A ScrollMax rendszer tervezésekor és fejlesztésekor a nyomdai folyamatok hatékonyságának növelését, a költségek csökkentését tartjuk legfontosabbnak. A legújabb fejlesztésünk is ezen elvek alapján indult. Az Anyaggazdálkodási modul legújabb verziója lehetőséget teremt a direkt kapcsolatra, integrációra az ország egyik legnagyobb papír forgalmazójának rendszere és a Scroll között. A programból elérhetőek az adott nyomdára szóló ár és készlet információk, a szállítási lehetőségek (időpont), valamint a rendelés leadása is egy gombnyomással történik. Ezzel nem csak értékes időt tudunk mind a két oldalon megspórolni, hanem a hibázási lehetőséget is nagymértékben csökkenthetjük.
Háttér
Az interface az interneten keresztül egy titkosított csatornában kommunikál a Papyrus szerverével. Ehhez az adott munkaállomáson rendelkezni kell internet kapcsolattal, s a 22443 portnak is nyitva kell lennie.
A lekérdezésekhez és a rendelés elküldéséhez rendelkeznie kell olyan felhasználónévvel és jelszóval, mely a www.papyrus.com webshopjában is működik. A legelső kapcsolódáskor a program bekéri a felhasználónevet és a jelszót, s amíg nem lép ki a programból, addig ezeket használja is. A felhasználónevet - hasonlóan a scrollos azonosítóhoz - a könnyebb használathoz a program eltárolja, de a jelszó nem kerül mentésre.
Beállítás
A kapcsolat működéséhez meg kell adni, hogy a Scroll Készlet program partnertörzsében melyik cég felel meg a Papyrus Hungária Zrt. A cég beállításához nyomja meg a név melletti ikont, s a partner törzsben válassza ki a Papyrus Zrt-t. A Szállítási cím azonosítóban adja meg azt a kódot, amit a Papyrus Hungária Zrt-től kapott.
Frissítés
A programban egy külön lista található a papyrus-os cikklistának. A program csak olyan cikkek direkt rendelését engedi, melyek megtalálhatóak ebben a listában. A lista feltöltéséhez, frissítéséhez nyomja meg a Cikktörzs importálása fájlból gombot, majd adja meg az importálandó fájl helyét és nevét. Az Ok gomb megnyomása után a program feldolgozza a kapott adatokat, mely pár percig is eltarthat. A folyamat befejezéséről a rendszer tájékoztatni fogja.
Idegen cikkszámok rögzítése
Az új verzióban lehetősége van egy cikkszámhoz több, különböző beszállító által használt, idegen cikkszám rögzítésére. (Egy cikkhez beszállítónként csak egy cikkszám rendelhető.) Az idegen cikkszám megadása két módon történhet:
- Manuálisan: Az idegen cikkszám kézi megadásához nyomja meg az Új cikkszám gombot. Válassza ki a beszállítót, majd adja meg a beszállító által használt cikkszámot.
- Papyrus cikk lista alapján: A lista eléréséhez nyomja meg a Papyrus cikkszám gombot. A megjelenő lista megnevezés, méret, valamint súly alapján szűrhető. (A program a lista megnyitásakor a scrollos cikk adatai alapján a szűrési feltételeket ki is tölti.) Keresse meg a használni kívánt cikket, majd nyomja meg az OK gombot.
Lekérdezés
Ha az adott cikkhez tartozik Papyrus cikkszám, akkor a programból közvetlenül, a Papyrus info gomb megnyomásával lekérdezheti a nyomdára érvényes árakat, szállítási/csomagolási információkat és az éppen aktuális szabad készletet. Ha nincs Papyrus cikkszám, akkor a gomb nem aktív. A felugró ablak bal oldalán a Papyrus rendszeréből származó információk, míg a jobb oldalon a scrollos adatok láthatóak. A Bizonylatok és a Terhelések gombbal megtekintheti a cikk kartonját, illetve a tervezett mozgásait.
Szállítási határidő ellenőrzése
Tervezett mozgások > Rendelések > Lista menüpont
Ha a megrendelés beszállítója a Papyrus, s az adott cikkhez van is megfelelő idegen cikkszám, akkor programból egyetlen gombnyomással tudja ellenőrizni, hogy a kívánt mennyiség a megadott határidőre szállítható-e. Ezt akár már a rendelés felvitelekor, vagy a Rendelések listája alatti gombbal teheti meg.
A visszajelzett dátum a Papyrus SAP rendszerének mindenkori állapota alapján készül. Mivel ilyenkor nem történik rendelés vagy foglalás, nem garantálható, hogy egy későbbi időpontban is ugyanazt az eredményt kapja!
Rendelés
A rendelés felvitele megegyezik a hagyományos, e-mailen küldött megrendeléssel: az elküldendő tételek kiválasztása után be kell állítani a megrendelés fejlécének adatait. Ha a beszállító a Papyrus Hungária Zrt., akkor a lezárás mellet a Papyrus rendelés megnyomásával lehetősége van a megrendelést közvetlenül a Papyrus rendszerébe továbbítani. A program a rendelés elküldése előtt minden tételsoron egy ellenőrzést hajt végre:
- van-e papyrus-os cikkszám a cikkhez rendelve
- az adott cikk aktív-e, s megtalálható-e a Papyrus cikk listában
- a kívánt mennyiség a megadott határidőre szállítható-e.
Ha nem, akkor a rendszer jelzi a legkorábbi szállítási határidőt. Amennyiben valamelyik feltétel nem teljesül, akkor a rendelés feladása sem történik meg. Ilyenkor vagy a szükséges adatokat kell módosítania, vagy a hagyományos módon, e-mailben vagy faxon kell elkészítenie és elküldenie a megrendelést. Ha valamennyi tétel átmegy az ellenőrzésen, akkor a program elküldi a megrendeléseket. A folyamat végén megjelenik a visszaigazolás, melyen soronként ellenőrizheti a másik rendszer válaszát: a visszaigazolt cikket, mennyiséget, árat és esetleg további költségeket. (A Papyrus rendszere az elfogadott megrendelést automatikusan, e-mailen is visszaigazolja.)
Az ablak bezárásával a rendelés rögzítésre is került, e-mail vagy nyomtatott megrendelés nem készül.
Visszaigazolás
Tervezett mozgások > Rendelések > Elküldött rendelések
A már elküldött megrendeléseknél a visszaigazolások utólag is megtekinthetőek. Ehhez ki kell választani a kérdéses megrendelést, majd megnyomni a Visszaigazolás gombot.
