Többlet példány
A többletpéldányok kezelésének kérdése egy régi probléma. A megrendelt mennyiségen felül akár 5-6%-os plusz példányszám keletkezik. A program segítségével ennek okára rávilágítunk és segítséget adunk, valamit megoldást kínálunk a többletpéldányok értékesítésére is. Tapasztalatunk szerint az eddig keletkezett szükségtelen példányszámokat kétféleképpen kezelték a nyomdák: vagy ingyen odaadták a megrendelőnek, vagy megsemmisítették azokat.
A többletpéldány kezelés a gyártáselőkészítő feladata. A Táska-szerkesztő program segítségével pontos információkat és utasításokat tud adni a többletpéldányok kezelésével kapcsolatosan. Ennek a feladatának a szállítás időpontjáig kell eleget tennie, mivel a többletpéldányok számlázási is szállítási feladata így még egy gombnyomással kezelhető. Amennyiben a megrendelt példányszám kiszállításának időpontjáig nem lett egyeztetve a többletpéldányok sorsa, akkor a számlázással és szállítással kapcsolatos információkat utólag, külön kell rögzítenie.
A folyamathoz tartozik elvégzendő Feladat és két új értesítési lehetőség is, amik segítik a hatékony ügyintézést.
- a partner törzsadataiban már megjelölheti az ügyfél általános többletigényét, amit aztán szükség esetén táskánként megváltoztathat;
- a többletpéldányok tartozik egy új Feladat, amit az Egyeztetés cellából és a jobb oldali gombsorból kezelhet;
- az Egyeztetés cellában tett beállítások közül néhány esetben lezárásra kerül a feladat;
- ha a többletpéldányhoz tartozó feladat már le van zárva, de az Egyeztetés beállítása megváltozott, akkor a feladat aktív lesz;
- az Egyeztetés alatt kiválasztott információ rákerül a táskaképre;
- itt kell megadni a többletpéldányokra érvényes árat százalékban és a mennyiséget;
- az ár megadását követően egy gombnyomással a számlázásra váró tételek közé teheti azt, az esetlegesen hozzá tartozó termékdíjjal együtt;
- a szállítással kapcsolatos név és cím is itt kerül megadásra. Abban az esetben, ha a megrendelő részére kell szállítani csak egy kijelölést igényel, ezzel is gyorsítva az ügyintézést;
- az üres cellában adhatja meg az illetékes kollégáknak a többletpéldányok csomagolását érintő utasításait, ami részükre csak olvasható és nem szerkeszthető;
- a Módosítás gomb segítségével a csomagolást végző felhasználó tud üzenetet küldeni a Gyekes részére;
- az elszállításukkal kapcsolatos ügyintézés is egy gombnyomással történik, a Diszpóra gombbal alkalmazásával felugrik a szállítási ablak, amely ki van töltve a példányszámmal és a szállítás napjával, ami pedig megegyezik a megrendelt példányszám szállítási napjával;
- és ugyan ez érvényes a számlázási információkra is.
Ha a Gyekes lezárta a feladatot, mert nem egyeztetett a megrendelővel, de még nem tudta megmondani, hogy igényt tart e a többletpéldányokra és a csomagoláskor jelzik a többletet, akkor automatikusan visszakerül a feladat a táskához, a Gyekes pedig rendszerüzenetben értesül a helyzetről.
