A csatolás a Scroll rendszerben különféle típusú (számla, táska) adatok/objektumok konkrét példányai mellé különálló fájlok kötésére szolgáló funkció. Ezen állományokat a programok így az adott elem részének tekinti (listázhatóak, megnyithatóak). Például leírások, nyomtatványok, fénymásolatok, tervek.
A csatolt fájlok a Scroll rendszerben az útvonalukra való hivatkozással tárolódnak.
Az útvonalak viszont lehetnek lokálisak (csak az adott gép, felhasználó, vagy környezet számára érzékelhetőek) és globálisak (nagyobb csoportok, vagy az egész nyomda számára láthatóak).
Az egyik nyilvánvaló hiba, amit a felhasználók elkövetnek, hogy "c:\", vagy olyan meghajtón levő fájlt próbálnak csatolni, amit a mások nem látnak.
Éppen ezért a felhasználók számára a megfelelő "dokumentum tárhelyet" ki kell alakítani egy alkalmas fájl szerveren (SMB megosztáson).
Két lehetőség adott: univerzális hálózati útvonal használata (UNC: "\\server\path\"), vagy ezekhez hozzárendelt meghajtók (mapping, "S:\"). Előbbi előnye, hogy nem kell hozzá bejelentkezési szkript, utóbbi, hogy áthelyezésnél az új útvonal gyorsan helyesbíthető.
Az útvonal egyik fontos kritériuma, hogy a Windows rendszerek egy fájl teljes útvonalát maximum 253 karakteren tudják tárolni. Érdemes rövidebb beszédes neveket használni.
A fájlok kétféle módon "rögzíthetőek" be a rendszerbe.
1.) Csak a hivatkozást helyezi el a program, ez végzi a "Csatolás" gomb, valamint a vonszolás.
2.) Bármely helyről a rendszer egy, a központilag, a dokumentum típusnak (azaz mihez csatoltuk, pl. bejövő számla, táska, stb.) beállított mappába másol, a tétel kódját is felhasználva, majd ennek a másolatnak az útvonalát használja hivatkozásként. Az ezt végző gomb a "Feltöltés".
A "feltöltés" a "csatoláshoz" képest annyiban jelent többletet (és eltérést), hogy az alapmappa fix, attól eltérni nem lehet, és a másolást és átcímzést a program automatikusan végzi, továbbá az adott elem (konkrét táska, ajánlat) kódját is belefűzi az útvonalba. Kvázi ez a funkció egyfajta rendszerbe szervezi a fájlokat.
Fontos: ha az adott fájlnév már létezett, akkor a rendszer növekvő sorszámmal próbálja ellátni, amíg nem talál használható nevet.
Ezért nagyon lényeges, hogy ezen alapmappák a programban is be legyenek állítva, miután az informatikus előkészítette azokat.
Mint már említésre került, a tárhely eléréséhez az SMB protokoll használható, amelynek viszont nem Windows Szerver operációs rendszer esetén limitációja van maximális konnekció számban (5-20).
A megosztás során fontos lehet a Vendég felhasználó kezelése is. Pár helyütt tapasztaltunk, hogy rejtélyes Windows fájlrendszeri sérüléseknél a jogok is megsérültek és ez azt okozta, hogy bár látták a mappát, nem tudták írni-olvasni. Így a mappa láthatósága önmagában *nem elegendő* teszt (mivel a listázás és az olvasás két különálló jog). Érdemes a rakoncátlankodó kliensről fájl másolást indítani helyette.
Amennyiben egy felhasználót biztosan ki akarunk zárni a módosítási lehetőségekből, annak csak olvasási jogot adjunk. Mindenki más rendelkezzen az írási joggal.
A víruskeresés és a tartalom indexelés lassíthat az elérésen, ami anomáliáknál még vizsgálható. Továbbá: csak olyan fájlt érdemes csatolni, amelynek a megtekintésére alkalmas eszköz létezik az összes kliens gépen.
Pár megjegyzés:
1. A fájlok (akár átmeneti) hiánya a csatolási információkat nem törli. Ugyanígy: ha valaki elmásol egy fájlt, a Scroll nem követi azt.
2. A központi útvonalak módosulása esetén egyelőre nincs automatikus csere opció (elkerülve a jogosulatlanok károkozását), az ehhez szükséges szkriptet mi tudjuk futtatni előzetes felmérés után.
3. Jelenleg nincs mód egy-egy típusú adatfajta utólagos, csoportos csatolására. A csatoláshoz a rendszer az adott objektum (példány) belső azonosítóját használja, amely sok esetben nem is látható a Scroll programokban. Így hiába van lista a dokumentumoktól, ha nem lehet hozzákötni őket a konkrét belső azonosítókhoz.
