NAV Online számla adatszolgáltatás

 

A számlák online beküldésének előfeltétele a regisztráció a NAV erre a célra biztosított weboldalán.

A regisztráció során tudjuk felvenni technikai és elsődleges kulcsainkat, melyekből a ScrollMAX rendszerben a technikai típusúak berögzítésére lesz szükség.

Bővebb tájékoztatást itt talál a folyamatról: https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol

Valamint itt: https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/

Továbbá itt: https://navxml.hu/2018/06/18/7-hiba-ami-miatt-nem-tudsz-regisztralni-az-online-szamla-rendszerbe/

 

 

A kulcsok megadására a ScrollMAX programban a Pénzügy csoport > Beállítások menü alatt van lehetőség.

Mivel ezek érzékeny adatok, a visszaélések elkerülése érdekében ne küldjék titkosítatlan formában, se nekünk, se mások számára. A kulcsok kezelése és biztonságos megőrzése a cégnél jogosult személyek feladata (vezetők és pénzügyi kollégák).

 

 

A ScrollMAX alkalmazásnak mindenképpen szüksége lesz egy közös, céges kulcs definiálására (ebből egyetlen lehet). Amennyiben az Ön cégénél eltérő személyek eltérő kulcsokat fognak használni, azokat a felhasználókhoz kötheti (1 személy csak 1 kulcsot kaphat).

 

 

Egy-egy kulcs rögzítése után ellenőrizze annak érvényességét a Kulcs ellenőrzése (token lekérés) gomb megnyomásával.

 

A token kérés során a program a PrintPortál segítségével felveszi a kapcsolatot a NAV szerverével.

Siker esetén ehhez hasonló üzenetet kapunk:

 

 

Ha ez nem sikerül, a hiba tájékoztatást adhat a probléma okáról. Ez igen sokrétű lehet:

• A PrintPortál elérése nem sikerült

• A NAV szerver elérése nem sikerült (pl. tervezett / nem tervezett leállások, vagy túlterhelés miatt.)

• A NAV szervere a token kérés során hibát észlelt (pl. érvénytelen kulcsok).

Sikertelen kulcs ellenőrzés esetén a PrintPortál kapcsolat ellenőrzése gombbal győződhet meg a PrintPortal megfelelő működéséről, ezzel máris kizárva egy lehetséges hiba okot.

 

 

Kimenő számla listázás

 

A Kimenő számla lista:

A kimenő számla listázás menüpontban a számla fejrész táblázat NAV Státusz oszlopában lehet információt kapni a NAV beküldésének státuszáról.

 

A státusz frissítéséhez az aktuális lekérdezés frissítése szükséges.

 

A NAV Online feladás fül a beküldés részleteiről ad információt.

A tranzakciókat a listában láthatjuk. Lehet látni a beküldés idejét, a státuszt, a NAV státuszát, a tranzakció azonosítókat, a beküldő felhasználót, a NAV interfész verziószámát és a figyelmeztetés indokát. 

 

Nyomógombok:

• „Frissítés”: a NAV válaszát frissíti.
• „Tranzakció azo → Számlaszám”: megkereshető a NAV tranzakció szám alapján a beküldött számlaszám.
• „A számlák státuszai”: az összes számla státuszáról lehet statisztikát lekérdezni a NAV Online számla információk ablakban.

 

• A Részletek nyomógomb a kiválasztott tranzakcióról ad részletesebb információt.

 

Státuszok:

• 'Feladva (DONE)': Sikeres feladás.
• 'Feladva (DONE) (!)': Sikeresen feladva, de a NAV figyelmeztetést jelez a Státusz indokban
• 'Folyamatban': A beküldés megtörtént, de a NAV választ még nem adott.
• 'Nem beküldendő': Régebbi jogszabály szerint a kötelező beküldés alá nem eső számlák.
• 'Sikertelen!': A NAV sikertelen jelzése, a Státusz indok mezőben megindokolva.
• 'Hiba!': A NAV hibás beküldés visszajelzése, a Státusz indok mezőben.
• 'Várakozás kapcsolt számlára': Az eredeti számla még nincs beküldve, addig várakozik.
• 'NET hiba! Újra feladandó!': A beküldés folyamata internet probléma miatt megszakadt.

 

Manuális státuszok:

Amennyiben „Hiba!”, vagy „Sikertelen” státuszban van a számla, akkor a továbbiakban a két manuális státuszt közül lehet választani:

• 'Feladva (DONE-Manuális!)': A feladás sikeres volt, de erről nem érkezett válasz a NAV-ból és erről manuálisan meggyőződött a felhasználó a NAV Online felületén.
• 'Nem feladható (Manuális!)': Technikai ok miatt nem lehet feladni a NAV-ba.

