PrintPortál bevezetés | ScrollMAX

PrintPortál bevezetés

A rendszer fejlesztése során igyekszünk minden olyan problémára, kényelmetlenségre megoldást találni, ami egy nyomda életében előfordulhat. Sok esetben viszont a megrendelő aktív közreműködése nélkül ezek nem sikerülhetnek. Ahelyett, hogy a programban fejlesztenénk ezeket figyelő, kezelő funkciókat, inkább a rendszert visszük el a megrendelőhöz.

A PrintPortál a ScrollMAX webes ügyfélportálja, a rendszer integrált, szerves része; az a modulja, amit a megrendelők "használnak". Segítségével sok olyan problémát lehet megszüntetni, feladatot könnyebbé tenni, amik szinte mindenhol, nap mint nap előfordulnak:
 

Megrendelés

  • Nincs, a megrendelő szóban, telefonon, egy szavas válasz e-mailben rendel.

  • Központi e-mail címre, már nem aktív felhasználónak, a gyekesnek és nem a kereskedőnek megy az e-mail, stb.

  • Hiányos: műnyomó, de matt vagy fényes? Meglévő szerszámmal vagy újjal? Ki fog szállítani?

  • Számlázási adatok jók-e még.

Az árajánlatközlő levél tartalmaz egy Online megrendelés gombot. Erre kattintva a megrendelő egy webes űrlap oldalra kerül, ahol a legtöbb adatot előre kitölti a rendszer. Pár szükséges adat megadása, pontosítása után a megrendelés el is küldhető.

A beérkezett megrendelések közvetlenül a ScrollMAX rendszerbe érkeznek, ahol pár kattintással táska készülhet belőle. Az eredeti megrendelés a digitális táskán is bármikor elérhető.
 

Termékdíj nyilatkozat

  • Milyen kategóriába tartozik a megrendelt termék;

  • Vagy egy üres sablont küldünk ki, amit a megrendelőnek kell kitöltenie, vagy valakinek ezt meg kell helyette csinálni;

  • Piszkálni a megrendelőt, hogy küldje már vissza!

A megrendelés kitöltésekor a megrendelőnek ki kell választani a termékdíj kategóriát. Az előre feltöltött sablonok alapján a program legenerálja a nyilatkozat dokumentumot, amit automatikusan csatol a visszaigazoló e-mailbe. A nyilatkozat a későbbiekben is bármikor letölthető a PrintPortálról. A nyilatkozat beérkezéséig – és ellenőrzéséig – a megrendelő Teendők listájában ott lesz ez a feladat.
 

Anyagleadás

  • FTP szervert üzemeltetni, megrendelőknek felhasználói fiókot létrehozni, karban tartani;

  • Követni, hogy ki mikor mihez mit töltött már fel. („Megjött már a borító PDFje?”)

  • Ha nincs központi feltöltés – vagy nem mindenki használja – az e-mailek, megosztott felhős tárhelyek, megrendelő FTP letöltési információk, nagyméretű fájl küldő szolgáltatások: ezek követése, továbbítása időben a megfelelő kolléga számára

  • A leadott PDF jelszóval védett, RGB színtér, alacsony felbontású képekkel van tele, nincs benne a betűkészlet, stb – olyan hibák, amikhez kell a megrendelő és sokszor csak a feltöltés után órákkal derülnek ki.

  • A hiba javításával kapcsolatban ki mit is egyeztetett, mit hagyott jóvá a megrendelő?

A megrendelés rögzítése után a program rögtön felkínálja a munkához tartozó fájlok feltöltését. Ha ezt egy külsős cég teszi meg, akkor a megrendelő küldhet nekik olyan linket, amivel csak az adott munka feltöltés oldalát érik el.

Egy beállítással a program minden visszaigazoló levélbe is beteszi a fájlfeltöltés gombot: így nem kell az anyagleadással kapcsolatban utasításokat írni, FTP felhasználót készíteni, stb. (A feltöltés linket a Táska szerkesztő és az Előkészítés infolap PP Fájlok lapján le is lehet kérdezni.)

A PDF feltöltésekor a rendszerünk pár dolgot ellenőriz a fájlon. Ha hibát talál, akkor egyrészt azonnal figyelmezteti a feltöltőt (külön e-mailen is), szól az automatikus üzenetnél, valamint a feltöltött fájlok listájában ezt feltűnően jelzi.

A feltöltött fájlok azonnal megjelennek a ScrollMAX rendszerben. Itt lehetőség van a fájlokkal/feltöltéssel kapcsolatban üzenetet is váltani. Ezek az üzenetek mindkét fél számára későbbiekben is visszanézhetők.

