Ebben az újdonságban két nagyobb fejlesztésünkből jött létre komplett folyamat: az egyik a szkennelt szállítólevelek azonosításáról, a másik a szállítólevél alapján történő számlázásról szólt. A két rész természetesen külön is használható, de így egyben, egymást kiegészítve tud a rendszer a leghatékonyabban működni.
-
A műszak/nap végén, de legkésőbb másnap reggel a leadott szállítóleveleket kb. 25-50 oldalanként beszkennelik és feltöltik legújabb robotunknak.
-
A robot a lapok alján található QR kódok segítségével a pdf dokumentumot szétválogatja, az egy szállítóhoz tartozó oldalakat összefűzi és elmenti a felhős tárhelyünkre. A pdf fájlt a szállítólevél Fájlok listájába felveszi és a szállítólevelet Ellenőrzésre vár állapotúra állítja.
-
A Szállítólevél visszaérkeztetéshez bekerült a kapcsolt fájlok listája, ami egy új funkcióval is kiegészült: a program a pdf dokumentumokat és a grafikus fájlokat a programon belül is megjeleníti. Így az ablak egyik oldalán az átvett, beszkennelt szállítólevél, a másik oldalon az átvétellel kapcsolatos adatok rögzítésére szolgáló felület látszik. Az új Mentés és következő gombbal pedig a program automatikusan betölti a következő, ellenőrzésre váró szállítót. Így gyorsan elvégezhető a feltöltött szállítólevelek ellenőrzése. (S mivel a pdf fájlok is a felhőben vannak, ez a feladat egy másik telephelyről, vagy akár otthonról is elvégezhető.)
-
A Pénzügy > Kimenő számlák > Szállítólevélből menüponttal a – normál esetben – Ellenőrzött szállítók alapján generálja le program a számlát. (A szállító visszaérkeztetése nem kötelező, ilyenkor a szállított mennyiséget használja a program az átvett mennyiség helyett.) Természetesen egy számlára több szállítólevél összevonható.
-
A program a szállítóhoz kapcsolt beszkennelt képeket automatikusan a kimenő számlához is kapcsolja, amit e-számla esetén hozzá is fűz a hitelesített és a megrendelőnek elküldött pdf fájlhoz.(Azaz az első lépésben ömlesztve beszkennelt és feltöltött szállítólevél a folyamat végén a számla mellékleteként automatikusan eljut a megrendelőhöz is.)
-
Az automatikusan kezelt állapot segítségével könnyen számon tarthatóak a még le nem adott, nem ellenőrzött, illetve a még ki nem számlázott szállítólevelek.
Ezzel azon a problémán nem segítünk, amikor a szállító külsős cég, és csak egy hét múlva jár megint felénk, és csak akkor adja le az aláírt dokumentumokat. Ezért a feldolgozást kombináltuk a másik kedvelt robotunkkal, így a szállítólevelek e-maillel is beküldhetőek a rendszerbe!
-
az e-mail Címzettjének a nyomda ScrollMAX MailBotjának kell lennie;
-
a Küldő e-mail címének benne kell lennie a Felhasználók törzsében, akár inaktívként;
-
a Tárgy mezőben szerepelnie kell a #SZL (mint szállítólevél) kódnak;
-
a Csatolmányban pedig jöhet a mobillal lefotózott szállítólevél.
Kapcsolódó leírások:
