Az átvett szállítólevelek digitális archiválását segíti a ScrollMAX Rendszer felhős robotja. A program a beszkennelt vagy lefényképezett dokumentumokat a rajtuk lévő QR kód alapján azonosítja, szétválogatja és letárolja.
A program PDF, JPG és PNG fájlokat tud kezelni. PDF esetén egy fájlban lehet több szállítólevél is, a grafikus fájlok esetén egy fájl egy lapot tartalmazzon. (A/5-s méretű szállítóleveleknél egy lapon lehet két oldal, de azoknak ugyanannak a szállítólevélhez kell tartozniuk. A program a szkennelt oldalakat nem vágja szét.)
A program első lépésként a beküldött PDF fájlból oldalanként egy képet generál, majd ezeken megpróbálja megkeresni a feldolgozáshoz szükséges QR kódot. A kód alapján ellenőrzi, hogy az szállító a feltöltő nyomdához tartozik-e, szállítólevélről van-e szó és érvényes szállítólevél számra hivatkozik. A hibás lapokat (nincs QR kód vagy nem megfelelő) külön gyűjti, ezeket a feldolgozás statisztájában oldalanként meg is jeleníti. Mivel a kép felbontása nagyban befolyásolja a feldolgozás sebességét – és a későbbiekben sem cél, hogy ezeket óriásplakátként újra nyomtassuk – 600 dpi-nél nagyobb felbontást nem érdemes alkalmazni. Egy fájlba max. 50 oldalt érdemes tenni.
Az egy szállítóhoz tartozó lapokat a program egy PDFbe összefűzi és a saját felhős tárhelyen elmenti. A fájl megnyitásához szükséges linket az adott szállító fájl listájába felveszi és a szállítólevelet Ellenőrzésre vár állapotúra állítja.
A beszkennelt dokumentumok a Szállítás > Szállító feltöltés menüponttal küldhetők be feldolgozásra. Először a feltöltendő fájlokat kell megadni az ablakra ráhúzással vagy a Fájlok kiválasztása gombbal. Itt egyszerre több fájl is megadható. A beküldés a Feltöltés gombbal indul, aminek eredményét a Feltöltés üzenetek tartalmazza.
A tényleges feldolgozás már a felhőben történik. Itt a feltöltött állományok bekerülnek egy listába, amit a robotunk sorban dolgoz fel. Így azt, hogy egy feltöltött fájl mikor lesz kész, nagyban befolyásolja a szolgáltatás általános terhelése: lehet, hogy pár másodpercen belül megvan az eredmény, de lehet, hogy erre perceket is várni kell. (Mivel ez a munka már független a helyi programtól, így ez ablak nyugodtan bezárható.)
Az eredményről a rendszer automatikusan tájékoztat a Feldolgozási üzenetekben: hány oldalt és különböző szállítólevelet talált, mennyi volt esetleg a hibás oldal.
A már feldolgozott fájlokat a Korábbi feltöltések gombbal nézhetők vissza:
Időnként előfordul, hogy - rossz felbontás vagy sérült QR kód miatt - a szállítólevél feldolgozó robot nem tudja azonosítani a szállítólevelet. A Csatolás szállítóhoz gombbal a felhőben tárolt PDF-et - letöltés és külön mentés nélkül - lehet a megfelelő szállítólevél fájljaihoz adni.
A bal oldali táblázatban a már feldolgozott fájlok főbb adatai láthatóak, a jobb oldalon oldalanként az eredmény. Az eredeti fájlt szintén tároljuk, így az esetleges hibás oldalak a fájl letöltése után ellenőrizhetőek.
Beküldés e-mailben
A ScrollMAX MailBot szolgáltatásunkkal kombinálva a feldolgozandó anyagok e-mailben is beküldhetőek. (Ez különösen akkor lehet hasznos, amikor a szállító külsős cég, és csak több hét múlva jár személyesen a cég felé, s akkor adja le az aláírt dokumentumokat.) Ehhez az alábbi feltételeknek kell teljesülniük:
-
az e-mail Címzettjének a nyomda ScrollMAX MailBotjának kell lennie;
-
a Küldő e-mail címének benne kell lennie a Felhasználók törzsében, akár inaktívként;
-
a Tárgy mezőben szerepelnie kell a #SZL (mint szállítólevél) kódnak;
-
a Csatolmányban pdf és/vagy grafikus mellékletként (pl. a mobillal lefotózott szállítólevél) legyen a feldolgozandó anyag.
