A szabadságok rögzítéséhez, módosításához az Általános > Beállítások > Felhasználók > Jogosultságok lapon a Munkalap > Szabadságot, munkaidőt karbantarthat és jóváhagyhat jogosultság szükséges. Jogosultság nélküli felhasználók a Saját szabadság menüpontban tudják megtekinteni a saját szabadságaikat, és itt tudnak szabadság igényt is jelezni a jóváhagyó kollégának. Semmilyen szabadságos joggal nem rendelkező felhasználók csak a saját és a költséghelyük dolgozóinak szabadságát látják. Jóváhagyni csak a Vezetői csoport tudja azokat.
Vezetői csoport létrehozásával a különböző költséghelyekhez beállítható, hogy kik hagyhatnak jóvá szabadságokat. Ehhez az Általános modul > Beállítások > Csoportokban létre kell hozni egy olyan csoportot, akiknek meg kell adni a Szabadságot, munkaidőt karbantarthat, és Szabadságot, munkaidőt jóváhagyhat jogosultságokat. Ezután ugyanitt a csoporthoz hozzá kell rendelni a felhasználókat. A Termelés modul > Beállítások > Költséghelyekben a Vezetői csoport oszlopban a mezőre duplán kattintva lehet kiválasztani a kívánt csoportot.
Összegezve:
1. lépés: vezetői csoport létrehozása (Általános > Beállítások > Csoportok > Új sor gomb)
2. lépés: a vezetők felvétele a vezetői csoportba (Általános > Beállítások > Csoportok > Felhasználók > Felvesz gomb)
3. lépés: megfelelő jogosultság adása a vezetői csoportnak (Általános > Beállítások > Csoportok > Jogosultságok > Munkalap > Szabadságot, munkaidőt karbantarthat, és Szabadságot, munkaidőt jóváhagyhat)
A szabadságok rögzítésére és karbantartására a (Termelés > Beállítások >) Szabadságos naptárban van lehetőség.
Új időszak rögzítése:
- az Új szabadság... gombbal
- az egérmutatóval a kiválasztott napon állva, a jobb egérgomb megnyomásával előhívott menüből
- az egérmutatóval a kiválasztott napon állva dupla kattintással
Az időpontot előre is ki lehet jelölni a Windowsban megszokott egér kattintás és shift billentyű kombinációval. Ilyenkor a megjelenő ablakon a kezdő és vég dátum a kijelölt dátum tartománnyal lesz azonos, de természetesen a lenyíló naptár segítségével is könnyen megadhatóak az időpontok.
A dátumok közötti napok számát automatikusan számolja a rendszer, de ez felülírható (pl. szombati munkanap, stb).
A dolgozó és a szabadság típus kiválasztása kötelező. Lehet ez egy dolgozói igény, de akár fél napos szabadság igény rögzítésére is lehetőség van.
A szabadságon levő felhasználó neve mellett a listázásokban pl. a Csoportokban, a Scroll üzenetek létrehozásánál, és a táska szerkesztőben/ infomenüben a kapcsolattartóknál is megjelenik a (Szabadságon) felirat. Ha szabadságon levő személynek szeretnénk Scroll üzenetet küldeni, úgy a program egy felugró ablakban figyelmeztet a távollétére és a helyettesítésére, amennyiben be van állítva a helyettesítő.
A rögzített szabadság jóváhagyható vagy elutasítható.
Jóváhagyás:
- az egérmutatóval a kiválasztott szabadság igényen állva dupla kattintással megnyíló ablakban a Jóváhagyás gombbal
- az egérmutatóval a kiválasztott szabadság igényen állva, a jobb egérgomb megnyomásával előhívott menüben a Módosítást választva, a megnyíló ablakban a Jóváhagyás gombbal
- a Szabadságos naptár Jóváhagyásra vár gombjára megnyíló ablakban a Műveletek gombbal
Elutasítás/törlés:
-
az egérmutatóval a kiválasztott szabadság igényen állva dupla kattintással megnyíló ablakban a Törlés gombbal
-
az egérmutatóval a kiválasztott szabadság igényen állva, a jobb egérgomb megnyomásával előhívott menüben a Törlés opciót választva
-
a Szabadságos naptár Jóváhagyásra vár gombjára megnyíló ablakban a Műveletek gombbal
Saját szabadság igény rögzítése
A felhasználók saját maguknak csak új dolgozói szabadság igényt tudnak rögzíteni, ezeket minden esetben a költséghelyük szerinti vezetői csoport hagyja jóvá vagy utasítja el.
Új saját szabadság igény rögzítése:
-
az Új szabadság… gombbal
-
az egérmutatóval a kiválasztott napon állva, a jobb egérgomb megnyomásával megjelenő Új szabadság opcióval
-
az egérmutatóval a kiválasztott napon állva dupla kattintással
Az igényről a program Scroll üzenetben értesíti a szabadságok kezelésére jogosult munkatársat. Ha a dolgozó nincs a dolgozók törzsében felhasználóhoz kötve, akkor az Online programból nem tud Scroll üzenetet küldeni. Erre az esetre az "Új szabadság igény" automatikus értesítés beállítása lehetséges, annál a felhasználónál, aki a szabadság igényeket kezeli.
Ha a dolgozó költséghelyéhez nincs vezetői csoport beállítva, a program erre figyelmeztet.
A vezetői csoport tagjai sem tudnak saját szabadságot kezelni, ahhoz a csoport másik tagjára van szükség.
A jóváhagyásról vagy az elutasításról a dolgozó Scroll üzenetet kap.
