A funkció elsősorban az előkészítés területén felmerülő, a tervezett műveleteknél gyakran nem szereplő költségek nyilvántartására való. Bár a gombokon és a listák címében a proof szerepel, ilyen műveletek lehetnek még a leadott anyag nem tervezett javítása, szerkesztése, extra imprimálási fordulók, stb. A nyilvántartás elsődleges célja, hogy ezek a többletköltségek lehetőleg számlázásra kerüljenek, de természetesen különböző kimutatások, gyűjtések elkészítésére is alkalmas.
A törzsadatokként felvett tételeket az Előkészítés lista Proofok gombjával lehet rögzíteni. Mivel sokszor ezek még a táska elindítása előtt felmerülhetnek, így a táskaszámhoz kötés opcionális. A műveletek számlázása viszont már a táska Számlázandó tételek listáján keresztül történik: ide a Táska szerkesztő > Számlázás lap, valamint a Kimenő számla > Táska ablakon található Proofok gombbal lehet felvenni.
Törzsadatok
A törzsadatok a Termelés csoport > Beállítások > Proofok menüpontja alatt érhető el, Törzsadatok módosít jogosultsággal.
Az itt megadott Megnevezés, VTSz szám (és ezzel az ÁFA kulcs) és Mennyiségi egység fog a számlára is kerülni. Az egységár a rögzítéskor módosítható.
Az előkészítési műveletek rögzítése
Az Előkészítés lista alján található Proofok gombbal lehet az utólag külön számlázandó tételeket a rendszerben rögzíteni:
A lista alapértelmezés szerint az adott napon rögzített tételeket mutatja, de ezt a dátum szűrővel tetszés szerint lehet megadni. A többfunkciós táblázatunkkal a tételek bármelyik oszlop szerint szűrhetők, sorba rendezhetők, csoportosíthatók, többféle formátumban exportálhatók és nyomtathatók.
Az új tétel megadásakor a partner kiválasztása kötelező, a táskaszám megadása opcionális. Később, a tétel számlára vételénél ez utólag pótolható. Amennyiben a tételt ekkor még nem lehet megrendeléshez kötni – a későbbi beazonosítás miatt – Megjegyzés mezőt érdemes részletesen kitölteni!
A Számlázandó kapcsolóval olyan műveleteket is lehet rögzíteni, amik ugyan a kiajánlott árban benne vannak, de statisztikák, gyűjtések miatt később szükségesek lesznek (pl. elkészített A/4-s proofok száma egy adott időszakon belül.)
Számlázás
A műveletek a számlára egy táska Számlázandó tételek listájából kerülnek fel. Ezt a rendszerben két helyen lehet megtenni:
-
Táska szerkesztő > Számlázás lap: itt általában a gyártáselőkészítő a számlázás előkészítésekor ellenőrzi a listát;
-
Kimenő számla írásakor a Táska választó ablakról: ezt a számlázó kolléga kezeli és veszi fel előbb a táskához, majd onnan a számlára.
Mind a két helyen a Proofok gomb jelzi, ha feladatuk van: a gomb csak akkor látszik, ha az adott partnerhez aktív, számlázandó művelet tartozik.
Sor felvitele gomb: a tételt az adott táska listájára másolja, majd lezárja a műveletet.
Táskához tartozók gomb: az adott táskához tartozó tételeket másolja, majd zárja le.
Nem táskás sorok gomb: azokat a tételeket veszi fel az adott táskához, amiknél nincs táskaszám.
Mind gomb: a listában szereplő valamennyi tételt felveszi az adott táska Számlázandó tételek listájára.
Nem számlázandó gomb: a kijelölt sort táskához kapcsolás nélkül, a Számlázandó paraméter kikapcsolásával lezárja.
