Az alábbi dokumentumban szeretnénk felhívni a Felhasználók figyelmét a rendszerben bekövetkezendő logikai fejlesztések okozta változásokra. Felsorolásra kerülnek azok a pontok, ahol az eltérő működés miatt változást tapasztalhatnak a megszokott folyamatok használata közben.
A korábbi egyedi fejlesztések esetében az is előfordulhat, hogy bizonyos funkciók átmenetileg problémába ütköznek. Ilyen esetben haladéktalanul keressenek fel minket, hogy minél hamarabb orvosolni tudjuk!
A programban a módosítás után alapvetően kétféle nyilvántartási mód kezelhető majd.
Az egyik az úgynevezett “mennyiségi nyilvántartás”, amely hasonló lesz az eddig megszokotthoz, a másik pedig a “sarzsos” vagyis a cikken belüli csomagokra épülő.
A készlet alábontása néhány helyen módosítja a majd a program használatát, de ezáltal lehetővé is teszi a készletek precízebb nyilvántartását.
A folyamatokban eszközölt változások felsorolása előtt következzék néhány feltétel és elméleti szabály:
- Minden kliensnek (alkalmazás, ScrollMAX_Net, Online_Net, stb.) el kell érnie a legalább a 16363 verziószámot. Ennek hiányában durva anomáliák léphetnek fel a használat közben, mint pl. eltérő készlet mennyiség (mivel a régebbi verziók még a hagyományos módon, a csomagok nélkül akarják kezelni a cikkeket).
- Az alábontás lényege, hogy a háttérben csomagok keletkeznek a bevételezések során. Ezek mennyiségi nyilvántartás esetén észrevétlenül kezdik meg működésüket, a Felhasználónak velük tennivalója nincs.
- Fontos különbség, hogy innentől majd sem a cikkek, sem a csomagok mennyisége nem mehet negatív tartományba. Ezért új rendszerre való átállás (azaz az egyszeri konverzió) előtt a készlet rendbetétele kötelező annak érdekében, hogy a cikkeken nyilvántartott mennyiség ne legyen negatív. Lényeges, hogy a negatív mennyiség kivezetése (pozitív mozgással) a nyomda feladata.
- Az átálláshoz egyeztetni kell egy időpontot, amelynek során mi karbantartásba kapcsoljuk az adatbázist. Ekkor minden kliensnek kötelezően ki kell lépnie a programból a művelet végrehajtása során (nagyjából negyed órára), majd a konverzió végeztével folytathatják a munkát. Ügyelni kell rá, hogy a kliensekre esetleg kötelező frissítés fog érkezni, amelyet nem kerülhetnek el.
Változások, amelyekkel a Felhasználó találkozni fog vagy opcionálisan elérhet:
- A készlet mennyisége nem lehet negatív. Az adminisztrációnak követni kell a valós eseményeket, emiatt nem fordulhat elő, hogy előbb felhasználom és csak később vételezem be a mennyiségeket. A változás oka, hogy a készletmozgások során a háttérben csomagok keletkeznek és azok mennyisége nem mehet 0 alá. A bizonylat rögzítések során is jelzi a rendszer, ha bármelyik készlet a módosítással negatív tartományba zuhanna.
- A bizonylat tételeken nem lehet negatív mennyiség. A bizonylat mozgásnem iránya határozza meg a készletmozgás irányát. Ez azt jelenti, hogy ha egy bevételezési bizonylat pozitív irányú mozgás, akkor azzal a készletet csak növelni lehet, csökkenteni nem. Gyakori módszer volt, hogy a hibás bevételezést egy pozitív irányú bevételezési bizonylattal módosították úgy, hogy a bizonylat tételen a cikk mennyiséget negatív előjellel vették fel. Alábontott készletnél a Mozgások törzsben ellentétes párokat kell létrehozni ellentétes irányokkal. Bevételezés (pozitív) - Hibás bevételezés (negatív). Felhasználás (negatív) - Téves felhasználás (pozitív), Leltár többlet (pozitív) - Leltár hiány (negatív).
- Egy bizonylaton nem lehet 0 a mennyiség - hiszen a bizonylat valamilyen mennyiségi változást eszközöl. (Megjegyzés: előfordulhatnak nagyon ritka technikai kivételek, jellemzően akkor, amikor mi eszközölünk beavatkozásokat a háttérben. Pl. átárazást biztosító bizonylat, ahol a készlet mennyisége nem változik).