 

Softproof jóváhagyás

  • Mikor és kinek ment ki, elküldtük-e egyáltalán? Mikor hagyta jóvá és pontosan mit is mondott a telefonban? Ha több fájlt is küldtünk, akkor pontosan melyikkel volt gond?

  • Figyelni a határidőre és figyelmeztetni az ügyfelet (jóváhagyót), ha lejárt.

A jóváhagyandó PDF-et elég csak rádobni a ScrollMAX megfelelő ablakára, megadni a határidőt, elfogadni a felkínált kontakt személyt, s minden mást elintéz a program. A fájlt feltöltjük, a hozzá tartozó oldal linkjét elküldjük a jóváhagyó személynek. Ő az online felületen tudja ellenőrizni a fájlt (letöltés nélkül), s egy kattintással jóvá is hagyhatja. Ha bármilyen gondja lenne, a kapcsolódó üzenetek funkcióval tud – szintén később visszanézhető módon – egyeztetni a nyomdával.

A feltöltött softproofok, azok állapota és a kapcsolódó üzenetváltások természetesen a ScrollMAX rendszeren belül más kollégák számára is azonnal elérhetőek.

 

Számlák

  • Hagyományos számla: kinyomtat, összehajt, borítékol, ha nem ablakos, megcímez. Bélyeget ragaszt, rosszabb esetben elsőbbségivel, még rosszabb esetben ajánlva (!), kis papírt kitöltve, péntekenként, postán sorba állva felad. Így számlánként 150-400 Ft-t és 2 percet bukik, pár nap plusz fizetési haladékot ad a megrendelőnek. Csak havi 100 számlával számolva is jelentős összeg!

  • Csak készpénzes számlával viheti, de szegény sofőr nem kapott annyit/útközben kellett másra is pénz;

  • A kintlévőség keretet, esetleg a beállított lejárt limitet túllépte, ami miatt korlátozva van. Fizetne, de az átutalás csak órák, esetleg napok (hétvége) múlva érkezik csak be.

A ScrollMAX rendszer integrált, ingyenes e-számla funkciója a számla lezárását követően elkészíti a jogszabályi előírásoknak megfelelő e-számla dokumentumot és automatikusan elküldi az ügyfélnek. Figyel a letöltésekre, s időben szól, ha az ügyfél a számlát nem kérte le. A megrendelők számára az előírt időn túl is biztosítja a számlák digitális irattározását.

A PrintPortálon a megrendelő valamennyi – azaz papír alapú – számláját is eléri. Amennyiben van a nyomdának online bankkártya elfogadásra szerződése, akkor a számla kép mellé ezt a funkciót is be tudjuk tenni. Így a számlákat a világ bármelyik pontján, bármelyik időpontban ki tudják egyenlíteni...

 

Ezek mellett még sok olyan kényelmi funkciót tartalmaz még a rendszer, amellyel mind a megrendelőnek, mind a nyomdának egyszerűbb lehet a kapcsolattartás. A fejlesztés során végig ügyeltünk, hogy a modul használata ne kerüljön többlet munkába: az egyébként is elvégzett feladatok (ajánlatközlő levél és visszaigazolás kiküldése vagy csak a táska létrehozása) elegek ahhoz, hogy a folyamat működjön. A közvetlenül, azonnal a rendszerben megjelenő és ott kezelhető információk (megrendelés, diszpók, fájlok, üzenetek, stb.) pedig sokkal könnyebbé, követhetőbbé teszik a munkát.

A PrintPortál használatát igyekeztünk a megrendelő számára is egyszerűen használhatóvá tenni. Sok funkció külön megrendelői regisztráció nélkül is elérhető: ezeknél elég csak a rendszerből kapott e-mailben található linkre kattintani és az adott funkció elérhető (például árajánlatközlő levélben a Megrendelés link, visszaigazoláson a Fájlfeltöltés gomb). A teljes funkcionalitás eléréséhez viszont a megrendelőnek a Printportálon regisztrálnia kell (szintén pár kattintás és egy megerősítő e-mail). A céges fiók aktiválása után további felhasználókat hívhatnak meg, akikhez különböző jogosultságokat, automatikus értesítéseket állíthatnak be. Például:

  • külsős dtp kolléga, akinek csak a megrendelések/aktív munkák alap szintű listázásához és ott a fájl feltöltéshez van joga (akár csak egy adott munkához);

  • további e-mail címek megadása a pénzügyes kollégáknak, hogy a kapott e-számlákról ők is azonnal értesítést kapjanak.

Mivel a PrintPortál a ScrollMAX.Net része, így ez minden előfizetőnknek külön díj nélkül, a telepítést követően azonnal rendelkezésre áll. Ahhoz viszont, hogy a megrendelői is elérhessék, az egyes funkciókat engedélyezni és használni szükséges.