A ScrollMAX rendszerben a cikkszámokat a program automatikusan, egy három szintű struktúra alapján, szigorú sorszámozással képzi. A cikkszám meghatározza, hogy az adott cikk a cikkcsoport rendszerben hova tartozik, ezzel megkönnyítve a későbbi kereséseket, listázásokat, csoportosításokat.
A cikkszám 10 számjegyből áll. Az első 6 karakter a Főcsoport – Alcsoport – Alalcsoport kétjegyű kódja, míg az utolsó 4 az adott alcsoportban kiadott sorszám. Ezek alapján a rendszerben 99 főcsoport lehet, ami alá 99 alcsoport tartozhat, ami további 99 alalcsoportra bontható, s minden csoportba 9999 cikk tartozhat. A cikkszámot a program az új cikk létrehozásakor generálja, ezt a későbbiekben csak nagyon körülményesen lehet megváltoztatni.
Mivel a cikkszámot a legalsó szintű cikkcsoport is meghatározza, így új cikket csak az Alalcsoport alá lehet rögzíteni.
A jó cikkszám struktúra a mindennapi felhasználás során nagyon sok segítséget jelenthet, míg egy rosszul kialakított akár még nehezítheti is a munkát. Ezért szeretnénk egy pár tanáccsal segíteni:
- a cikkcsoportok kialakítása a felhasználás szerinti csoportosítást kell követnie, s nem a későbbi statisztikák, esetleg főkönyvi nyilvántartást. Olyannak kell lennie, hogy bármelyik felhasználó egyértelműen és gyorsan meg tudja találni a keresett tételt úgy, hogy a fa struktúrákban egyre lejjebb lépve szűkíti a cikkek listáját:
ahhoz, hogy egyben lehessen listázni az összes papír típusú cikket, meg lehet adni cikkszám-tartományokat;
a főkönyvi megfeleléshez, típus szerinti listázásokhoz használhatóak a cikknél megadott paraméterek, törzsadatok
- az alcsoportok kialakítása mindig a szerint történjen, ahogy felhasználásnál is a fontosabb paraméterek alapján választ. Általában egy papír grammsúlya meghatározóbb, mint a mérete, elsősorban 90 g/m2-s fényes műnyomót keres a felhasználó, s csak aztán érdekes, h abból milyen méretek és szálírányok érhetőek el.
- igyekezzen lehető legjobban kihasználni a hármas szintet:
ne legyen olyan alalcsoport, ami alatt több száz cikk lesz (pl. Kiemelt anyagok > Papírok > Műnyomók, s ez alatt az összes márka, grammsúly, méret és szálírány;
ne legyenek olyan Főcsoportok, amik alatt csak nagyon kevés cikk lesz (pl. Ofszet lemez > Ofszet lemez > Ofszet lemez, s ez alatt 2-3 cikk);
- új struktúra kialakítása előtt szánjon időt a cikkcsoport struktúra megtervezésére! Érdemes a csoportokat úgy kialakítani, hogy a hasonló jellegűek egymás után következzenek.
ha 01 főcsoport a Fényes műnyomó, s a következő 02 a Matt műnyomó, akkor a 01-02999999999 cikkszámtartománnyal megadásával a listázásokban, statisztikákban egyszerűen lekérdezheti az például összes műnyomó felhasználást;
létrehozhat üres főcsoportokat is, ami alá induláskor nem kerül semmi. Ezeket a későbbiekben igény szerint fel tudja használni;
Példa
Vegyünk például egy hagyományos termékstruktúrával rendelkező íves ofszet nyomdát:
A két legnagyobb mennyiségben használt kiemelt anyag a műnyomó és az ofszet papírok. A műnyomó papírok viszont további két nagy alcsoportra, a fényes és matt műnyomók oszthatóak. Ha a főcsoportnak Műnyomót, az alcsoportoknak Fényes és Matt műnyomót adnánk meg, akkor ugyan tudunk tovább szűkíteni, de ezzel elveszítünk egy szűrési szintet. E helyet, ha már a főcsoportnak Fényes műnyomót és Matt műnyomót adunk meg, akkor mind a kettő alatt lesz még lehetőségünk két további szint létrehozására.
A következő, második szint jellemzően a grammsúly lesz, mivel elsődlegesen fényes műnyomót keresünk (pl. 01 főcsoport), s azon belül 115 g/m2-t (pl. 0103 alcsoport). Ha ezen a szinten állunk a fa struktúrában, akkor az alsó cikk listában látjuk majd az összes 115-s fényes műnyomót. A harmadik, legalsó színt a méret lesz, azaz ezt a listát egy kattintással tovább szűkíthetjük csak a B-s méretű 115-s fényes műnyomókra.