- Egy-egy cikknek két típusa lehet: mennyiségi nyilvántartásos és sarzsos. Fontos, hogy míg előbbi esetben a rendszer a háttérben kezeli a csomagokat, a sarzsos esetén minden műveletnél konkrétan meg kell adni, melyik csomagokkal történik a művelet. Ilyesformán mindig szükség lesz a felhasználó általi manuális beavatkozásra. Például 15 kg kiadása esetén össze kell válogatnia, hogy mely csomagokból ál össze a mennyiség (AAY: 10 kg, AAZ: 3 kg, ABA: 2 kg). Ugyanígy a bevételezésnél már megadandó, hogy 1-1 bizonylat sor milyen csomagokat hozzon létre, milyen egyéb jellemzőkkel (külső azonosító, Batch szám, stb.)
- Minden cikk mennyisége a csomagokból adódik össze. A cikk készlet mennyiség mezőjének mennyisége meg kell egyezzen a csomagok mennyiségével (eltérés csak akkor adódhat, ha valaki nem frissített új kliensre, mert azzal összezavarhatja a működést).
- Egy csomag mennyisége csak az eredeti (bevételezéskor megadott) mennyiség és a 0 közötti érték lehet. Ez igaz akkor is, ha csupán a háttérben futnak technikai csomagként.
- A mennyiségi nyilvántartásnál raktárak és rakhelyek megkülönböztetésére lehetőség nincs: A háttérben a technikai csomagok nem azonosíthatóak lokáció szerint.
- Cikkenként van lehetőség a mennyiségi nyilvántartásból sarzsosra váltani. Ez cikktörzsben megtehető egy gombnyomással. A váltás után létrejönnek a csomagok és innentől kezelhetőek a raktárak/ rakhelyek.
- Van lehetőség a sarzsos nyilvántartásból mennyiségire váltani. Ez szintén egy cikkenként választható opció, de a ritkább eset, a kivitelezés kicsit körülményes. Első lépésként a terhelésekről le kell venni a csomagokat, ha magasraktárban vannak, akkor ki kell mozgatni őket kézi raktárba, ha gépre vannak forgatva, ismét szabaddá kell őket tenni. Ezután ki kell vezetni a készleten lévő mennyiséget (teljesen 0-ra vinni). Csak ezután lehet váltani a típust és legvégül bevételezni az eredeti mennyiséget. Váltás utántól megint nincs raktár/ rakhely kezelés. Fontos: erre a leltározás nem jó megoldás, mivel leltár közben egy-egy cikk típusa nem változtatható!
- Új mezők, menüpontok, fülek és oszlopok jelennek meg. A bizonylatok- és a mozgások ablakokban, a cikktörzsben valamint a legtöbb készlettel kapcsolatos lekérdezésben új információk jelennek meg.
- Elérhetővé válnak a csomag információk. Opcionálisan megtekinthető a háttérben futó technikai csomagok története, amiket a program a FIFO elv alapján készletez.
- A leltározás folyamata jelentősen módosul. A leltározás során továbbra is megadhatóak a mennyiségek, de a lezárás (véglegesítés) csak a bizonylatok elkészülte után lehetséges. A mennyiségek a bizonylatolás során kerülnek korrekcióra, ennek kapcsán pedig a leltár altételek a tételek a “Feldolgozva” állapotba. Egy bizonylatra csak a Felhasználó által előre meghatározott számú cikk kerülhet fel (alapértelmezetten 50). Ezzel biztosítja a rendszer, hogy elakadás esetén a többi cikk bizonylata elkészülhessen. A sarzs cikkek leltározásáról itt most nem ejtünk szót, kérjük, hogy olvassa el majd komplett leírásunkat.
- A mennyiségi nyilvántartás esetén a pozitív mozgások mindig új csomagokat hoznak létre a háttérben (nem kell beszerzés jellegűnek lenniük). Felhasználni csak 0 cikk mennyiségig lehetséges.
- Sarzs nyilvántartásnál: új csomag létrehozáshoz (bevételezés) a mozgásnak pozitívnak és beszerzés jellegűnek is kell lennie. A nem beszerzési jellegű mozgások csak egy adott csomagra engednek visszavételezni. Felhasználni róla csak 0, visszavételezni rá csak az eredeti mennyiségig lehet.
