A Kintlévőség listában találhatók azok az ügyfelek, akiknek számla tartozásuk van. A listázás minden olyan adatot megmutat, ami segíthet eldönteni, hogy szükséges-e felszólítást küldeni a partnernek. Lehetőség van egyenleg egyeztetésre, felszólításra és emlékeztető e-mail küldésére is. A felszólítás sablonok segítségével többféle sablon levél megfogalmazható, akár más nyelven is.
Frissítés gomb: a táblázat adatainak újra betöltése.
Törzsadatok gomb: a partnertörzset nyitja meg a kijelölt ügyfél oldalánál.
Levelek gomb: a kijelölt ügyfél eddig kiküldött egyenleg egyeztető és felszólító leveleinek listája. Az ablakról lehetőség van az elküldött levél megtekintésére, és a levél újraküldésére.
Számlák gomb: megnyitja a Kimenő számla listázást, ahol a partner számlái megtekinthetők.
Események gomb: a számla beállítások Felszólítások lapján bekapcsolható, hogy a felszólító levél kiküldését a program rögzítse-e a CRM-be. Ez a gomb megnyitja az Események listázását, ahol a partnerhez köthető minden esemény szerepel.
Felszólító gomb: a feljövő ablakban kitörölhetők azok a számlák, amiket nem szeretnénk felvenni a levélre, és kiválasztható, hogy egyenleg egyeztető, vagy felszólító levél, illetve azok közül melyik sablon legyen kiküldve az ügyfélnek.
Emlékeztető gomb: automatikusan létrehoz egy emlékeztető levelet, amiben az ügyfél összes olyan számlája szerepel, ami nincs befizetve, még akkor is, ha a fizetési határideje nem járt le. Ebből a listából nem lehet kitörölni sorokat. Az emlékeztető levél szövege a számla beállításokban az E-mail emlékeztető lapon állítható be.
Egyenleg egyeztetés, felszólítás küldése
A Kintlévőség listából egyenleg egyeztetésre vagy fizetési felszólítás küldésére a partner kijelölése után a Felszólító gomb megnyomásával van lehetőség.
A Fizetési felszólítás ablakon a következő beállításokra van lehetőség:
Törlés gomb: a kijelölt számla törlés után nem szerepel majd a levélben.
Késedelmi kamat: a levél utolsó oszlopában az itt beállított késedelmi kamatnak megfelelő összeg is szerepel.
Számlák feltöltése és hivatkozása kapcsoló: kikapcsolt állapotban a levél a kiegyenlítetlen számlák felsorolását tartalmazza, bekapcsolt állapotban a felsorolt számlák hivatkozások segítségével az ügyfél számára letölthetők a levélből.
E-mailre kapcsoló: azonnal küldhető e-mail vagy nyomtatható, elmenthető kép generálható.
Levelek gomb: az ügyfélnek küldött egyenleg egyeztető és felszólító levelek listája tekinthető meg.
Új levél gomb: létrehozza az e-mailt vagy a nyomtatható, elmenthető képet.
Fizetési felszólítások
Ebben az ablakban az összes eddig kiküldött egyenleg egyeztető vagy fizetési felszólítás levél megtekinthető vagy újra elküldhető. Az alsó táblázatban a levélen szereplő számlák vannak felsorolva.
Emlékeztető e-mail
Az a partner kerül ebbe a listába, akinek olyan kiegyenlítetlen számlája van, aminek fizetési határideje lejárt, és a lejárat óta eltelt a partnertörzs Számlázás lapján beállított fizetési emlékeztetőben beállított türelmi idő. Az E-mail gombbal emlékeztető levél küldhető a partnertörzs Számlázás lapján beállított számlázási e-mail címre. Az emlékeztető levélben a partner összes olyan számlája megtalálható, ami ki van állítva és nincs befizetve, még akkor is, ha nem járt le a fizetési határideje. Az E-mail gombbal azonnal küldhető az emlékeztető e-mail a partnertörzsben megadott számlázási e-mail címre.
Automatikus fizetési emlékeztető
Az Általános > Beállítások > Automatikus jelentésekben létrehozható fizetési felszólítás levelet a program a partnertörzs Számlázás lapján megadott türelmi időt figyelembe véve hozza létre és küldi el automatikusan a partnereknek. A program a partnertörzsben beállított számlázási e-mail címet veszi alapul. Az Általános > Beállítások > Automatikus jelentésekben az Aktiválás gombbal bekapcsolható, hogy a program küldjön-e automatikus fizetési emlékeztetőt, A partnertörzs Számlázás > Fizetési emlékeztető lapján az is megadható, hogy ezt milyen időközönként tegye. Amennyiben a funkció be van kapcsolva, az alapértelmezett türelmi idő 10 nap, és az e-mail küldés 7 naponta történik. Nulla nap beállítása esetén a nap során többször is lefutó ellenőrzés újra és újra megtalálja a számlát, és úgy érzékeli, hogy az utolsó kiküldés óta eltelt a kívánt 0 nap, ezért kéretlen levelekkel árasztja el az ügyfeleket. Ezért az aktiválás előtt és új partner felvételekor a beállítások elvégzése javasolt. A partnertörzs beállításai a kintlévőség lista külön oszlopaiban is ellenőrizhetők. Az emlékeztető a számla fizetési határidejét követő türelmi időszak utolsó napján kerül kiküldésre. Az emlékeztetők tartalmát módosítani nem lehet, azok mindig a partner összes olyan számláját tartalmazzák, ami a nevezett időpontig nem került kiegyenlítésre. A program figyeli, hogy a számlákon szereplő adószámok azonosak-e, és adószámonként külön levelet küld.
Egyféle fizetési felszólító levél létrehozására van lehetőség. Ennek formázására az Általános > Beállítások > Automatikus jelentésekben van lehetőség. A Cím/Tárgy mező és a Megszólítás is szabadon írható mezők.
Aktiválás gomb: az automatikus fizetési felszólítás funkció kapcsolója. Aktiválás előtt a partnertörzs Számlázás lapjának Fizetési emlékeztető fülén ellenőrizni kell a beállításokat!
Sablon aláírás beillesztése gomb: a levélbe beilleszti a felhasználó aláírását.
Következő futtatás mező: megadható, hogy a program pontosan mikor futtassa le az ellenőrzést a kiegyenlítetlen számlák keresésére.
Teszt gomb: ebben a táblázatban a kiküldés előtt álló levelekről lehet tájékozódni. A leveleket a program a kiküldés napján hozza létre.
Levél gomb: kiküldés előtt az ügyfél adataival kitöltött értesítő levél előnézetét nyitja meg. Ha a táblázat üres, akkor egy üres levélsablont mutat, ami segíthet a formázásban.
