NAV Online számla adatszolgáltatás | ScrollMAX

NAV Online számla adatszolgáltatás

 

A számlák online beküldésének előfeltétele a regisztráció a NAV erre a célra biztosított weboldalán.

A regisztráció során tudjuk felvenni technikai és elsődleges kulcsainkat, melyekből a ScrollMAX rendszerben a technikai típusúak berögzítésére lesz szükség.

Bővebb tájékoztatást itt talál a folyamatról: https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol

Valamint itt: https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/

Továbbá itt: https://navxml.hu/2018/06/18/7-hiba-ami-miatt-nem-tudsz-regisztralni-az-online-szamla-rendszerbe/

 

 

A kulcsok megadására a ScrollMAX programban a Pénzügy csoport > Beállítások menü alatt van lehetőség.

Mivel ezek érzékeny adatok, a visszaélések elkerülése érdekében ne küldjék titkosítatlan formában, se nekünk, se mások számára. A kulcsok kezelése és biztonságos megőrzése a cégnél jogosult személyek feladata (vezetők és pénzügyi kollégák).

 

 

A ScrollMAX alkalmazásnak mindenképpen szüksége lesz egy közös, céges kulcs definiálására (ebből egyetlen lehet). Amennyiben az Ön cégénél eltérő személyek eltérő kulcsokat fognak használni, azokat a felhasználókhoz kötheti (1 személy csak 1 kulcsot kaphat).

 

 

Egy-egy kulcs rögzítése után ellenőrizze annak érvényességét a Kulcs ellenőrzése (token lekérés) gomb megnyomásával.

 

FONTOS: tesztelni csak teszt kulcsok megadásával lehetséges 2018. július 1 előtt. A határidő elérése előtt ne felejtse el törölni teszt kulcsait és felvenni az éles rendszerhez szükségeseket! A NAV teszt kulcsok csak a NAV teszt adatbázisba írásra használhatóak.

 

A token kérés során a program a PrintPortál segítségével felveszi a kapcsolatot a NAV szerverével.

Siker esetén ehhez hasonló üzenetet kapunk:

 

 

Ha ez nem sikerül, a hiba tájékoztatást adhat a probléma okáról. Ez igen sokrétű lehet:

  • A PrintPortál elérése nem sikerült
  • A NAV szerver elérése nem sikerült (pl. tervezett / nem tervezett leállások, vagy túlterhelés miatt.)

  • A NAV szervere a token kérés során hibát észlelt (pl. érvénytelen kulcsok).

A program a token kéréskor még feltesz egy kérdést, hogy az éleset, vagy a tesztet használja-e. Így az éles is ellenőrizhetővé válik.

Sikertelen kulcs ellenőrzés esetén a PrintPortál kapcsolat ellenőrzése gombbal győződhet meg a PrintPortal megfelelő működéséről, ezzel máris kizárva egy lehetséges hiba okot.

 

Tesztelés 2018. július 1. előtt

 

2018. július 1. előtt van lehetőség a teszt kulcs megadásával számla beküldésre a NAV teszt adatbázisába.

A kimenő számla listázás menüpontban egy új fülre került az átmeneti funkció.

Csak olyan számlát lehet beküldeni, amely megfelel a formátumoknak.

A tranzakciókat a listában láthatjuk. Lehet látni a beküldés idejét, a státuszt, a NAV státuszát, a tranzakció azonosítókat. Aki nem kíván a tesztelésben rész venni, annak csak az éles kulcsait kell rögzítenie, és ezt a felületet a határidőig ne használja.

Az online feladás információ a számla készítésekor a számla jobb alsó sarkában jelenik meg:

Amennyiben a számla ÁFA értéke nem éri el a feladandó értéket, de már feladott előzménye van, pl. helyesbítő számla, aminek új értéke nem éri el a feladandó értékhatárt, akkor az A számla mindenképpen legyen beküldve a NAV ONLINE felületen keresztül checkbox-ot bepipálva a számla FELADANDÓ SZÁMLA lesz.