Tippek:
- a program a cikkcsoportokat vagy a felvitel (azonosító) szerint, vagy ABC sorrendben jeleníti meg. Az utóbbi esetben a "90" a "115" után következne, ezért a 100 alattiakat érdemes "090 g/m2"-ként (vagy szóközzel kezdve) felvinni
- harmadik, méret szinthez érdemes méret-kategóriákat, s nem konkrét méreteket megadni. Ha külön van a B/1, B/2 és a B/3, akkor előfordulhat, hogy a felhasználó nem ellenőrzi a kisebb méreteket, amikor papírt keres a munkához, s mindig nagy ívből indul ki, azt rendel.
- a nem sztenderd méreteket (eselékek, nagyon eltérő méretek) érdemes egy csoportba tenni. A csak kis mértékben eltérőeket (pláne, ha azok 1-2 cm-rel nagyobbak), akkor nem érdemes külön csoportba tenni őket. Azaz a méretnél a B-s csoport a B/1 méretet, az ahhoz közelit, illetve az abból felezett, negyedelt méreteket jelenti.
Ezek alapján a cikkcsoport struktúra az alábbiak szerint nézne ki:
01 Fényes műnyomó
0101 080 g/m2
010101 B-s méretek
010102 64x90 méretek
010103 A-s méretek
010104 Eselék, egyéb
0102 090 g/m2
010201 B-s méretek
010202 64x90 méretek
010203 A-s méretek
010204 Eselék, egyéb
0103 115 g/m2
....
02 Matt műnyomó
0201 080 g/m2
020101 B-s méretek
020102 64x90 méretek
020103 A-s méretek
020104 Eselék, egyéb
0202 090 g/m2
...
03 Ofszet
0301 080 g/m2
030101 B-s méretek
030102 64x90 méretek
030103 A-s méretek
030104 Eselék, egyéb
0302 090 g/m2
A többi cikkcsoport már tényleg attól függ, hogy az adott nyomdában mennyire gyakori. Ha sok kartont használnak (csomagolóanyag gyártás), akkor azokat érdemes lehet külön Főcsoport alá tenni, míg ha nem annyira jellemző, akkor vagy a megfelelő grammsúly kategória alá a műnyomó és ofszet kartonokat, a többit az Egyéb papírok főcsoportba.
Ugyanez vonatkozik például a borítékokra. Ahol a termékstruktúra fontos része a boríték nyomás, ott érdemes lehet ezeket egy főcsoportba tenni (pl. Borítékok > Méret > Ablak, vagy záródás), de ahol ez nem jellemző, ott ezek is mehetnek az Egyéb papírok főcsoport alá.
FSC
Az FSC anyagokat nem érdemes külön Főcsoportba tenni. Egyrészt, a cikk adatainál megadható FSC kapcsolóval ezek – bárhol is találhatóak – könnyen kezelhetőek, másrészt, ha sürgősen kell anyag, akkor nem árt, ha a nem FSC-s papírokkal együtt ezek is látszanak.
Idegen tulajdonú anyagok
Az Idegen tulajdonú anyagokat viszont mindenképpen külön cikkszámon, s így érdemes külön Főcsoport alatt is tartani, hogy lehetőleg minél kevésbé keveredjen a saját készlettel, illetve hogy az elszámolások, kimutatások is könnyebben elkészíthetőek. Az alcsoportokat attól függően kell kialakítani, hogy mennyire gyakori az idegen készletre gyártás, hány megrendelő rendel így, s nekik mennyire sokféle anyaguk van. Ha ezek az esetek nem jellemzőek, akkor a legegyszerűbb lehetőség:
XX Idegen készlet
XX01 Első megrendelő cikkei
XX0101 Első megrendelő műnyomója
XX0102 Első megrendelő ofszetje
XX02 Második megrendelő cikkei
Ha az cikkek/megrendelők száma nagyobb, akkor érdemes lehet a cég neve mellett már második szinten megadni az anyag kategóriát, s akkor a harmadik, alalcsoport szinten még tovább lehet bontani a listát.
Cikkek
Az így létrehozott cikkszám struktúra alá kerül be a tényleges cikkek listája, a saját további egyedi tulajdonságukkal. Ezek a tulajdonságok (például az íves papíroknál szálírány) nem kerül be külön cikkcsoportba, mivel ezzel egyrészt nagyon szétdarabolnánk a struktúrát, másrészt sok esetben hasznos, ha ezeknek a cikkeknek az aktuális készletét közvetlenül egymás mellett látjuk.
Az, hogy mik lesznek külön cikkek, egyszerűen meghatározhatjuk: azok, amiket a felhasználás során valamilyen paraméter alapján megkülönböztetünk. Azaz nem kell külön cikkszám, ha
- ugyanazt a terméket másik beszállítótól vásároljuk. (Ez majd a cikk bizonylataiból, a cikk történetéből úgyis kiderül);
- ha az adott terméket bármikor keverhetjük egy másikkal. Ilyen például a beszállítónként külön nevesített, de gyakorlatilag ugyanarról a cikkről van szó. (Az ilyeneket érdemes a cikk leírás mezőjében fel is sorolni);
