvállalkozói feladatnál a partnernek átadni tervezett (minimum) mennyiség. Ezt a program a feladatnál megadott érték alapján kitölti.
Rendelt mennyiség: a feladatnál megadott Igényelt mennyiség alapján a program automatikusan kitölti.
Ár: a számlázható egységár, szintén előre kitöltve a feladatnál szereplő árral.
Max. többlet és a Fel nem használt alapanyag sorsa: a gyártási technológiából adódóan sokszor lehetetlen pontosan annyi félkész terméket legyártani, mint amivel az előkalkuláció átlagolt értékei kalkulálnak. Így sokszor előfordulhat, hogy a tervezett átadandó mennyiséghez képest több alapanyagot kap a partner. Ha viszont a többletre nem lesz szükség (a megrendelő nem vesz át többet, vagy pl. nincs több könyvtest a többlet borítóhoz) a plusz mennyiség csak extra kiadással fog járni. Más alkalommal viszont a többlet példányok ugyanúgy felhasználhatók és értékesíthetők, mint az alap megrendelt mennyiség. Ilyen esetben viszont mindenképpen érdemes a már legyártott minden félkész termékből minél több készterméket előállítani.
Ezek miatt mindenképpen fontos, hogy a megrendelésben előre kikössük, maximum mennyi többletet vagyunk hajlandók még átvenni – illetve kifizetni – és mi legyen a fel nem használt anyaggal. Természetesen fontos, hogy ezt az információt végig is vigyük az egész folyamaton: nem elég csak azt ellenőrizni, hogy az alvállalkozó számláján szereplő mennyiséget valóban átvette szállítólevéllel a termelés, hanem azt is, hogy az adott teljes mennyiség kiszámlázásához is jogosult volt -e!
Műszaki példányok: a külön kért és sokszor külön csomagolt műszaki példányok száma. Ez a megrendelt mennyiségen felül értendő, de az alvállalkozónak joga van ezeket is leszámlázni.
Egyéb információk
Szállítás módja: azaz ki intézi a szállításokat. A levél lezárása után a program felajánlja, hogy a feladat alapján felvesz egy alvállalkozói ki- és beszállítást is. Itt ez alapján próbálja beállítani a szállítást végző felet.
Fizetés módja: ezt természetesen előzőekben (az ajánlatkérés során) az alvállalkozó adja meg, illetve a visszaigazolásában ezt módosíthatja.
Számlázási adatok: alap helyzetben a számlát a megrendelő cég (jelen esetben mi) kapja. A számlán szereplő tétel (áru vagy szolgáltatás) megnevezése pedig az itt megadott Megnevezés lesz. Időnként viszont ettől valami ok miatt el kell térni. Ezt az eltérést (másik cégnek megy majd a számla vagy idegen nyelvű megnevezésnek kell szerepelnie a számlán) itt lehet megadni.
Anyag átadás: az alapanyagok átadásának tervezett napja és időpontja.
Teljesítés határideje: a megrendelés végső szállítási határideje. Az esetleges részszállítások a Szállítási címek listában megadhatók.
Csomagolás: szabad szöveges választó, például akkor fontos, ha az alvállalkozó már készterméket gyárt, s a gyártási folyamatban a következő lépés már a megrendelő felé történő szállítás lesz.
Raklap: ha jellemzően EUR raklapon történik a kiszállítás, fontos, hogy már a megrendelésbe is kikössük, ha mi is EUR raklapokat várunk vissza.
Módosítás, változás: A mezőbe írt módosítás a levélben külön sorban jelenik meg, rögtön a Művelet alatt.
Szállítási címek
A listában megadható, ha az alvállalkozónak a megrendelést
-
több időpontban, részletekben
-
több vagy más címre
kell teljesítenie. A listára szállítási címet az Új hely gombbal lehet rögzíteni:
A cím kitöltését segíti a 
gombbal elérhető Partner törzs és a Címek gombbal megjelenő, a táska megrendelőjéhez rögzített sablon címek listája. A Megrendelőnek gombbal a táska megrendelőjének, a Nyomdába gombbal pedig a saját cégadataink kerülnek be a cím mezőbe.
Részszállítás esetén a Mennyiség és a Határidő mezőkkel adhatók meg a részteljesítések paraméterei.
Egyéb számlázandó
Az elvégzett szolgáltatáshoz sok esetben egyéb költségek is tartozhatnak. Ilyen lehet például egy szerszámköltség, előkészítési díj, esetleg a szállítás díja. Az ilyen előre látható, tervezhető költséget lehet ebben a listában rögzíteni.
A megrendelésben megadott egyéb számlázandó tételek felsorolása nem csak az alvállalkozó felé teszi egyértelművé a későbbi elszámolást, hanem a bejövő számlákat rögzítő és azokat ellenőrző kolléga munkáját is segíti: ha a kapott számlán csak a megrendelésben szereplő és igazoltan beszállított tételek, mennyiségek és árak szerepelnek, akkor a számla rögzítése után azonnal Ellenőrzött státuszba is állíthatja azt. Így nem szükséges, hogy a terméket vagy szolgáltatást megrendelt személy is jóváhagyja a bejövő számlát.
