Az első lépésként a kiválasztott megrendelő kapcsolattartóját kell meghívni a Printportálra. Ezt a Partnertörzs/Nevek fül/ PP kapcsolás gombbal lehetséges. Fontos, hogy a kapcsolattartóhoz legyen beállítva helyes e-mail cím, hiszen arra küldi a program a regisztrációhoz szükséges linket és egyéb adatokat.
Beállítható, hogy a kapcsolattartó milyen jogosultsággal rendelkezzen és ezáltal mit és mit ne lásson a Printportálon a partner. (pl. a pénzügyes és grafikus is más beállításokat igényel majd.)
Cégadatok: Bekapcsolva tud az adott kontakt meghívót küldeni, (amivel kap jogosultságot a belépéshez) címeket és más kontaktokat a hozzájuk tartozó jogokat törölni és módosítani. Akinél nincs bekapcsolva az a Printportálon nem is látja a partnerek listáját.
Ajánlatok: Bekapcsolva az összes ajánlatot fogja látni a Printportálon, maximum addig amíg a láthatóságát be nem állítják. (erről lentebb a PP V2 beállításoknál lesz szó) Kikapcsolva csak a saját ajánlatait amelyeket megkapott.
Aktív táskák: Bekapcsolva szintén addig láthatóak a táskák a Printportálon, amíg be nem állítják, illetve, ha a táskához kapcsolódik aktív Anyagleadás táska feladat és ő az anyagleadó vagy a cégnél megvan az Anyagleadás jogosultsága stb. Erről bővebb információ az ellenőrzés gomb>aktív táskák fül alatt található.
Anyagleadások: Ugyanazon az elven működik mint az aktív táskák. Bepipálva minden megrendelt tételt látni. Kikapcsolva pedig csak azokat a megrendeléseket jeleníti meg a Printportálon amelyekhez még grafikát kell feltölteni.
Imprimálások: Bekapcsolva jóváhagyhat, kikapcsolva csak a megrendelések között azokat látja ahol jóváhagyás szükséges.
Számlák: Ezt a jogot elvéve nem tekinthetőek meg a számlák.
E-számla értesítés: Jog bekapcsolásakor ha e-számla készül, akkor e-mailen értesítést küldünk, egy letöltő linkkel együtt. Akkor is küldünk értesítést, ha a Printportálon a Partnerek menüpontban új kontakt rögzítésre kerül és e-számla joggal rendelkezik. Nem feltétele a PP kapcsolat!
Diszpók: Bekapcsolva az adott partner összes táskájának a diszpóját fogja látni, kivéve az alvállalkozói típusút. Amennyiben nincs bekapcsolva ez a jog, úgy csak azon diszpók (kivéve alvállalkozó típusúak) jelennek meg, amelyeknél kapcsolattartóként lett beállítva.
Jogosultságok:
Általános>Beállítások>Felhasználók>Jogosultságok fülön találhatóak a Printportálhoz tartozó jogosultságok.
Ami viszont még szorosan idetartozik, hogy ha az automatikusan csatolt megrendelést nem szeretnénk megjeleníteni pl. a gépteremnek, előkészítőknek stb. hiszen ebben árat is találunk, akkor ezektől a felhasználóktól az alábbi jogosultságokat kell elvenni:
Scroll/ Táskát módosíthat
Számlázás/Proforma számlát készíthet és Vevői számlát készíthet
PP beállítások:
- Általános>Beállítások>PP V2 beállítások fülön lehet feltölteni ÁSZF-et és a Logo fájlt.
- E-maileknél a válasz e-mail cím kitöltése nagyon fontos, hiszen ha nincs kitöltve, akkor a válasz levelek partnerektől nem érkeznek meg.
- Megadható, hogy hány napig látszódjanak az ajánlatok és megrendelések a Printportálon. Ezáltal a lejárt idejű ajánlatot, már nem tudja megrendelni a partner.
- Rendelésnél minimum átfutás: Ahogy a nevében is benne van, egy minimum átfutási időt kell megadni, ezt anyagleadástól számolja, amit beállít a partner a megrendelés leadásakor. Pl. Ha a 2 napot állítunk be, de a megrendelő mégis másnapra szeretné nem tudja bejelölni, ezért egy megjegyzés rovatba írhat.
- Alul a Visszaigazoló levélen fájlfeltöltés link opciót választva megjelenik a Fájl feltöltés gomb, amennyiben a táskából kerül kiküldésre a visszaigazolás. Erre kattintva pedig a Printportálra irányít, és pontosan abba a megrendelésbe táskaszámmal, ahonnan a nyomda kiküldte a visszaigazolást. Így akár a levélből is feltölthető a nyomdakész állomány.
- Gépindulást kérhet kapcsolóval szabályozható ennek az opciónak a láthatósága.