 

Szükséges adatok

 

A NAV online számla beküldéshez több fontos paraméter pontos megadása szükséges a ScrollMAX oldalán.

 

A számla partner:

• Név, cím
• Adószám:

-Magyar adószám:   Megfelelő számú numerikus karakterrel (xxxxxxxx-y-zz).
-EU adószám:          Első két karakter nagybetű, max 15 karakter.
-EU-n kívüli:             Nincs megkötés a formátumra vonatkozóan.

A partnertörzsben a „NAV” nyomógombbal ellenőrizhető, hogy a magyar adószám benne van -e a NAV nyilvántartásában.
Az „Ell” jelölőnégyzet bejelölésekor az adószám ellenőrzöttnek minősül.
Ebben az esetben a számla rögzítésekor már nem lesz újra ellenőrizve NAV adatbázisában az adószám.

• Csoport adószám:

Ha az adószám 4-es adókódú (9. karakter -y-), akkor a csoportadószámot is kötelező megadni, amelynek 5-ös az adókódja.

• Ország típus: A partnertörzsben („belföldi”, „EU”, „EU-n kívül”, „belföldi magánszemély”).

Fontos, hogy a számlára helyesen legyenek rögzítve az értékek (Név, cím, adószám), különben a NAV nem fogadja be.

 

Adókulcsok:

A számla tétel adókulcsa a választott VTSZ-hez beállított adókulcs.

A NAV által elfogadott adómentes adónemek a VTSZ törzsben vannak nyilvántartva.

 

A számla:

A számla minden adatának megfelelően kitöltöttnek kell lennie (pl. nem lehet üres a tétel megnevezés).

Csak olyan számlát lehet beküldeni, amely megfelel a formátumoknak.

Az online feladás információ a számla készítésekor a számla jobb alsó sarkában jelenik meg:

 

 

Információk a beküldésről

 

A számla rögzítésekor, még a rögzítés előfeltételeként adószám ellenőrzés történik a NAV nyilvántartásából (ha a partnertörzsben az „Ell” - ellenőrzött adószám jelzése nincs bejelölve). Amennyiben az adószám nincs nyilvántartva, vagy a NAV éppen nem elérhető, akkor a számlázó választhat a számla rögzítésének folytatása, vagy megszakítása felől.

A számla rögzítésének folytatásakor a ScrollMax NAV beküldő rendszere a PrintPortálon átveszi a számlát, majd a feldolgozás eredményére várakozni kell. A feldolgozási idő átlagosan 1-2 percet vesz igénybe.

 

 

A feltöltés a NAV oldalán több lépcsőben történik.

• A token kérések után a számla a megfelelő XML formátumban átadásra kerül a NAV szerverének a PrintPortál segítségével.

Amennyiben a Printportál nem tudja átadni az XML formátumot az esetleges NAV kimaradás miatt, akkor a leghamarabbi NAV rendelkezésre álláskor a Scroll automatikusan újraküldi a számlát. (Csak a státuszokat érdemes figyelni, hogy hol tart a beküldés folyamata és mi lett a végleges státusza).

Ha a számla első feltöltése sikertelen, annak több oka is lehet, kommunikációs hibáktól kezdve formai problémán keresztül a NAV szerver elérhetetlenségéig. Igyekeztünk az ilyen esetben a hibaüzenetben jelezni az okot, valamint naplózzuk az információkat, hogy könnyebb legyen beazonosítani az okokat.

Mindenesetre a tesztelés során felmerült rossz tapasztalatok kapcsán egy független csapat létrehozott egy oldalt, amely az éles NAV szerverről szolgáltat működési információkat. Ha valami nem elérhető, vagy működik, itt elviekben megtekinthető lesz:

http://www.vanenav.hu/

• Ha a NAV az első formai ellenőrzést elvégezte, akkor „befogadta” a számlát feldolgozásra, ezt egy tranzakció azonosító visszaadásával nyugtázza.
• Ez annyit jelent, hogy átvette, de csak valamennyi idő után fog foglalkozni vele.

Ez az idő a NAV szerver terheltségétől, vagy éppen működésétől függ.

 

Amennyiben a NAV befogadta a számlát, akkor a PrintPortál szervere megfelelő időközönként lekérdezi annak állapotát. Ezt a műveletet naplózza és amennyiben az állapotban változás történt, bejegyzi.

