A Novitax könyvelő rendszerrel való kapcsolatot jelenleg CSV szövegformátumú állományok generálása révén tudjuk biztosítani.
A feladás aszinkron, azaz a rendszer egy megadott mappába előállít szövegfájlokat, amiket az NTAX alkalmazásba kell beimportálni.
Majd ismét visszatérni a ScrollMAX feladási menühöz, és az eredményt beállítani (sikeres volt-e az átadás).
Amennyiben a program jól beparaméterezett, és a számlák is helyesen kiállítottak, a számlák átadása gördülékennyé válik, és elég a mindet "átadott" állapotúra váltani.
A CSV fájl az NTAX kívánalmainak megfelelően ";" karakterrel szeparált szövegállomány.
Ha ezt Excel táblázatkezelőbe kívánjuk betölteni, szükség lehet az importálási paraméterek módosítására (elválasztó, tizedesvessző jel), egyes mezők típusának direkt beállítására (szöveges).
Az Excel automatikus típusfelismerése sok esetben összezavarodik és ez adatvesztést okoz. Pl. "0101010312" cikkszámból 101010312 számértéket generál. Továbbá a dátumokat is esetleg összekeveri.
A feladási mappába több állomány is készül (számla, árfolyam, munkaszám, költséghely). Ezek, mivel összetartoznak csak együttesen, egyszerre tölthetőek be.
VEVŐI SZÁMLÁK
TÖRZSADATOK - Partnertörzs
Az NTAX-ban az alapbeállítás szerint nem veszik figyelembe a kapott külső kódot, hanem a természetes azonosítók alapján pároztatja a partnereket, új kódot kapnak. (A szinkronizálás módját a felhasználó állíthatja.)
Van lehetőség arra, hogy a kódok alapján szinkronizáljanak, ez felhasználó beállítás kérdése. Viszont így szinkronban kell tartani a partnerállományokat. Például úgy, hogy egy kezdő partnertörzs-csere után csak a Scrollban szabad felvinni új partnereket, az NTAX-ban nem. Mivel ez a megoldás nagyon nehézkes, merev, ráadásul veszélyes is, szinte senki nem használja.
Mindkét szoftver képviselői az első megoldást javasolják, a természetes adatok alapján szinkront, kiválóan működik.
TÖRZSADATOK - VTSZ
*Az alábbi kép csak minta, a beállítások cégenként eltér a számlatükör alapján.
A vámtarifaszámok rögzítésekor a következő adatokat kell megadni:
- ÁFA: a számlán megjelenő áfa mérték (0%, 5%, 27%)
- NAV 0% adónem: ahol az ÁFA 0%, ott kötelező annak fajtáját megjelölni. Erről bővebben itt olvashat.
- NTAX kontír szerkesztés gomb: a további oszlopok kitöltéséhez segítségül szolgál az NTAX kontír szerkesztés gomb, amellyel kontírozhatunk irányok és devizanemek szerint. A kontírszámok „tartozik” és „követel” oldala is megadható vesszővel. Ha nincs vessző, akkor a program automatikusan a „K311”-re áll.
- NTAX áfa típus/kódra azért van szükség, hogy az áfa beállításán túl a könyvelő program kezelni tudja az adott tételt. Aktuális listája elérhető a Novitax weboldalán.
EGYÉB
A feladás felületen kell rögzíteni a partner kódhoz, a deviza dátumhoz tartozó beállításokat, valamit a napló kódot (pl: „KI”) , az NTAX váltóhely kódot (pl: „MNB”) és a feladás könyvtárat (pl: „C:\” almappája).
A két rendszer eltérő partner kódokat használ és a belső sorszámozásuk sem azonos. Márpedig a számlák partnerhez kötése csak akkor valósítható meg, ha azokat megfeleltetjük egymásnak. A Novitax oldalán beállításra kerül egy intelligens partner megfeleltetési opció, ami adószám, név alapján felajánlja a már meglévő partnert, majd ezt megjegyzi. Így legközelebb az azonos SMAX partnerkódon érkező ügyfelek megfeleltetésére már nem lesz szükség.
Régi módszer, hogy az SMAX a Novitax partnerkódját használja, ami lehetetlenné teszi az automatikus feladást. Másik elavult módszer, hogy a partnerek kódja eltolásra kerül a Novitaxban, így az SMAX kódok feladhatóvá válnak. Veszélye a partnerek ismétlése valamint hogy az SMAX kódok utolérhetik a Novitax kódokat.
A ScrollMAX minden esetben elhelyezi a partnereket egy külön állományban,de hogy milyen kódot fog szerepeltetni, az a fentiken múlik és a választott módot be kell állítani.