Egy cég a működése során sokféle fájllal dolgozik: a produkciós pdfek mellett szerszám rajzok, minták, ellenőrzésre, jóváhagyásra szolgáló anyagok, mindenféle címkék mellett különböző dokumentumok, táblázatok, beszkennelt termékdíj nyilatkozatok, szállítólevek, számlák gyűlnek a munkaállomások, szerverek könyvtáraiban. Van, amelyiket egyszer elmentünk, évekig őriznünk kell és soha sem nyitjuk meg. Van, amivel folyamatosan dolgozunk, de a munka befejezése után törölhetnénk is. De ezek között lehet olyan, ami pár héttel, hónappal később mégis fontossá válik.
Sokszor egyértelmű, hol, hogyan tároljuk ezeket a fájlokat. A beszkennelt szállítóleveleket havonta új mappába, a szállítólevél száma alapján elnevezve gyűjthetjük, a kapott e-számlákat egy külön archivált könyvtárba iktató szám alapján menthetjük. A gond általában az egyes munkákhoz kapcsolódó fájlokkal van. Kapunk egy rajzot az árajánlatkéréshez, ami alapján szerszámot tervezünk. Ezt hónapokkal később – akár más névvel – megrendelik, s ekkor ezekre újra szükség van.
Ilyenkor a legelső ötlet általában a partner neve szerint létrehozni a könyvtárakat, s úgy tárolni a fájlokat. Ha kevés megrendelővel állunk kapcsolatban, sok újragyártásunk van – és csak pár kolléga foglalkozik a fájlokkal – működőképes is lehet. Ott, ahol sok megrendelő van és sokan kezelik a fájlokat, ez már többször okozhat gondot.
Ilyenkor a feladat, cél szerinti csoportosítás szokott segíteni, pláne, ha van hozzá valamilyen nyilvántartó rendszer is. A beérkező ajánlatok, táskák, szerszámok, klisék stb. mind egy egyedi azonosító számot kapnak, ami segítségével logikus rendszer alakítható ki. Ráadásul ez a módszer még automatizálható is: a program az új táska, TMK- vagy hibalap, szerszám, partner stb. rögzítésekor a megadott fő könyvtárban a létrehozza a könyvtárat, akár sablon alkönyvtárakkal együtt.
Amíg egy adott táska softproofját vagy egy szerszám vektoros fájlját keressük, ez az azonosító alapján létrehozott struktúra jól működik. A gond akkor van, ha tudjuk, hogy valahol már megvan egy keresett pdf, de hogy az a megrendelővel kapcsolatban hol lehet, már nem. Ilyenkor talán egy fájlnév alapján történő keresés segíthet, csak ez elég lassú, s nem is biztos, hogy minden fájl közös meghajtón van. Pláne, ha azokat idő közben már archiváltuk is.
A ScrollMAX rendszer fájl kezelése a két módszert ötvözi. A program a fájlokat az azonosítójuk szerint létrehozott könyvtárakba menti, de ezekről az adatbázisában nyilvántartást is vezet. Mivel ezek a fájlok mindig kapcsolódnak valamihez, e logika alapján többféle rendezési, keresési módot is meg tudunk valósítani, kiegészítve egy sor extra, a sima fájlrendszerben nehezen megoldható funkcióval:
-
a program az táska, ajánlat, szerszám, cikk, partner stb. (tétel) létrehozásakor automatikusan legenerálja a megadott könyvtár struktúrát, így ezek nem csak egységesek lesznek, hanem azonnal használhatóak is.
-
a tételhez kapcsolt fájlok listájára egérrel rádobva a fájlt fel is másolja a helyére. Ide akár e-mail mellékletből is rá lehet húzni, nem kell előtte lementeni.
-
és ha már e-mail: akár komplett e-maileket is tudunk menteni. A levelező programból a fájl listára húzva az üzenetet azt fájlba exportáljuk, majd felmásoljuk a megfelelő könyvtárba. (Ez a funkció e-mail kliens függő.)
