Beállítás
Az elektronikus számla kiállítása előtt ellenőrizni kell a cégadatokat. Ezt a Pénzügy modul> Beállítások> Számla beállítása > E-számla lapon az E-számla paraméterek menüpontban teheti meg. Több céges rendszer esetén: mind a két cég esetén külön meg kell tenni az ellenőrzést. Hibás cégadatok esetén kérjük jelezzenek felénk!
A ScrollMAX E-számla használata kapcsolót be kell kapcsolni, és az E-számla e-mail címhez be kell írni egy működő e-mail címet.
A partnertörzs Számlázás lapján lehetőség van beállítani az e-számlát alapértelmezettnek, vagy választható olyan opció is, amikor a program minden számla küldése előtt megkérdezi, hogy a számla e-számlaként vagy nyomtatott számlaként jöjjön-e létre. Az E-mail cellába be kell írni egy olyan e-mail címet, ahova az e-számla értesítő megy majd.
További címzettek megadhatók a Nevek lapon. Minden kontaktnál külön bekapcsolható, hogy szeretnénk-e neki számlaértesítőt küldeni.
Az új rendszer bevezetésével a régi formátum megváltozott.
Az E-számla értesítő egy sablon értesítés, amely egy linket tartalmaz, ahonnan a számla letölthető, valamit a levél mellékleteként csatoljuk a számlát pdf formátumban is. Utóbbinak az a feltétele, hogy az állomány a mellékleteivel együtt ne haladja meg az 5 MB méretet.
Az e-Számla a jogszabályoknak megfelelően időpecsétes tanúsítvánnyal ellátott. A számlakép mindkét változatnál PDF formátumú lesz, amelyet bármely PDF olvasó segítségével meg tud nyitni, az elektronikus aláírás teljes körű ellenőrzéséhez (időpecsét, aláíró, stb.) az Adobe Acrobat Reader alkalmazást ajánljuk.
Számla mellékletek
Amennyiben Önök már az új típusú e-Számla interfészt használják, a következő eltérésekre kell számítsanak. A régi metódus esetén a program nem tudta kezelni az olyan számla mellékleteket, amelyek képi formátumú konverziójára nem volt felkészülve. Tehát például táblázatok (Excel fájlok), bemutatók (PPT) vagy bármi más, ami nem kép és nem PDF állomány. Az új változatban az ilyen számla mellékletek konvertálatlan formában belekerülnek a számla PDF-be, mint belső melléklet. Tehát ha az ügyfelük nem látja ezeket, attól még tartalomként részei a számlának. Adobe Acrobat programban megnyitva a számla után további oldalak formájában jelennek meg. Azok a csatolt fájlok, amik nem képi formátumúak, a csatolmányok ikonra kattintva válnak láthatóvá. A belső mellékletek utólag lementhetőek, a saját alkalmazásokon keresztül megtekinthetőek, nyomtathatóak, stb.
További változás, hogy míg a régi rendszer mindenképpen szöveges e-számla értesítést küldött, benne a letöltő linkkel, úgy az új a következő módon differenciál. A teljes konvertált PDF állomány 5 MB méret határáig a számla a levél mellékleteként kerül továbbításra. E felett a hagyományos, letöltési linkes változatot fogja küldeni. Ennek oka, hogy a levél szolgáltatók maguk is limitálják a küldendő levelek méretét, így ha a rendszer nagyobbat próbálna eljuttatni a Vevő részére, a levél kiszolgáló esetleg blokkolná. További megkötés, hogy a számla kiállítása során a rendszer a 25 MB-os (összes melléklet méret) limit meghaladása esetén külön figyelmeztet.
Tudnivaló, hogy a levél kiszolgálók és vírusvédelmi eszközeik a levelek mellékleteinél gyanúsnak vélhetik a PDF állományokat, rosszabb esetben pedig el is utasíthatják. A célba jutásuknál tapasztalt problémák esetén mindig ellenőrizni kell a fogadó felet is.
