A ScrollMAX rendszer egyik leghasznosabb funkciója az automatikus üzenetek: a program magától szól, ha bizonyos események – akár valamilyen feltétellel – létrejön: új partnert rögzítenek, a táskához problémát rögzítenek, a diszposor szállíthatóvá vált, de a szállításhoz engedély szükséges, stb. A lehetséges címzett lista nagyfokú paraméterezhetőségének köszönhetően nincs olyan, hogy valamilyen fontos dologról egy érintett ne kapjon értesítést: - mint ahogy azt egyik ügyfelünk megjegyezte – olyan, mintha egy külön diszpécserük lenne.
A sok automatikus üzenetnek viszont lett egy hátránya: egyes kollégák – pl. napi sok táskával rendelkező gyekesek, termelésirányítók – nagyon sok értesítést kaphatnak. Ezek között vannak fontosabbak, amikre reagálniuk kellene és vannak olyanok, amikről elég, ha csak tudnak. Sajnos, néha az utóbbiak zajában elveszhetnek az igazán lényegesek. Erre a problémára megoldás az üzenetek fontossági szintjének beállítása.
Az üzenetek listájában a különböző fontossági szinteket a program színnel is jelzi: minél nagyobb az érték, annál erősebb pirossal:
A 4.4.1-s verziótól az F1 üzenetek egy új, fontossági (prioritási) értékkel (1-5) is rendelkeznek. Ezeket címzettekként külön lehet beállítani:
Az Automatikus üzenetek paramétereinél is megadható, hogy az adott eseménynél a címzettje(i) milyen szintű üzenetet kapjon. Az egyes személyekhez vagy csoportokhoz itt is különböző érték állítható be.
Például: Új probléma esetén a legfontosabb, hogy az adott táska gyekese tudjon róla, ezért neki a legmagasabb fontossági szintű üzenetet küld a rendszer. A Termelésirányító kollégának szintén fontos lehet, ezért ő is magasabb szintet kap. A megrendelő belső kapcsolattartója (kereskedőnk) számára viszont elég, ha csak egy kvázi feljegyzést küld csak a rendszer arról, hogy valami történt. (Ha ez a három „szereplő” az adott táskánál ugyanaz lenne, akkor továbbra is csak egy üzenetet kap, de a legmagasabb prioritással.)
Az F1 Üzenetek ablak jobb alsó sarkán lehet beállítani, hogy a program milyen szintű új üzenet esetén kezdjen el villogni. Az alapértelmezett 1-s érték esetén továbbra is mindig jelezni fog, míg a legmagasabb 5-s beállításnál csakis akkor, ha a felhasználó 5-s szintű üzenetet kap (azaz ezekre mindenképpen jelez a rendszer.) Ez a beállítás csak a rendszer által generált üzenetekre érvényes, a többi felhasználó által küldöttekre nem.
Az Automatikus üzenetek egy része csak sima értesítés (megoldottak egy problémát, elkészült egy számla, stb.), míg mások esetén intézkedni is kell (szállítás engedélyezése, az új partner ellenőrzése és minősítése, stb.) Ez most már a Sablonok menüpont Automatikus üzenetek lapján beállítható, így a sima értesítések nem jelennek meg a Elintézendők listában.