- Verziók megjegyzése külön nyílik meg kapcsolóval pedig az ajánlathoz tartozó megjegyzés részben lévő szöveg elrejtése vagy megjelenítése lehetséges.
Kérdések
Ezen a fülön beállítható, hogy a megrendelés leadása során milyen kérdéseket tegyen fel az ügyfélnek, melyek megjelennek a Printportál felületén a megrendelés leadása során. (Példa: fényes vagy matt műnyomó, vagy a szállítást ki intézi?)
A kérdések típusát tekintve 5 féle lehet, és fontos, hogy ezeket a létrehozáskor kell megadni, később már nem változtatható, illetve a rendszerből törölt kérdést a program akkor sem teszi fel, ha az adott árajánlat elkészítésekor az releváns lett volna.
Mindig megjelenik: minden megrendelésen fixen rajta van. (Példa: ki végzi a szállítást)
Választható: az ajánlatközlő levél készítésekor hozzárendelheti az adott verzióhoz a kérdést. Ha az ügyfél azt a verziót rendeli meg, akkor ez a kérdés is megjelenik.
Partnerhez kötött: csak a Feltételeknél megadott ügyfelek megrendelésein jelenik meg, de ott minden esetben (Példa: FSC minősítés – csak azoknál az ügyfeleknél, akik ilyet szoktak rendelni)
Művelethez kötött: ha az adott kalkuláció tartalmazza a Feltételek fülön megadott műveletet, megrendeléskor a program felteszi a megadott kérdést. (Példa: stancolás művelet esetén Új vagy meglévő szerszámmal)
Alapanyaghoz kötött: ha a kalkulációban bármelyik tag a megadott nevű alapanyagra készült, a program a pontosítás miatt felteszi a kérdést. (Példa: ha az alapanyagnak csak „Műnyomó” volt megadva, a program nem felejti el megkérdezni, hogy matt vagy fényes legyen).
Leírás fülön maradva a megnevezés mezőbe kerüljön az ami kérdés/kérést jelöli, ez egyébként megjelenik a Printportálon is. Leíráshoz egy hosszabb szöveg kerül, ami az adott kérdés/kérésnél plusz információként megjelenik. Értékhez beírva a lehetőségeket, (Példa: matt vagy fényes, meglévő szerszám vagy új stb.) ezek megjelennek a Printportálon megrendelés leadásakor, és egy lenyíló ablakból választhatóak ki. Sorszám pedig a kérdések/kérések sorrendjét jelöli. Kötelező kitölteni pedig szintén a Printportálon jelenik meg. Egy piros „*” jellel jelöljük, és amíg nem tölti ki az ügyfél nem tud tovább haladni a megrendeléssel, ezzel biztosítva, hogy minden fontos információt megadjon ami a gyártás elindításához szükséges.
Fordítások füllel angolul is megadhatjuk a feltett kérdéseket. Ugyanazokat kell kitölteni mint a leírás fülön, csak angol nyelven és ezek jelennek majd meg a rendelés leadásakor.
Feltételek lapon adhatjuk meg A Partnerhez/Művelethez/Alapanyaghoz kötött kérdések feltételeit, egy kérdéshez akár több sort is rögzítve. (Példa: műnyomó szót talál a kalkulációban akkor felfogja tenni a leírás fülön rögzített kérdést)
Második képen látható, hogy hogyan jelennek meg a beállított kérdése, Printportál megrendelés leadása során.
Értesítések
Itt állítható be, hogy miről kapjon az adott felhasználó értesítést és milyen formában. E-mail, Scroll üzenet de akár SMS értesítés is beállítható.
Gombok:
Az újonnan bekerült jobb oldalon látható gombok jelentései a következők:
Események:
Az ügyfél mikor mit nézett a Printportálon. Ezeknek a naplózott bejegyzéseit lehet látni.
Módosítások:
Listázva látni, hogy az adott kapcsolattartó, mikor milyen jogokkal rendelkezett, ki és mikor mit módosított.
PP kapcsolás:
Ezzel a gombbal lehet meghívót küldeni a kiválasztott kontaktnak, amivel be tud lépni a Printportál felületére.
PP törlés:
PrintPortal felhasználó törlése.
Nem összekeverendő a törlés gombbal, mert ezzel nem töröljük a kontaktot a listáról!
Ellenőrzés:
Összességében látható, hogy az adott kontaktnak mely cége/cégei léphetnek be a Printportálra illetve mely ajánlatokat, táskákat és számlákat látja és milyen feltételekkel. Amik itt megjelennek, pontosan ugyanazokat látja az ügyfél is a Printportál felületen.
Címek gombbal megjelennek a beírt szállítási cím/címek. Ezt az ügyfél Printportálon keresztül bármikor módosíthatja, ami ScrollMax oldalon megjelenik. Illetve a P Módosítások gombbal látható, hogy ki és mikor módosította.
