Általános problémák

Nincs elválasztva az előkészítéstől

Nagyon sok helyen ez a szerepkör nem különül ilyen hangsúlyosan a digitális montírozó, formakészítő, egyéb előkészítő szereptől: aki a kilövést készíti, az ellenőrzi a beérkezett állományokat is. Ennek viszont az szokott lenni a következménye, hogy a kolléga csak azzal az anyaggal foglalkozik, ami a termelésben a soron következő lesz. Így hiába tölti fel a megrendelő már délben az anyagot, ha az éjszakára van betervezve, jó eséllyel csak késő délután kerül sorra. Ha kiderül, hogy valami nem teljesen jó és elő kell keresni a megrendelőt és/vagy az ő stúdiósát, akkor:

1. joggal lehetnek ezen kiakadva, hiszen volt rá 6-8 óra, hogy jelezzük;

2. kockáztatjuk, hogy nem fognak tudni időben javítást küldeni;

3. ha tudnak is, a saját gyártási tervünk e miatt csúszhat.

Mivel egy általános Nyomdai előkészítő munkakörnek a fő feladata a nyomóforma (elő)készítése, így a kolléga is tud azzal védekezni, hogy más, a sorban előbbre lévő munkák miatt nem volt ideje addig megnézni az anyagot. Ezért fontos, hogy ennek a gyakran kritikus területnek külön felelőse legyen!

(Természetesen, ahol egyetlen ember foglalkozik a teljes előkészítési folyamattal, nehéz ezt a két szerepkört egy személyben elkülöníteni, de ilyenkor is fontos azt tudatosítani, hogy a PDF ellenőrzése és a forma előkészítése két külön feladat.)

 

Gyekes is része a folyamatnak

A másik probléma, ha az anyagleadás folyamatába a PDF ellenőrön kívül belekerül a gyártáselőkészítő is. Bár szerencsére egyre ritkáb, de még mindig találkozunk azzal a szokással, hogy PDFeket először a gyekes nézi meg, próbálja ellenőrizni és ha az jó, akkor kerül csak tovább előkészítésre. Ehhez hasonló az az eljárás is, amikor a PDFet ugyan az előkészítés kapja meg, technikailag ellenőrzi is, de ez ezek után átkerül a gyekesre, aki ez alapján indítja (esetleg akkor készíti el) a táskát.

Ezek a szokások a régi, pausz és filmes anyagleadásokra, a hosszadalmas kézi montírozásra nyúlnak vissza. Akkor még általában a termékgazda feladata volt a filmek kezelése, ellenőrzése és továbbítása. A montírban már mindennek meg kellett lennie, ha ott derült ki bármi gond, akkor annak elhárítása akár egy napot is igénybe vehetett. A technológia (és a világ) közben változott, de sok helyen ezt a belső folyamatok nem követték le.

• A gyártáselőkészítők ma már egyre kevésbé a nyomdai termékkel foglalkoznak, inkább ügyfélkapcsolati feladatot látnak el. Sokkal több időt kell az ügyféllel foglalkozni, a jellemzően kevesebb emberre is jóval több táska jut, mint régen. Az elvárt reakcióidő is sokkal rövidebb lett. Így minden olyan tevékenységet, ami nem kifejezetten a kereskedelmi, ügyfélkiszolgálási területhez tartozik, le kell adni a kiszolgáló területeknek.

• Az elektronikus anyagok ellenőrzése egyre inkább speciális és egyre drágább szoftvereket és szaktudást kíván, ami a gyekeseknél általában nincs meg. Így ő hiába nézi meg az ingyenes PDF ellenőrző szoftverrel az anyagot, az előkészítésen azt újra preflightolni kell.

• Bár jól hangzik, hogy a több gyekestől a kevesebb előkészítő már csak olyan anyagot kap feldolgozásra, ami biztosan jó, s így hatékonyabb lesz a munka, a prioritások miatt ez jellemzően mégsem lesz így: amíg a gyekes táskát ír, a megrendelővel egyeztet, a gépteremben jóváhagyja a munkát, kezeli a minőségi reklamációt (esetleg még árakat is kalkulál), addig nem fog az anyagokkal foglalkozni. Jó eséllyel, a műszakja végén, tényleges ellenőrzés nélkül ömleszti rá az előkészítésre, akinek addig volt ugyan pár üres órája, de igazán nem tudott előre dolgozni. (Ha meg a pdf-t nézegeti, akkor nem ír táskát, nem egyeztet a megrendelővel, stb.)

