0. lépés: leltár hiány mozgás létrehozása
Törzsadatok menü alatt a mozgások menüben létre kell hozni egy leltár hiány mozgás nemet, ha még nincs. Általában LH a jele, készletet csökkenti, plusz információt nem kér és nem beszerzés jellegű.
Új leltár indítása
Listázások --> Leltár --> Új leltárív gomb megnyomásával kezdődik a leltár. Ekkor a program létrehoz egy új nyitott leltárívet, ami azt jelenti, hogy az adott pillanatban létező összes cikket lemásolja az aktuális készlettel együtt.
Egyszerre csak egy nyitott leltár lehet, ezért a leltárív létrehozása után a gomb szürke (inaktív) lesz. Ezzel együtt a nyitott leltár módosítása gomb aktív lesz.
Leltár megnyitása megtekintésre
A Megnyitás gomb segítségével az aktuális nyitott leltárt, de korábbi lezárt, vagy akár törölt leltárt is meg lehet tekinteni.
Nyitott leltár törlése
A Törlés gombbal lehet nyitott leltárt törölni (biztonsági kérdés után), ilyenkor a leltárra rá kerül egy törölt címke, így később is megtekinthető a Megnyitás gombra kattintva. A cikkekre semmilyen hatással nincs a leltár törlése, a készlet nem változik meg.
Nyitott leltár módosítása
A leltár íven a talált oszlopban látható épp mennyit találtak meg a leltár során az adott cikkből. A következő oszlop mutatja a leltár létrehozaskor aktuális készlethez viszonyítva az eltérést. A talált oszlop alapban mindenhol nullát tartalmaz.
A program várja, hogy a talált értékek minden egyes cikkhez bekerüljenek. Ahogy ez történik az alsó log táblázat folyamatosan töltődik a beviteli események történelmével.
Talált anyag rögzítése
Két féle módon lehet a talált anyag mennyiségét bevinni:
- ha megegyezik a készlettel, akkor az Egyenlő gombbal vagy az F12-es gyorsgombbal.
- ha részmennyiségről van szó, vagy a készlettől eltérő a meglelt mennyiség, akkor a Talált mennyiség beviteli mezőbe kell beírni, majd a Hozzáad gombbal rögzíteni.
Tipp: A talált mennyiséghez bevitt szám általában pozitív, csak akkor lehet negatív, ha egy talált anyagról később kiderül, hogy még sem az aminek látszott. Ilyenkor negatív számmal lehet elvenni a talált mennyiségből a hibásan bevitt adatot.
Egy-egy bevitelhez megjegyzést is lehet fűzni, ha szükséges.
Eltérések megtekintése
Eltérés gomb egy ablakban megjeleníti azokat a cikkeket, amiknél eltérést hozott ki a leltár, ezt külön ki is lehet exportálni.
Új cikk leltár közben
Ha a leltár új cikket talál, vagy éppen akkor érkezik, ezt az Új cikk gombbal lehet létrehozni. A gomb hatására a cikktörzsbe dob a rendszer, ahol az eddig megszokottak szerint lehet az új cikket felvenni.
Leltár véglegesítése
Ha minden cikkel foglalkozott a leltár, vagyis sehol sincs a talált oszlopban nulla, csak ott, ahol valóban nulla a készlet. Akkor következhet a leltár lezárása, ez a Véglegesítés gombra kattintással lehet megtenni.
A véglegesítéshez alkalmazandó bizonylat típust a lenyíló segítségével lehet kiválasztani. A nulladik lépésben létrehozott leltár hiány mozgást ezen a lenyílón kell megkeresni és kijelölni. A mozgás alatt a leltár zárás dátumát lehet megadni. Az Ok gomb után még két biztonsági kérdés következik. Ezek után a leltár lezásra kerül a következő módon: a program minden egyes cikken végig megy, és ahol eltérést talált a leltár, ott az eltérés mennyiségéről a megadott típusú bizonylatot rögzíti a cikkhez. Ha a leltár megkezdése és véglegesítése között nem történt mozgás az adott cikken, akkor a cikk készlete meg fog egyezni a talált mennyiséggel.
Hasznos tudnivalók
- a leltár közben ha szükséges történhet cikk mozgás, mert a leltár végén az eltérés lesz lebizonylatolva. Ennek ellenére tanácsos a leltárt inkább inaktív időszakban rövid idő alatt elvégezni.
- a nyitott leltár ablak becsukása nem változtat semmit a készleten és a leltáron. A véglegesítésig később is ki lehet nyitni és ugyan ott folytatni a munkát.
- több gépen egyszerre is történhet a leltár. A bevitt adatok egymásra találnak. Vagyis ha ugyan abból a cikkből több helyen is találnak készletet, akkor ezek összeadódnak. Az eltérés az induló készlet és az összes helyen bevitt mennyiségek összegének különbségét fogja mutatni.
- Frissítés gombbal lehet a több helyen zajló leltár adatait a saját gépen is megnézni.
- ha csak próbából lett a leltár elindítva, akkor azt törölni kell. Ellenkező esetben a véglegesítés le is nullázhatja a készletet.
- ha olyan bizonylattal véglegesítjük a leltárat, ami nem változtat a készleten, akkor a leltár ugyan lezárásra kerül, de a cikkek mennyisége nem fog változni, ami gyakorlatilag feleslegessé teszi a letár alatt végzett munkát. Nem tanácsos ilyen mozgást választani.
- a véglegesítéshez kiválasztott mozgás, akár csökkentheti , akár növelheti is a készletet. A program a mozgás irányát figyelembe véve fogja a bizonylatra az eltérést felvinni, így a végeredmény így is, úgy is jó lesz.
- a véglegestíés végén a program kiírja, hogy melyik számú bizonylaton törétént az eltérések rögzítése. Ezt a bizonylatot a listázása alatt meg is lehet találni, mint bármely más módon létrejött bizonylatot. Illetve a cikkek bizonylatai között is szerepelni fog.
