Táska/szállítási engedély feladat folyamata

Jogosultságok

• Partner törzs > Kereskedelmi adatokat módosít (a Partner törzsben az engedélyek beállításához.)
• Scroll > Szállítási/Táska engedélyeket állíthat

Automatikus események

Táska csoport:

• Új táska (Feltétel: engedély szint >= szállítás)
• Táska indítás engedély rendben
• Szállítási engedély rendben

Szállítás csoport:

• Engedélyes megrendelői diszpó szállítható lett
• Engedély nélküli szállítás

 

A folyamat

Az engedélyezésben a pénzügy, a kereskedelem (gyártáselőkészítés) és a szállítás érintett. A folyamatot az Táska feladatok beállítása lapon kell bekapcsolni. A feladat aktiválása után létrehozott táskáknál a program automatikusan felveszi majd a Táska engedély és a Szállítási engedély feladatot, majd a program különböző események szerint állítja is az állapotukat.

 

Partner törzs: Engedélyek beállítása

A cég szabályai, külső partner minősítő szolgáltatás, piaci információ vagy múltbeli saját tapasztalat alapján a megrendelőknél különböző, egyre szigorúbb ellenőrzési szint állítható be:

• Nincs: alapértelmezés szerint a megrendelőnek bármi külön engedély nélkül kiadható
• Szállítás: a késztermék elszállítását külön engedély, ellenőrzés előzi meg
• Táska: a táska indítását és a szállítást külön engedély, ellenőrzés előzi meg
• Ajánlat: már az árajánlat kiadását (s egyben a táska indítást és a szállítást is) külön jóváhagyáshoz, figyelmeztetéshez kötik. Ilyen figyelmeztetés lehet a teljes letiltás is, ha a nyomda valamilyen okból többet nem kíván az adott megrendelőnek többet dolgozni. 

A szükséges engedélyről, jóváhagyásról, esetleg tiltásról a Figyelmeztetés mezőben lehet bővebb magyarázatot vagy utasítást adni. Megadható például, hogy az engedély megadásához csak az aktuális (lejárt) kintlévőség ellenőrzése vagy egy előleg beérkezése szükséges. Az itt megadott figyelmeztetés szöveg a folyamat során többször megjelenik: van, hogy a felhasználónak felugró üzenetként nyugtáznia kell, vagy csak a listák mellett mint plusz információ szerepel.

A megadott ellenőrzési szintnek megfelelően a listában a partner neve egyre erősebb árnyalatú piros színnel jelenik meg, így a beállítás a Kereskedelem fül kiválasztása nélkül is látszik.

 

Új táska rögzítése

Az új táska elkészítése ugyanúgy történik, mint a nem engedélyes partnereknél. A fő különbségek:

• minden egyes táska megnyitásnál (akár évekkel ezelőtti lezárt táska is) a program figyelmeztet, hogy a partnernél  táska indítás/szállítás engedély köteles. Ha a törzsben megadtak magyarázatot, feltételt, akkor ilyenkor az is megjelenik
• a táska indítási engedélynél a partner neve mellett, a szállítási engedélynél a diszpó lapon egy kis stop tábla látható
• ha van külön leírás, akkor a partner neve piros színű és a kurzort fölé helyezve megjelenik a szöveg
• a feladatok listában az első sorban pirossal látszik a figyelmeztető üzenet
• a visszaigazolás és a számlázás lapon a fizetési információk mező tartalmazza az engedéllyel kapcsolatos adatokat, a partner törzsben megadott feltéteket, magyarázatot.

A Táska feladatok beállításánál aktiváltak alapján a program létrehozza az egyes feladatokat és beállítja azok állapotát. Ha a partner törzsben a megrendelőnél nincs megadva engedélyezési szint, akkor a két engedélyes feladat Nem szükséges, ha van, akkor Aktív állapottal jön létre.

Bizonyos esetekben olyankor is szükség lehet külön engedélyre, amikor egyébként a megrendelő nem engedély köteles: pl. a megrendelőnek a megadott összegnél nagyobb és/vagy napnál régebbi lejárt számlája van, vagy az adott munka meghaladja a szokásos, biztonságosan bevállalható méretet. Ilyenkor a gyekes a Feladatok gombbal kézzel is aktiválni tudja a szükséges engedélyezési folyamatot.