 

Információk a beküldésről

A NAV online számla beküldéshez több fontos paraméter pontos megadása szükséges a ScrollMAX oldalán.

 

1.) A számla partner:

  • Név, cím

  • Adószám: magyar adószám, megfelelő számú numerikus karakterrel (xxxxxxxx-y-zz).
    Az adószám ÁFA típus karaktere („y”) azonosítja be az EVA körbe tartozó cégeket. Az EVÁS számlákat is feladjuk (más számlázók is így tesznek), mivel több könyvelői fórumon inkább ez irányú vélemények hangzottak el, valamint a NAV az eddigi tapasztalataink szerint befogadja és feldolgozza őket.

  • https://navxml.hu/2018/06/21/evas-csavar-az-online-szamla-rendszereben/

  • Ország típus: csak a „belföldi” típusúak kerülnek feladásra. A magánszemélyek részére egy negyedik típust is felvettünk („belföldi”, „EU”, „EU-n kívül”, „belföldi magánszemély”).

Fontos, hogy a számlára helyesen legyenek rögzítve az értékek (Név, cím, adószám), különben a NAV nem fogadja be.

 

2.) Kulcsok:

  • A NAV két eltérő adatbázist tart fent tesztelésre és az éles számlák fogadására. A ScrollMAX programban csak 1 típusú kulcs rögzíthető. Az élesítés után az éles kulcsokat kell megadni, különben mindennemű művelet hibába ütközik az azonosítás során.

 

3.) A számla:

  • A számla minden adatának megfelelően kitöltöttnek kell lennie (pl. nem lehet üres a tétel megnevezés).
  • Ha a számla hivatkozik egy eredeti számlára, akkor mind az eredeti, mind az összes előző hivatkozó számlát fel kell tölteni a NAV rendszerébe.

 

A feltöltés a NAV oldalán több lépcsőben történik.

  • A token kérések után a számla a megfelelő XML formátumban átadásra kerül a NAV szerverének a PrintPortál segítségével.
  • Ha a NAV az első formai ellenőrzést elvégezte, akkor „befogadta” a számlát feldolgozásra, ezt egy tranzakció azonosító visszaadásával nyugtázza.
  • Ez annyit jelent, hogy átvette, de csak valamennyi idő után fog foglalkozni vele.

 

Ez az idő a NAV szerver terheltségétől, vagy éppen működésétől függ.

Ha a számla első feltöltése sikertelen, annak több oka lehet, kommunikációs hibáktól kezdve formai problémán keresztül a NAV szerver elérhetetlenségéig. Igyekeztünk az ilyen esetben a hibaüzenetben jelezni az okot, valamint naplózzuk az információkat, hogy könnyebb legyen beazonosítani az okokat.

Mindenesetre a tesztelés során felmerült rossz tapasztalatok kapcsán egy független csapat létrehozott egy oldalt, amely az éles NAV szerverről szolgáltat működési információkat. Ha valami nem elérhető, vagy működik, itt elviekben megtekinthető lesz: http://www.vanenav.hu/

Amennyiben a NAV befogadta a számlát, akkor a PrintPortál szervere megfelelő időközönként lekérdezi annak állapotát. Ezt a műveletet naplózza és amennyiben az állapotban változás történt, bejegyzi.

A köztes hibákon (l. NAV szerver elérhetetlensége) túl 3 típust különböztetünk meg.

  • Feldolgozva: ez esetben a számlát a NAV DONE jelzéssel látta el, létezik a rendszerében.

  • Feldolgozva figyelmeztetéssel: a NAV átvette a számlát, de valamilyen megjegyzést fűzött hozzá, amivel a jövőben foglalkozni szükséges.

  • Feldolgozva hibával: a számlát valamilyen (kritikus) hiba miatt nem fogadja el a NAV rendszere (ABORTED).

ABORTED üzenetet kaphatunk akkor is, ha az adott számla egy hivatkozást tartalmaz régebbi számlára, de előbbi nincs feltöltve; vagy fel van töltve, de még nincs elfogadva; esetleg még nem kaptunk választ, holott a NAV már elfogadta.