-
a fájl listánk könyvtárakat, webes linkeket, parancs ikonokat is tud kezelni, így például egy felhős tárhelyen lévő dokumentumot sem kell letölteni azért, hogy azt nyilván tudjuk tartani.
-
szemben a hagyományos fájlkezelőkkel, a tételhez tartozó, de a különböző könyvtárakban – vagy akár gépeken – lévő dokumentumok egy listában láthatóak.
-
a Scroll MailBot által a felhőben archivált e-mailek is a CRM bejegyzések fájl listájába kerülnek.
-
a QR kódos szállítólevél feldolgozónk is a felhőben menti el a beszkennelt bizonylatokat és azokat a szállítólevél fájljainál teszi elérhetővé.
A dokumentumok kezelése a megszokott módon történhet:
-
dupla kattintással a program a fájlt vagy könyvtárat megnyitja, a linket betölti;
-
a listából húzva a fájl más programba betölthető, e-mailbe csatolható vagy más helyre másolható;
-
a fájlt tartalmazó mappa és a tétel fő könyvtára egy gombnyomással megnyitható;
-
a fájl elérési útja egy kattintással a vágólapra másolható;
-
a ScrollDrive szolgáltatásunkkal egy kattintással külső partnernek is leküldhető!
Mivel egy cégnél minden, a számítógéppel dolgozó kolléga egyébként is használni szokta a ScrollMAX rendszer valamelyik modulját, így ez a központosított fájl kezelés mindenki számára elérhető és könnyen használható.
Amikor a munka során új, mentendő dokumentum készül vagy külső forrásból érkezik, akkor azt a kolléga a megfelelő tétel (táska, szerszám stb.) listájára rádobja. A program – ha még nem létezik – létrehozza könyvtárat, felmásolja a helyére a fájlt és rögzíti a nyilvántartásba. A legtöbb esetben ezekre a fájlokra később azért van szükség, mert azokkal valamilyen feladat van. Ezeket a feladatokat legtöbb esetben vagy a ScrollMAX valamelyik feladat listája tartalmazza (pl. Folyamat vagy Előkészítés lista), vagy az ott lévő információk alapján merül fel. És ilyenkor a munkához szükséges fájlok csak egy kattintásnyira vannak. Például ha az operátor a Folyamat modulban a következő feladathoz ér, egy kattintással megnyitja a táska fájljait és onnan csak áthúzza az előkészített pdf-t a nyomtató Job Listjébe. A szerszám vagy klisé rendelésnél a már kapcsolt fájlokat elég csak kijelölni és a program már csatolja is a megrendelő levélhez. Bejövő számla rögzítésekor a kapott e-számla pdf – vagy beszkennelt normál – egy gombnyomással a rögzítés során előhívható és onnan az adatok akár át is másolhatóak.
A fájl kezelésünk fő részei:
Fájl típus beállítások: első lépésként hozza létre az egyes tételek fő könyvtárát a megfelelő – több felhasználó esetén lehetőleg hálózati meghajtón – gépen, majd ezt állítsa be a törzsadatoknál. Itt megadhat alkönyvtárakat is, valamint azt, hogy a tétel létrehozásakor a program az üres könyvtár(ak)at legenerálja-e;
Fájlok modul: beépülhet az adott tétel szerkesztőjébe (pl. Táska szerkesztő) vagy külön ablakon is megnyílhat. Itt fájlokat lehet csatolni, a közös helyre felmásolni, azokat elérni, küldeni stb.
Fájlkereső: a ScrollMAX rendszer különböző helyein rögzített fájlokat lehet különböző szempontok alapján keresni, listázni.
Gyűjtő lista: az aktuális munkához szükséges fájlok felhasználónkénti saját listája, a mindennapi munka egyszerűbbé tételéhez.
