A többletpéldányok kezelésének kérdése sok helyen régi probléma. Elfogadott szabály, hogy a nyomdai technológiából adódóan a megrendelt példányszámtól az elkészült mennyiség +/- 2-5%-kal is eltérhet. (Ezt – ahol van – sokszor szokták a nyomdák vállalási szerződésben is rögzíteni.) Mivel mindenki igyekszik elkerülni, hogy hiánnyal szállítson, ezért a beállított hozzálékok mindig is inkább a biztonságos többlet irányában mozdultak el. Az elmúlt évek technikai és technológia fejlődését (CtP, colormanagement, stb.) viszont nem követte a több éves (olykor évtizedes) hozzálék táblázatok felülvizsgálata, így ma jellemzően a legtöbb termék több százalékos többlettel készül.
Vizsgálatunk szerint az eddig keletkezett szükségtelen példányszámokat kétféleképpen kezelte a legtöbb nyomda:
- ingyen odaadták a megrendelőnek, amit mint extra szolgáltatásként magyaráztak. Azon túl, hogy ennek számviteli következményei is lehetnek (az ingyen átadott termékekre is fennáll az ÁFA és termékdíj fizetési kötelezettség, magánszemély esetén TB is), a megrendelők egy idő után el is várhatják ezt az ingyen adott extra mennyiséget, s akár a megrendelés leadásánál is figyelembe vehetik;
- egy ideig még megőrzik (selejt pótlásra), majd automatikusan megsemmisítik.
Az elfogadott magyarázat az, hogy ezeket a többlet mennyiségeket a megrendelő már úgyis kifizette, hiszen a kalkulációs árban ezek a hozzálékok benne voltak, így vagy járna is neki ingyen, illetve mindegy, ha kidobjuk, kár már nem éri a nyomdát. Azt felvetést viszont mindenki elfogadta, hogy attól még ezek a többlet termékek igenis értéket képviselnek, melyet sok esetben konkrét árbevételre lehetne váltani. Csak hát erre nincs idő, nincs energia, vagy nem érné meg ezzel így külön foglalkozni, meg hát úgyse fizetnének érte, meg különben is...
A 4.4-s verzióban ennek a témának – és a lehetséges megoldásoknak - szeretnénk nagyobb hangsúlyt adni.
Feladatok
A legfontosabb feladat az adminisztráció és az egyeztetés folyamatának minél hatékonyabbá tétele: - minél több munka esetén értékesítsük a többlet mennyiséget;
- minél kevesebb időt vegyen el a gyekes más feladataitól;
- lehetőleg már a szállításkor (csomagoláskor) meglegyen az információ a többletről;
- az eladott többlet egyszerűen kerüljön a számlára – az esetleges termékdíjjal együtt.
Megoldások
- - a Többlet kezelés feladatához egyrészt kibővítettük a Táska szerkesztő többlettel kapcsolatos adatait, ehhez külön lapot is kapott. Az itt megadott információ rákerül a táskára is.
- - a Táska feladatok is bővültek egy új típussal, amit a program a beállítások szerint minden új táskához fel is vesz. Ezt a feladatot a Táska szerkesztő Többletpéldány lapjáról közvetlenül tudja állítani, de az egyeztetés állásától és a lejelentett többlettől függően a program is állíthatja. (Alapértelmezés szerint az egyeztetéssel legkésőbb a szállítási határidőig végezni kell).
- - az Automatikus értesítések is bővült két új eseménnyel: többletet rögzítettek, vagy rendezetlen többletet rögzítettek. Ez utóbbi csak abban az esetben küld üzenetet, ha a táskánál nincs még egyértelműen rendezve a többletek sorsa.
- - a Szállítás programban a diszpo lezárásnál a program mindig táskánál (egyszer) rákérdez a keletkezett többletre, s jelzi a dolgozónak, hogy a megrendelővel történő egyeztetés alapján mi történjen vele (kidobható, részben vagy egészben szállítható).
Folyamat
A többletpéldány kezelésének elméleti folyamata:
1. a Partnertörzs Kereskedelem lapján beállítható, ha az adott ügyfél soha (pl. közbeszerzés) vagy mindig átvesz minden többletet (szerződés alapján). Ezeket az ügyfeleket a későbbiekben nem kell zavarni.
2. ha nincs általános megállapodás, akkor gyekes kolléga egyeztet a megrendelővel, hogy az esetleges többletekből mennyit és milyen áron venne át. (Ennek az egyeztetésnek a gyors lebonyolítása az új Sablon levelek funkcióval pár másodperc.) Az egyeztetés eredményét a Táska szerkesztő Többlet példányok lapján rögzíti.
3. a csomagolás / szállítás végén, amikor a diszpo sor szállíthatóvá válik vagy szállítóra kerül, a program rákérdez a többlet mennyiségre. Ha a megrendelő átvesz többletet, (akár teljes, akár meghatározott mennyiség) a program azt új diszpo sorral a megadott szállítási címmel fel is veszi. Így a többlet ugyanazon a szállítón, de mint külön sor jelenhet meg.
4. ha keletkezik többlet, aminek nem rendezett még a sorsa (nincs még egyeztetés, vagy a megrendelő csak a szállításkor, a tényleges mennyiség ismeretében döntene), akkor a táska gyekese/ügyfél kapcsolattartó kap egy belső üzenetet. (Ilyenkor az esetleg már lezárt Táska feladat is újra aktív lesz.) Az egyeztetés alapján a többletet egy gombnyomással fel tudja venni a diszpo listára.
5. számlázás előkészítésénél a megadott adatok és beállítások alapján a program egy gombnyomással felveszi az egyéb számlázandó tételek listájára a többletet, ami így a számlán is külön sorként jelenik meg.
Természetesen a későbbiekben a többletekkel kapcsolatban is lesznek kimutatások, statisztikák (milyen arányban van túlgyártás, annak mekkora részét és milyen áron sikerül eladni).
