Igénylés, utalványozás és kiadás
Az anyaggazdálkodás a tervezett mozgások nyomon követését és az adott cikk jövőbeli készletváltozásait kezeli. A folyamat a Kereskedelem modul Táska- szerkesztő ablakából indul és a Készlet programban ér véget, de a különböző területeken dolgozó felhasználók minden modulból (pl. Táska kép Anyag gomb) elérhetik és láthatják az utalványokat. Az anyaggazdálkodás három szereplős:
- gyekes;
- anyaggazdálkodó;
- raktáros.
Gyártmánygazda
A folyamatot a gyekes a Táska-szerkesztő Anyagutalvány lapján, az Új terhelés gombbal indítja, megadva, hogy mikorra milyen minőségű anyagból mennyire lesz szüksége. A legtöbbször a gyekes ilyenkor még - a táskához hasonlóan - nem konkrét márkanévet/cikkszámot határoz meg, hanem csak egy minőséget (pl: 'fényes műnyomó'). Bár a a gyekesnek lehetősége van már az igényléskor meghatározni egy konkrét cikkszámot is, ezt csak abban az esetben szererncsés, ha a megrendelő konkrét alapanyaghoz ragaszkodik (pl. utángyártás, sorozat, stb.). Ellenkező esetben feleslegesen köti meg az anyaggazdálkodó kolléga kezét.
Amíg az utalvány állapota Igényelve, addig azt a gyekes szabadon módosíthatja, törölheti. Ha az anyaggazdálkodó azzal már dolgozott, akkor a módosítás csakis a Készlet programban lehetséges. Így a megrendelés változása (példányszám, határidő, alapanyag) esetén a gyekesnek nem elég csak a táskán módosítani, hanem ezekről értesítenie is kell az anyaggazdálkodót, aki vagy módosítja az igénylést, vagy visszaadja azt a gyekesnek módosításra. Bár a rendszeren belül mindenhol az automatikus, külön egyeztetés nélküli információáramlást igyekszünk megoldani, az anyagrendelés kiemelt fontossága és a felelősségi körök elválasztása miatt itt meghagytuk a személyes egyeztetést.
Az anyag igénylése egyike azoknak a Táska teendőknek, amiket a rendszer kezel. A még nem utalványozott táskák listája a Kereskedelmi modul fő ablakán a Feladatok listából, valamint a és a Készlet program Várható táskák menüpontjával is elérhető.
A gyekes felelőssége:
A lehető leghamarabb és a lehető legkonkrétabban jelezze az anyaggazdálkodó felé a várható anyagszükségletet.
Anyaggazdálkodó
Az anyaggazdálkodó az igénylésekből a konkrét cikket megadva anyagutalványt készít. Ha az igényt több különböző cikkszám megadásával tudja vagy szeretné kielégíteni (pl. van megvágott ív is, beigazításhoz olcsóbb anyagot adnam stb,), akkor az eredeti igénylést lemásolva tudja azt megbontani.
A gyekes által indított igénylések azonnal elérhetőek a Tervezett mozgások > Terhelések Új igénylések listájában.
Két állapotot is be tud állítani az igényelt tételek mellé:
Fogadva: két célra használható:
- módosítás elleni védelem, alkalmazása után a gyekes már nem tudja módosítani az igényét a Táska-szerkesztőben.
- az anyag utalványozás előtti ellenőrzés és jóváhagyás jelzésére, ha a táskát/igénylést még valaki átnézi anyagkiadás előtt.
Utalványozva: ezzel a lépéssel konkrét cikket rendel az igényhez. A gomb megnyomása után felugrik a Cikkek ablak, ahol a legalsó sorában megjelennek az igényelt paraméterek, ami alapján meg tudja keresni a megfelelő cikket. A keresett anyag paraméterei automatikusan megjelennek a Cikk keresés ablakban is. Amennyiben a gyekes konkrét anyagot adott meg az igényléskor, az Utalványozva gomb használatakor a Cikkek ablakban az a tétel jelenik meg és nincs szükség további keresésre.
A fogadott és utalványozott tételek lekerülnek az Új igénylések listájáról, így ott midig az aktuális, elintézendő tételek lesznek csak láthatóak. Az utalványozással az adott tag anyag állapota Utalványozott lesz, s a termelési programban automatikusan felveszi a megfelelő színkódot (alapértelmezés szerint cián).
Az anyaggazdálkodó felelőssége:
Az aktuális készlet, az ismert igények és megrendelések alapján biztosítja, hogy a kért határidőre az igényelt minőségű és mennyiségű alapanyag rendelkezésre álljon. A szabad készlet függvényében a táskához az anyagokat lefoglalja és/vagy rendelést indít.
Raktáros
A raktáros két utasítás - a termelési program és az anyagutalványok - alapján kezeli a kiadásokat. Az ablak alján látja a kiadásra váró programozott feladatokat. Ezek alapján tud szűrni az utalványokra, a Kiadás gombbal pedig leveszi a készletről. Ennek megfelelően nyomtatja a raklapcímkét/ vágólapot is. Az utalvány részletekben is kiadható; ha a kiadott mennyiség eléri az utalványozottat, akkor az lekerül az Kiadni listáról. Ezek a változások a Termelési programban is nyomon követhetőek: a tag papír állapota Kiadva, illetve ha a kiadási és a felhasználási méret megegyezik, akkor Megvágva állapotra változik.
A raktáros felelőssége:
A program alapján a kiírt anyag időben történő kiadása.
Anyagrendelés és bevételezés
A beszerzés és megrendelés folyamata három szereplős:
- anyaggazdálkodó;
- raktáros;
- pénzügy.
Anyaggazdálkodó
Az anyaggazdálkodó a tervezett anyagszükséglet és a minimumszintek alapján megrendeli az anyagot, a raktáros pedig a rendelés alapján bevételezi azt. Új rendelést több helyről is tud indítani:
- cikkterhelések;
- terhelések;
- rendelések.
A rendelések bekerülnek egy listába, ahol az állapotuk a beállítások szerint vagy Terv, vagy Rendelhető. Az előzetes foglalást a Foglalva állapottal lehet jelzni. Lefoglalva állapot használatakor érdemes beírni a lap alján található Belső megjegyzés rovatba a foglalás feltételeit.
A Rendelhető állapotban lévő anyagokat a Levél gombbal továbbíthatja a beszállító felé. A program az egy beszállítóhoz tartozó összes megrendelést felveszi, amiből a megrendelni nem kívánt tételeket az Eldob gombbal eltávolíthatja. A megrendelés a sablonok alkalmazásával több nyelven is történhet. Sablonokat a Törzsadatok> Beállítások> Rendelés sablonok menüpontban tud létrehozni.
A megrendelő levél lezárásával a tételek átkerülnek a Megrendelt listába.
Raktáros
Beszállításkor a raktáros a megrendelés alapján a Beérkeztetés gombbal a pontos mennyiség és számlaszám megadása után automatikusan készletre veszi az anyagokat. A bevételezés több tételben is történhet; ha a bevételezés során rögzített megnnyiség elérte a megrendeltet, akkor a rendelés kikerül a Megrendelt tételek listájáról.
Pénzügy
A Pénzügy modul Bejövő számlák rögzítésénél lehetőség van az Anyaggazdálkodás modul rendelései alapján történő rögzítésre: a szállító kiválasztása után a szállítólevél számot megadva a program kilistázza az az alapján történt bevételezéseket és a hozzájuk tartozó megrendelésben szereplő árat. Amennyiben ezek egyeznek a számlán szereplő értékekkel, akkor a rögzítéskor már jóváhagyott állapotra is lehet állítani.