A fő ablakban a táska listáknál a gyekes mindig látja, hogy a hozzá tartozó táskák közül mennyinek nem rendezett még az engedélye, így ő is követni tudja, hogy hol tartanak ez egyes folyamatok:

Itt dupla kattintással előhívható a kérdéses táskák listája.

Az automatikus üzeneteknél beállítható, hogy a rendszer abban az esetben küldjön értesítést az új táska létrejöttéről, ha az engedély-köteles. Így a jóváhagyásra jogosult kolléga azonnal, akár több úton (Scroll üzenet, e-mail, sms) is értesülhet az új feladatról.

 

Termelés

A munka indításához szükséges engedélyek kezelésénél eddig elsősorban a gyártáselőkészítés és a pénzügy közötti információcserére koncentráltunk. Ebben a verzióban már ez a figyelmeztetés a termelési területen is megjelenik:

• a termelés programozásnál az aktív táskák listájába bekerült az indítási engedély állapota is:

• a program egy felugró üzenetben figyelmeztet, ha még aktív indítási engedélyű táskát raknak a programba;

• a termelési programban ezeket a munkákat egy kis stoptábla ikon is jelzi;

• a termeléskövetés modul feladat listájába is bekerült az engedély állapota. Ha az aktív, akkor a mező piros háttérrel jelenik meg.

 

Szállítás

A Szállítás modulban az engedéllyel kapcsolatos jelzések és figyelmeztetések:

• ha a megrendelőhöz engedély szükséges, akkor a diszpó sor piros színű
• az alsó részletes információ részen a megrendelő neve piros háttérrel jelenik meg
• a táblázatban az Engedély oszlopban követhető az engedélyezési folyamat állapota
• új szállítólevél készítésekor a táska felvételekor a program egy felugró ablakban figyelmeztet, hogy az adott tételhez nincs meg a szükséges engedély.

Ha egy olyan megrendelői (azaz Teljes vagy Rész típusú) diszpót szállíthatónak jelölnek, amihez engedély szükséges, a rendszer egy automatikus értesítéssel tudja jelezni a megfelelő jogosultsággal rendelkező kollégának, hogy most már a jóváhagyására egyre inkább szükség lesz.

Ha olyan táskáról készül megrendelői szállítólevél, ahol az engedély nem volt meg, a program az engedély nélküli szállításról automatikusan tud értesítést küldeni.

 

Engedélyek kezelése

A számla program fő ablakában alul mindig látszik az engedélyre váró táskák száma:

 

Itt egy gombnyomással elérhető a táskák listája, illetve a partner törzsben az engedéllyel kapcsolatos feltételek:

 

A Kintlévőség gombbal azonnal le tudja kérdezni a partner ScrollMAX rendszerben kezelt kiegyenlítetlen számláit.  Amennyiben az engedély megadása csak a partner megengedett kintlévőség keretének és/vagy a lejárt számlák állapotának ellenőrzésével megoldható, akkor a - külön jogosultsághoz kötött - Rendben gombbal az engedély meg is adható. Ha a kivizsgálás hosszabb időt vesz még igénybe, akkor ezt a Folyamatban gombbal, ha az engedély az aktuális adatok alapján nem adható meg, akkor az a  Probléma gombbal jelezhető.

Amennyiben az engedély megadásának előfeltétele az előleg befizetése, a következő lépés a proforma (előlegbekérő) számla kiállítása. Ez egészen a számla lezárásáig a hagyományos módon történik. A mentés során a program ellenőrzi, hogy a proforma számlán szereplő táskákhoz van-e aktív engedély folyamat. Ha igen, akkor felajánlja, hogy azt Folyamatban állapotra állítsa:

Amint egy előlegbekérő számlát kiegyenlítenek és abból "rendes" számla lesz, a program újra ellenőrzi a táskákhoz tartozó engedélyes feladatot. Ha az aktív, akkor felajánlja annak lezárását.

Az engedély folyamatok sikeres lezárása esetén a program egy automatikus üzenetet is kiküldhet: táska engedély esetén a gyekesnek, szállítási engedély megadásakor a szállítás csoportnak "szólhat" a program, hogy tovább lehet lépni.

Természetesen - hasonlóan a többi táska feladathoz - az egyes engedélyekkel kapcsolatos állapot változások bármikor visszanézhetők.