A gyekes bevonásával folyamatba olyan, egyébként nem szükséges pontok kerülnek a rendszerbe, ahol a folyamat akár órákig is megállhat, arra várva, hogy valaki csak továbblökje. Sokszor jó, ha a termék gazdája értesül, hogy hogyan halad a munka, de erre a ScrollMAX rendszerben megvan az automatikus eszközök. Röviden: a gyekes feladata, hogy a lehető leghamarabb elindítsa a táskát és az anyagleadással kapcsolatban csak akkor találkozik vele, ha valami probléma merült fel.

 

Kommunikáció a megrendelővel

A harmadik, sok helyen bevett szokás, hogy a megrendelővel csak az ügyfélkapcsolatos/kereskedő/gyártáselőkészítő beszélhet. Így ha az anyaggal bármi gond van, akkor az előkészítés szól a kereskedelemnek, aki szól a megrendelőnek (amikor erre ráér), aki szól az ő grafikusának, majd a válasz elindul vissza... Az idő- és az esetleges információ vesztés elkerülése mellett több érv is szól amellett, hogy az előkészítés is kommunikálhasson a megrendelővel vagy annak grafikusával: fel tudja hívni a figyelmét egyéb beállítási gondokra, tanácsot adhat, akár meg is hívhatja a nyomdába szakmai bemutatóra. Ezeknek az eredménye a későbbi jobb minőségű leadott anyag és a két cég közötti mélyebb kapcsolat lehet.

A gyekes feladata ebben csak annyi, hogy a megrendeléskor kérdezze meg a megrendelőt, hogy az anyagleadással, esetleges problémákkal kapcsolatban kit lehet keresni. Ezeket a Táska szerkesztő Előkészítési utasítás lapján rögzíti. Ha a megrendelő nem szeretné, hogy a nyomda közvetlenül elérje a grafikust, akkor saját magát fogja megadni; de ezzel is előre értesül arról, hogy esetleg mások is keresni fogják a nyomdából, nem csak a megszokott kapcsolattartója.

A gyorsabb és sztenderdebb kommunikációt a program Sablon e-mailek funkciója is segíti. Itt elég egyszer megírni a részletes hibaleírást például a gyenge felbontású képekre vagy a font hiányára, és azt bármelyik kolléga az adott munka adataival pár kattintással el tudja küldeni.

 

Többszöri, táska nélküli ellenőrzés

Több helyen szokás, hogy a leadott anyag ellenőrzését kiállított táska nélkül is elkezdik. Ilyenkor csak technikai ellenőrzést tud végezni a kolléga, s ha az anyag megfelel, akkor jelzi azt a kereskedelemnek, aki megírja hozzá a táskát. Ezek után a táska visszakerül az előkészítésre, ahol az anyagot most már a megrendelés paraméterei alapján is ellenőrzik.

A beszélgetések során azt szokták előnyként felhozni, hogy így a gyekesnek csak olyan anyaggal/táskával kell foglalkoznia, amihez van jó anyagunk. S mivel a leadott anyag valószínűleg az, amit a megrendelő szeretne is legyártatni, így a táskával sem kell kétszer dolgoznia, ha az elsőre nem minden paramétert tudna.

A többi modul, folyamat leírásánál is többször megmutattuk, hogy miért is kritikus, hogy a nyomda a várható megrendelésekről a lehető legkorábban tudjon, még akkor is, ha a megadott információ még nem teljesen biztos. Az optimális, stresszmentes termelési folyamatok alapja a minél pontosabb, stabilabb előre tervezés. Már csak e miatt is fontos, hogy a táska lehetőleg már az anyagleadás előtt a rendszerben legyen.

A táska nélkül az ellenőr csak annyit tud megállapítani, hogy az technikailag jó, nyomható. Ez viszont a teljes folyamat szempontjából még kevés, a táskával való összevetést is feltétlenül el kell végeznie. Ha ilyenkor kell még a gyekest is bevonni a folyamatba, akkor az egész lánc eggyel több elemet fog tartalmazni, ahol a folyamat elakadhat, várakozni fog.

 

Felelősség kérdése

A gyekes nem tudja, hogy az FTP-re miket töltenek fel, mert nem ő kezeli a szervert. Az előkészítés viszont nem tudja, hogy mihez várunk anyagot mert nem tudják azonnal, hogy milyen megrendelések is futnak éppen. Ez a probléma még súlyosabb, ha az a bevett szokás, hogy a táska csak a leadott anyag átnézése után indul vagy készül el. És bár sokszor meg lehet azért találni, hogy ki nem szólt időben, de ettől még a gyártás csúszhat…