A helyesbítő számlák speciálisak még ebből a szempontból, ugyanis csak megfelelő sorrendben tölthetőek fel. Ennek oka, hogy a NAV egyetlen nagy számlának kezeli őket és ezért a számla tételek azonosítóit megfelelő sorrendben kell folytatni (eredeti: 1, 2, 3, helyesbítő: 1, 2 helyett 4, 5; második helyesbítő: 1, 2, 3, 4 helyett: 6, 7, 8, 9).

Ha a NAV egy számlát befogadott és feldolgozott hiba nélkül, akkor azzal további teendő nincsen.

 

A ScrollMAX programban a számlákat két típusba soroljuk:

1.) Nem feladandóak:

  • Ezen számlák partnerei nem „belföldi” típusúak.
  • Továbbá a számla ÁFA 100.000 HUF alatt van.
  • Vigyázat, ez utóbbi kitétel felhasználói elbírálást igényel.

2.) Feladandóak:

  • A partner „belföldi” típusú, az ÁFA számla 100.000 HUF vagy afeletti, vagy a felhasználói kérésre feladandó.

A program a számla készítésekor kiírja a számlához tartozó hibákat és az indoklást, ami miatt egyik v. másik kategóriába sorolja a számlát. A beküldés felülbírálható akkor, ha csak számla ÁFA van a határérték alatt.

Ez azért fontos, mert a NAV beküldés feltételei nem számlára, hanem ügyletre vonatkoznak. Ha részszámlák összesenje lépi túl a határértéket (100.000 HUF), akkor minden részszámla beküldésre szorul. Ezt a program automatikusan nem fogja tudni meghatározni, ezért van lehetőség a kisebb értékűek beküldésére is; ám erre a pénzügyi munkatársaknak ügyelniük kell.

Amikor egy számla elkészül, vagy utólag feladásra kerülne, a program mindig létrehoz egy szöveges indokot, amelyben szerepel, hogy mi alapján hova sorolja az adott számlát.

Ez az indok elmentésre kerül, így később a Részletek gombbal visszanézhető.

 

A beküldés technikai feltételei

A NAV kiszolgálóval való kommunikáció a PrintPortálon keresztül történik, HTTPS protokoll segítségével. Ez utóbbi szerver felelős a autentikációért is, valamint a program frissítések letöltéséért.

A ScrollMAX felhasználói számára tehát mindenképpen szükséges ennek a kommunikációnak az engedélyezése, azaz IP cím / Domén név / Port(ok: HTTP/HTTPS) beállítása a helyi (kliens), és/vagy központi tűzfalon, routeren, proxy szerveren,valamint az antivírus vagy egyéb védelmi eszközökben. (A kapcsolat biztosításáért az adott cég és annak informatikai kollégái vagy megbízottjai felelnek.)

A kulcsok menüpontban található token lekérés funkcióval ellenőrizhető lesz a kapcsolat. Fontos kitétel:

  • MicroSoft által nem támogatott operációs rendszerekből többnél is előfordul, hogy nem képes kezelni az SSL/TLS (és emiatt a HTTPS) szükséges verzióját (TLS 1.2).
  • A Windows XP, és még régebbi platformok ilyenek, ám lehetnek más, később kiadott, de nem frissített telepítések is, amelyeken gondokba ütközhet a biztonságos csatorna nyitása. https://blogs.msdn.microsoft.com/kaushal/2011/10/02/support-for-ssltls-protocols-on-windows/

Ezen esetekben mi sem tudjuk a kommunikációs kapcsolatot felépíteni a cél szerverekkel, vagyis nem lehetséges a NAV Online kötelező feladást.

Ezúton jelezzük, hogy az ilyen típusú problémák megoldása az adott cég és vagy helyi IT csapat feladata, ebben segíteni nem tudunk, valamint emiatt az ebből fakadó károkért sem tudunk felelősséget vállalni. Javasoljuk, hogy a számlázást és számla beküldést lehetőleg frissebb operációs rendszereken végezzék.

 

* * *