Alvállalkozó koordinátor | ScrollMAX

Alvállalkozó koordinátor

A külső munkák egyeztetése, megrendelése és koordinálása a legtöbb esetben a gyártáselőkészítő feladata, az alvállalkozói megrendelés is a táska gyártási utasításának a része. Ez a „gyártmánygazda” megközelítés viszont nagyobb cégeknél (több gyártáselőkészítő, napi több tíz táska, sok párhuzamosan futó alvállalkozói feladat) már nem feltétlenül hatékony. Ilyen esetben érdemes lehet megfontolni – az anyaggazdálkodó feladatkör mintájára – egy alvállalkozó koordinátor/diszpécser feladatkör bevezetését. Előnyei:

  • Ha egymástól függetlenül többen egyeztetnek ugyanazzal az alvállalkozóval, előfordulhat, hogy egy másik gyekes munkája miatt nem fér be fontosabb/sürgősebb megrendelés. Ha ez a feladat egy kézben van, akkor a koordinátor az egyeztetésnél már tudja ajánlani, hogy melyik lekötött munka helyett kerüljön be az új feladat.

  • Sok esetben a feladat elvégzéséhez a termelés jóváhagyása szükséges. Ilyenkor a gyártáselőkészítő csak közvetít az alvállalkozó és a termelés között, értékes időt és energiát pazarolva. Ilyenkor is hatékonyabb lenne, ha a partner közvetlenül egy olyan személlyel egyeztetne, aki akár jogosult a termelési programot is a kéréseknek megfelelően módosítani.

  • Az alvállalkozónak sem kell figyelnie, hogy egy adott munkával kapcsolatban kit is kell keresnie. Minden kérdésével kapcsolatban egy felelős van.

  • A gyártáselőkészítő feladata ma már elsősorban a kapcsolattartás a megrendelővel: a kapott információk „lefordítása” a nyomda számára, a hiányzóak begyűjtése, az esetleges felmerült problémák megoldása. Mivel egyre kevesebb a jó szakember, miközben jellemzően az egy főre jutó munkatáskák száma is nő, így egyre nagyobb a leterheltségük. Az alvállalkozói feladatok szervezését és követését – az alapanyag intézéséhez hasonlóan – le lehet választani az alap feladatkörükről, így több időt és figyelmet tudnak fordítani a munkák pontos indítására.

  • Ha egy kézbe gyűjtjük össze a feladatokat, hatékonyabban tudunk szervezni is ezeket: pl. ha nem szükséges, nem veszünk igénybe párhuzamosan két alvállalkozót ugyanarra a feladatra, vagy bár nem az adott cégnél szoktunk egy műveletet megrendelni, de mivel más munkákat is végez, logisztikai okokból célszerű lehet mégis nála végeztetni a feladatot.

  • Az alvállalkozó koordinátor feladata a beérkezések követése, a leszállított munka ellenőrzése is. Így jobb napi tapasztalata lehet arról, hogy egy cég egy adott műveletet milyen minőségben és pontosan tudja teljesíteni. Így elkerülhető, hogy bár az egyik gyártáselőkészítő munkája során már voltak gondok, de erről nem tudva, a másik kolléga újra ott rendel.

  • S ami talán a legfontosabb: ennek a sokszor nagyon fontos területnek lesz gazdája, a felelősség nem oszlik meg – és tűnik el – a gyártáselőkészítés, termelés és szállítás között. (Ki kinek mit mondott és pláne miért nem szólt, vagy csak akkor, amikor már késő volt…)

A gyártáselőkészítő feladata ebben a felállásban:

  • Tervezett feladat: csak magát a feladat határozza meg (például fóliázni kell, 1200 ív kell vissza, 8 Ft/ív árig jó). A konkrét alvállalkozó kiválasztását a koordinátor végzi, ő is küldi el a megrendelést. Az

  • Konkrét céget is megad, de megrendelést nem készít. A koordinátor feladat ilyenkor az alvállalkozó kiválasztásának a jóváhagyása is, azaz vagy joga van azt magától megváltoztatni, vagy egyeztet erről a gyártáselőkészítővel. Ha szükséges, egyeztet a partnerrel és a megrendelést is már ő küldi el.

  • A gyekes a megrendelést is rögzíti, de nem küldi el (Csak mentés gombbal zárja le). A koordinátor azt ellenőrzi és ha minden rendben, elküldi a megrendelést.

  • A hagyományos módon mindent egyeztet, a megrendelést is elküldi. A koordinátor feladata a folyamat követése.

Természetesen ezek közül nem lehet csak egyet előírni. Előfordulhat, hogy ugyan minden munkát a koordinátor intéz, de egy speciális, egyszer előforduló bonyolult művelethez a gyártáselőkészítőnek kell felkutatnia a lehetséges partnert, s mindent egyeztetni vele. (Lehet, hogy magának a rendelés elfogadásának is ez az előfeltétele.) A feladat és felelősségi körök pontos kijelölésével az alvállalkozói munkák cégszintű kezelése is hatékonyabbá és stresszmentesebbé válik.