Dialógus ablakok
A e-számla elkészültéről, az esetleges sikertelenségről a következő dialógus ablakokban kapnak értesítést:
- Eredményes feltöltés esetén:
- Nincs adat a partnertörzsben: a program felkínálja a partnertörzs Nevek lapján felvett kontaktokat, vagy kézzel is beírható az e-mail cím.
- Hiányos E-számla cég adatok beállítás esetén:
Listázás
A program listázás alkalmával megkülönbözteti a normál és az elektronikus számlát. E-számla esetén nincs lehetőség nyomtatásra, ezért a Számla gomb megnyomásakor csak a nézőkép jelenik meg.
Az E-számlákhoz tartozó funkciókat az E-számla információk fülön érhetők el.
A feltöltés ideje: az e-számla feltöltése a PrintPortálra.
URL: ezt a címet böngészőbe másolva megtekinthető a számlakép.
FONTOS!
Régi programverzióban megtekinthető volt, az e-számla letöltés időpontja. Az új E-számla PDF levél mellékletté válik. Kivéve, ha túl nagy a mérete, akkor marad letölthető. Emiatt nem érvényes ez a fogalom, hogy "letöltötte", hiszen nem tudjuk, mikor nézte meg a levelet, ezért a letöltési információk megjelenítését kikapcsoltuk.
Függőben levő e-számlák feladása
Ha valami miatt nem tudta elküldeni az e-számlát (helytelen beállítás, megszakad az internet kapcsolat...), a Függőben lévő e-számlák feladása gombbal újra megpróbálhatja.
Egyet felad vagy Mindet felad gomb: ki tudja választani a feladni kívánt számlákat. A sikeres feladás után az adatok megjelennek a Napló mezőben. A következő listázás alkalmával már az eddig várakozó státuszban lévő számlák is feltöltöttre váltanak.
Sikertelen feltöltés esetén szintén a Naplóban jelenik meg a hibaüzenet:
Feltöltött e-számlák exportálása
Az export mappa kiválasztása után létrejönnek a számla pdf-ek. Az exportálás a Listázás ablakban megjelent számlákra vonatkozik. A program jelzni, amikor létrehozta az fájlokat:
Az exportált fájlok neve megegyezik a számlaszámmal. Pl.: C1-SZ15-0002
A "C1" jelölés a több céges rendszerek esetén irányadó, megmutatja, hogy melyik cég állította ki a számlát.
A letöltési információk frissítése
Frissíti a Státusz oszlopban látható információkat. Az adatok lekérése után a táblázatot is frissíteni kell.
Manuális küldés
Lehetőség van az e-számlák utólagos kézi kiküldésére is, de csak a feltöltött státuszúakéra. Ilyenkor a szokásos levélküldő ablakban módosíthatunk e-mail címet vagy adhatunbk hozzá újabbakat is.
Lehetséges hibaüzenetek
"A számlakép nem használható e-Számlaként, mivel az állapota nem megfelelő (valószínűleg nincs biztonsági tanúsítvánnyal ellátva)!"
Ez azt jelenti, hogy az e-Számla valószínűleg nem lett feltöltve. Az alap számlakép csak egy PDF, a feltöltés látja el a megfelelő információkkal és időbélyeggel. Próbálja meg feltölteni a számlát a Függőben lévő e-számlák feladása gombbal!
"Nem létező számlakép rekord!"
A Kimenő számla listázás Egyéb funkciók gombjának menüjéből a Hiányzó letárolt számlakép generálása gombbal lehet újra előállítani a számlaképet. A nyomtatott számlák esetében ez használható, de az e-számlákat újra fel kell tölteni.
Jogi háttér
A 2007. évi CXXVIII. számú ÁFA törvény 175§ alapján kiállított elektronikus számla a számviteli és ÁFA törvények által szabályozott számviteli bizonylat. Az elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott számla kizárólag az eredeti, elektronikus formában alkalmas adóigazgatósági azonosításra, ezért ebben a formában szükséges megőrizni. Az eredeti elektronikus számla, mint hiteles bizonylat igazolja az adófizetéssel összefüggő kötelezettségek és jogok meglétét.
