Beállítás
Az elektronikus számla kiállítása előtt ellenőrizni kell a cégadatokat. Ezt a Számla modul> Törzsadatok> E-számla cég adatok menüpontban teheti meg. Több céges rendszer esetén: mind a két cég esetén külön meg kell tenni az ellenőrzést. Hibás cégadatok esetén kérjük jelezzenek felénk!
Az Scr4-ben is rendbe kell tenni a PrintPortál-ra vonatkozó adatokat. Ezt ProntPortál gomb megnyomásával> a Beállítások gomb alatti> Megrendelés fülben teheti meg.
A partner törzsadatában (Törzsadatok> Partnerek> Számlázás fül) több információt is meg tud adni:
- E-számla: az Igen kiválasztóval előre meghatározhatja, hogy adott partnernek elektronikus számlát szeretne kiállítani. Kiválasztás esetén a számla szerkesztés végeztével felugró ablakban a kiválasztó automatikusan az e-számla formátumra áll rá, de ezt módosíthatja:
- E-számla: az Automatikus (nincs választási lehetőség) kiválasztóval meghatározhatja, hogy az Igen kiválasztóval beállított számlázási módtól függetlenül legyen lehetőség másik módot kiválasztani, vagy sem. Vagyis, ha az Igen és az Automatikus (nincs választási lehetőség) is ki van pipálva, akkora program nem teszi fel a fenti kérdést, nincs választási lehetőség e-számláról normál számlázási módra váltani. A számla szerkesztés végeztével ezt az abalkot dobja fel a program:
Ennek a 2 kiválasztónak a segítségével 4 különböző végeredményt tud produkálni a rendszer:
- E-mail: elektronikus számla küldése esetén szükség van egy értesítési e-mail címre, hova az e-számla elkészítése után az automatikus rendszerüzenetet el tudja küldeni a program. Ez egy sablon értesítés, részletek az Ismertető a vevőknek tájékoztatóban.
Az első számla
Az első e-számla előállítása alkalmával a vevő értesítést kap a számla elkészültéről (mint a későbbiekben is minden alkalommal). Az első e-mailes értesítő azonban több infromációt is tartalmaz, többek között egy linket, amelyre rákattintva a vevő elindítja a regisztrációt. Amennyiben ezt az utat választja a regisztációhoz (javasoljuk), belépést követően azonnal láthatóvá válik a számlakép.
Létrehozás
A Számla modul> Kimenő számla menüpontjában lehetősége van elektronukus számla kiállítására. A számla szerkesztésének menete nem változott, a lezárásnál azomban eldöntheti, hogy normál (nyomatott) vagy e-számlát szeretne létrehozni.
- Töltse ki a Számlázás ablak adatait! A szerkesztést a Lezár gombbal fejezze be!
- Válassza ki, hogy milyen típusú számlát szeretne készíteni, majd a Bezárás gombbal lépjen ki!
Dialógus ablakok
A e-számla elkészültésről, az esetleges sikertelenségről a következő dialógus abalakokban kapnak értesítést:
- Eredményes feltöltés esetén:
- Nincs adat a partnertörzsben:
- Hiányos E-számla cég adatok beállítás esetén:
Listázás
A program listázás alkalmával megkülönbözteti a normál és az elektronikus számlát. Új oszlopként megjelent a Státusz és az E-számla jelölés. Mind a kettő információ automatikus, kézzel nem módosítható. E-számla esetén nincs lehetőség nyomtatásra, ezért a Számla gomb megnyomásakor csak a nézőkép jelenik meg.
Az egyes számlákhoz tartozó információk is kibővültek az E-számla információk füllel:
- A feltöltés ideje (e-számla feltöltése Print Portálra)
- A letöltés időpontja (e-számla letöltése Print Portálon keresztül)
- Letöltő személy (a vevő cégnél ki töltötte le)
- Letöltő IP címe
- Függőben levő e-számlák feladása (lásd lentebb)
- Feltöltött e-számlák exportálása (lásd lentebb)
Függőben levő e-számlák feladása
Ha valami miatt nem tudta elküldeni az e-számlát (helytelen beállítás, megszakad az internet kapcsolat...), a Függőben lévő e-számlák feladása gombbal újra megpróbálhatja.
Egyet felad vagy Mindet felad gomb: ki tudja választani a feladni kívánt számlákat. A sikeres feladás után az adatok megjelennek a Napló mezőben. A következő listázás alkalmával már az eddig várakozó státuszban lévő számlák is feltöltöttre váltanak.
Sikertelen feltöltés esetén szintén a Naplóban jelenik meg a hibaüzenet:
Feltöltött e-számlák exportálása
Az export mappa kiválasztása után létrejönnek a számla pdf-ek. Az exportálás a Listázás ablakban megjelent számlákra vonatkozik. A program jelzni, amikor létrehozta az fájlokat:
Az exportált fájlok neve megegyezik a számlaszámmal. Pl.: C1-SZ15-0002
A "C1" jelölés a több céges rendszerek esetén irányadó, megmutatja, hogy melyik cég állította ki a számlát.
