A Folyamat modul egy ún. workflow (munkafolyamat) rendszer: a rendszerbe bekerülő feladatokat az előre meghatározott területek között adott szabályok szerint lehet mozgatni. Segítségével mindig egyértelmű, hogy
-
egy munka/feladat hol tart, hol akadt el;
-
egy területen (gép, személy) milyen munkák érhetők el, vagy torlódtak fel.
Az egyes területeken bennlévő munkák lényegében az adott terület feladat listája. Itt határidő, prioritások, illetve a személyes tudás és tapasztalat alapján választja ki a dolgozó a következő munkát, jelzi az egyes feladatok állapotát, illetve annak elvégzése után innen küldi tovább. A rendszerbe jellemzően a Táska szerkesztő Indítás gombjával a gyekes teszi a feladatot és általában csak egy-két terület (irattár, utókalkuláció/kontrolling, gyártmánygazda) tudja azt lezárással kivenni. Így egy feladat listáról a munka csak továbbküldéssel vehető le, a rendszerből nem fog eltűnni.
Az egyes területeken lévő feladatokat bárki, jogosultság nélkül is megnézheti, listázhatja. A területen lévő feladatok kezeléséhez (fogadás, megjegyzés hozzáfűzés és állapot állítás, továbbküldés) viszont már jogosultság szükséges, amit a Folyamat beállítása lapon lehet megadni.
A folyamat:
-
A Táska szerkesztőben a gyekes elindítja a feladatot, megadva az első felelős területet;
-
Az adott területhez jogosultsággal rendelkező személy ellenőrzi a kapott munkát, majd azt Fogadja. Ezzel jelzi, hogy a munka elvégzéséhez rendelkezik minden információval és tud a feladatról.
-
Ha a küldő téves területet adott meg, s azzal nem neki kellene foglalkoznia, akkor a feladatot Visszaküldi.
-
A munka elvégzésének állomásait az Állapot állítással tudja jelezni (folyamatban, félretéve, megrendelőre vár, problémás, stb.).
-
Ha elkészült a feladattal, akkor azt a következő területnek Továbbküldi. Ezzel az ő listájából a tétel eltűnik, a másik területen újként megjelenik.
-
Ha a feladat elvégzése hosszabb időt vesz igénybe, de már valamennyi kész mennyiség elkészült, akkor azt Részként továbbküldheti. Ilyenkor az ő feladat listáján ottmarad a tétel, de újként már megjelenik a következő területen is. Bármennyi rész mennyiséget átküldhet így, az a következő helyen mindig csak egy tételként jelenik meg. Amikor végez a teljes mennyiséggel, az utolsó adagot a rendes Továbbküldés gombbal adja át.
-
Ha a feladata elvégzéséhez egy másik feladatot is el kell valakinek végeznie, akkor Alfolyamatot indíthat (pl. modell készíttetés). Ilyenkor az eredeti feladat ott marad a listáján, az alfolyamat új feladatként megjelenik a másik területén. Ha az Alfolyamat visszaérkezik a küldőhöz, akkor azt külön Lezárhatja és az eredeti folyamatot Továbbküldi.
-
Ha az adott terület a folyamat vége, akkor a felhasználó a tételt Lezárja. Ilyenkor úgy tűnik el a feladat listájáról, hogy az már nem jelenik meg más területen. A lezárási lehetőséget a terület beállításánál kell megadni.
A beépített automatizmus az adott feladat érkezése, fogadása vagy továbbküldése esetén a táska állapotát állítani tudja. A Táska állapot változást automatikus értesítéssel összekapcsolva akár a megrendelőnek szóló e-mailek azonnali kiküldésére is lehetőség van, amint a táska megérkezik egy területre vagy ott befejezik vele a munkát és továbbküldik. Az automatikus táska állapot változásokat a Folyamat beállításai oldalon lehet paraméterezni.
A Folyamat modult az Általános csoport > Beállítások > Cég adatok lapon, a Bővítmények listában lehet bekapcsolni.
