Az alvállalkozó feladatok kezelése – az árajánlat kéréstől a teljesítések és számlák ellenőrzéséig – több modult érintő folyamat:
Általában az első lépés az ajánlat kérés: a ScrollMAX Rendszer Árajánlatkészítő moduljában a kalkulátor néhány kattintással több partnertől is kérhet árat. A kapott árak és feltételek – magával a levéllel együtt – szintén rögzíthetőek és a kalkuláció során egy gombnyomással előhívhatóak. A témáról bővebben a Ajánlat szerkesztő - Alvállalkozói ajánlatkérések fejezetben olvashat.
Akár az adott művelethez nincs megfelelő géppark vagy szakember, vagy csak a pillanatnyi kapacitáshiány miatt szükséges a külső segítség, a feladat igény szinte mindig egy konkrét megrendelés (táska) kapcsán jelentkezik. Így az új feladatok létrehozása a Táska szerkesztő Táska szerkesztő - Alvállalkozói megrendelések lapján történik. Itt a táska rögzítőjének lehetősége van un. tervezett feladatot rögzíteni, ahol csak az elvégzendő műveletet, mennyiségeket és esetleg nagyságrendi árat adja meg; az alvállalkozó partner kiválasztása csak később történik majd meg.
A következő lépés az alvállalkozó megrendelés elkészítése és elküldése. Egy alvállalkozói feladathoz több megrendelés is kapcsolódhat (pl. különböző módosítások, pontosítások). A program a leveleket egy verziószámmal látja el, így mindig egyértelműen követhető, hogy melyik az utolsó, aktuális. (A feladat állapota Elküldött lesz.)
Az alvállalkozó megrendelés létrehozásakor a program automatikusan felajánlja, hogy a levélben szereplő adatokkal egy ki- és egy beszállítást rögzít a diszpó listára.
Ezek a diszpó sorok Alvállalkozó típusúak lesznek, s az adott feladathoz kapcsolódnak. Ennek köszönhetően a kiszállítások és a beszállítások is követhetőek, listázhatóak. A diszpók alapján csomag- és palettacímkék is készíthetőek.
Az alvállalkozói kiszállítás megegyezik a többi kiszállítással: a diszpó bekerül Szállítási listába, ahol arról szállítólevél készül. A kiszállított mennyiséget a program összeveti a tervezett mennyiséggel és ha azt eléri, a feladatot automatikusan Kiszállítva állapotra állítja.
Az elkészült mennyiség beszállítása is a Szállítási listában, diszpósorok alapján történik: a sorra duplán kattintva megjelenik a Beszállítás ablak, ahol a szállítás adatai (szállítólevél szám, kapott raklapok és persze a leszállított mennyiség) megadásával a mennyiség bekerül a rendszerbe.
Itt a későbbi könnyebb azonosításhoz saját paletta címke is nyomtatható. Az automatikus értesítések funkció segítségével a beszállításról a rendszer azonnal üzeneteket is küldhet. Ha a beszállított mennyiség eléri a feladatnál kért mennyiséget, akkor a program annak állapotát Beszállítottra állítja.
A kapcsolódó bejövő számla rögzítésére két lehetőség is van: vagy a beszállításnál megadott szállítólevél száma alapján keresi elő a program a tételt, vagy az adott partner még nyitott feladatai közül lehet választani. A program ellenőrzésként itt mutatja az addig beszámlázott, valamint a megrendelésben kért mennyiséget. Egy kattintással ellenőrizhető, hogy az esetleges többletekre mi volt az utasítás, s így jogos-e, ha a számlán az – ugyan rendben beszállított és átvett – többletet is feltüntették. Ha teljes mennyiségről beérkezett a számla, a feladat Lezárt állapotú lesz.
