A rendszer a kereskedelmi modulban, az árajánlatok és táskák kezelésénél szólhat, ha az adott megrendelővel valamilyen gondok lehetnek. Ezek jó része a számlafizetéssel kapcsolatos, de az elmaradt minősítés vagy a szerződés hiánya is okozhat gondokat a későbbiekben.
Minden figyelmeztetésnél megadható, hogy az
-
minden táska és ajánlat megnyitásnál
-
csak az ajánlatoknál
-
csak a táskánál
-
vagy egyiknél se
jelenjen meg. A figyelmeztetés minden ajánlat/táska megnyitásakor, egy nyugtázandó külön felugró ablakban jelenik meg. Az, hogy ilyenkor a tudomásul vételen kívül kell-e valamit tennie a felhasználónak, esetleg a szokásostól eltérően kell-e eljárnia (pl. ha lejárt a szerződés, a visszaigazoló levéllel kiküldi az újat), azt a helyi szokások és előírások határozzák meg. A program ezek alapján nem tilt semmit.
-
Nincs szerződés: a Partnertörzs Kereskedelem lapján nincs bejelölve az ÁSZF kapcsoló. Jellemzően ez csak táskánál fontos, aki még csak ajánlatot kér, azzal nem szokták azonnal elfogadtatni az ÁSZF-t.
-
Lejárt szerződés: az ÁSZF-hez megadott határidő lejárt. Bár ezek jellemzően korlátlan időre szólnak, legalább kétévente érdemes frissíteni. Elsősorban a táskánál fontos.
-
Lejárt számla, X nap után: szól, ha a megrendelőnek a megadott időn túli, bármilyen összegű lejárt tartozása van. Ez mind a két esetben fontos.
-
Lejárt számla, X összeg felett: szól, ha a megrendelőnek a megadott összeget meghaladó, akár egy napos lejárt tartozása van. Ez is mind a két esetben fontos.
-
Nincs minősítés: minden partner besorolható egy megrendelői kategóriába, ami többek között meghatározhatja a megengedett kintlévőség és lejárt tartozás összegét, esetleg a fizetési módokat. Mivel már az árajánlat is fontos lehet a fizetési mód (pl. első rendelésnél csak készpénz vagy előleg), így ez a figyelmeztetés mind a két esetben hasznos.
-
Kintlévőség összeg túllépi az engedélyezettet: a megrendelő aktuális kintlévősége (nem feltétlenül lejárt!) már meghaladja a besorolása szerinti biztonságos szintet. Ilyenkor érdemes a partnert újra értékelni, s ha továbbra sem indokolt a keret emelése, akkor az újabb rendelésekhez érdemes valamilyen biztosítékot, előleget is kérni. Erről bővebben a Megrendelő minősítése oldalon olvashat.
-
Lejárt összeg túllépi az engedélyezettet: az előbbihez hasonló, de itt csak a már lejárt tartozásokat figyeli a program. A kintlévőség limitnél ez súlyosabb eset, ilyenkor mindenképpen érdemes vagy előleget kérni, vagy a munka megindítását az előző számlák kiegyenlítéséhez kötni.
A program a táska bezárásakor is figyelmeztetheti a felhasználót a kitöltéssel kapcsolatos problémákra, feladatokra:
Kilépéskor, ha a táska nincs a Folyamatban: ha a Folyamat modul aktív, akkor a program szól, ha az adott táska nincs még elindítva.
Kilépéskor, ha a számlázandó a sokszorosa a kalkuláltnak: időnként előfordul, hogy a Táska szerkesztő Számlázás lapján megadott egységár és számlázandó mennyiség hibás, pl. az ár egyösszegű, de a mennyiség nem. Ilyenkor a statisztikák is téves adatokat hoznak. Erre is figyelmeztethet a program.
Kilépéskor, ha a táska és a számlázandó mennyiség nem egyezik: ez több esetben is eltérhet, például a táskán többel indítunk, hogy biztosan meglegyen a rendelt mennyiség, esetleg visszatérő rendeléseknél előre legyártjuk a következőket is, stb.. Ha nem ez a helyzet, akkor ez valószínűleg inkább hibás rögzítés eredménye: a megrendelő módosította a példányszámot, amit a gyekes a táskán átvezetett, de a számlázandó mennyiséget nem javította.
Kilépéskor, ha aktív táska fontos adata változik: ha a termelési programban szereplő, még nem kész táska olyan adata változik, ami érinti a termelést (gépindulás, határidő), akkor a program az Automatikus értesítés mellett figyelmeztetheti a felhasználót is, hogy a módosításról esetleg külön érdemes szólnia.
Kilépéskor, ha üres a diszpo lista: ha a gyekes egy címet sem vett fel a listára, akkor a program felajánlja, hogy a táska beállításai alapján rögzít egy sort. Így a táska megjelenik a Csomagolási és Szállítási listában.