 

 

A köztes hibákon (l. NAV szerver elérhetetlensége) túl 3 típust különböztetünk meg.

• Feldolgozva: ez esetben a számlát a NAV DONE jelzéssel látta el, létezik a rendszerében.

• Feldolgozva figyelmeztetéssel: a NAV átvette a számlát, de valamilyen megjegyzést fűzött hozzá, amivel a jövőben foglalkozni szükséges.

• Feldolgozva hibával: a számlát valamilyen (kritikus) hiba miatt nem fogadja el a NAV rendszere (ABORTED).

ABORTED üzenetet kaphatunk akkor is, ha az adott számla egy hivatkozást tartalmaz régebbi számlára, de előbbi nincs feltöltve; vagy fel van töltve, de még nincs elfogadva; esetleg még nem kaptunk választ, holott a NAV már elfogadta.

Ezek a számlák a 'Várakozás kapcsolt számlára' státuszban vannak az eredeti számla beküldéséig. Az eredeti számla beküldését követően automatikusan beküldi a Printportál a rá hivatkozó számlát.

Ha a számla hivatkozik egy eredeti számlára, akkor mind az eredeti, mind az összes előző hivatkozó számlát fel kell tölteni a NAV rendszerébe. A feltöltés automatikusan történik a számla elkészültekor, viszont az esetleges technikai hiba pl. NET hiba miatt fel nem töltött számlákat utólagosan manuálisan újra fel kell adni. Amennyiben ilyen eset előfordulna, akkor erről a Scroll információt jelez több szinten.

A helyesbítő számlák speciálisak még ebből a szempontból, ugyanis csak megfelelő sorrendben tölthetőek fel. Ennek oka, hogy a NAV egyetlen nagy számlának kezeli őket és ezért a számla tételek azonosítóit megfelelő sorrendben kell folytatni (eredeti: 1, 2, 3, helyesbítő: 1, 2 helyett 4, 5; második helyesbítő: 1, 2, 3, 4 helyett: 6, 7, 8, 9).

Ha a NAV egy számlát befogadott és feldolgozott hiba nélkül, akkor azzal további teendő nincsen.

 

A NAV hibás számlák jelzése

 

Első kimenő számla lista indításakor:

A Scroll indítását követően az első kimenőszámla listázásakor egy figyelmeztető ablak felhívja a figyelmet azokra a számlákra, amelyekre a NAV a „NET hibás!” vagy a „Hibás!” státuszt adta.

 

 

A „NET hibás!” státusz akkor fordul elő, amikor a beküldés folyamata internethiba miatt megszakadt és nem jött válasz a NAV felől. Ezeknél a számláknál a beküldést manuálisan meg kell ismételni.

A „Hibás” státusz akkor fordul elő, amikor a NAV valamilyen technikai hibát észlelt a küldött XML adattartalmában. Ebben az esetben a „Státusz indoka” mező tartalmazza a hiba okát.

Az érintett számlákra le lehet szűrni a számla listát.

 

A számla szerkesztőben:

Számla készítése közben a számlaszerkesztő ablak fejlécében a legutolsó „Feladva (DONE)” státusztól eltérő NAV visszajelzéséről olvasható információ.

Valamint a láblécben a 24 órán belül érkezett fontos NAV üzenetek megjeleníthetőek.

Ezek a funkciók ki/be kapcsolhatóak a jobb klikkel felugró menüben:

 

 

A beküldés technikai feltételei

 

A NAV kiszolgálóval való kommunikáció a PrintPortálon keresztül történik, HTTPS protokoll segítségével. Ez utóbbi szerver felelős a autentikációért is, valamint a program frissítések letöltéséért.

A ScrollMAX felhasználói számára tehát mindenképpen szükséges ennek a kommunikációnak az engedélyezése, azaz IP cím / Domén név / Port(ok: HTTP/HTTPS) beállítása a helyi (kliens), és/vagy központi tűzfalon, routeren, proxy szerveren,valamint az antivírus vagy egyéb védelmi eszközökben. (A kapcsolat biztosításáért az adott cég és annak informatikai kollégái vagy megbízottjai felelnek.)

A kulcsok menüpontban található token lekérés funkcióval ellenőrizhető lesz a kapcsolat. Fontos kitétel:

• MicroSoft által nem támogatott operációs rendszerekből többnél is előfordul, hogy nem képes kezelni az SSL/TLS (és emiatt a HTTPS) szükséges verzióját (TLS 1.2).
• A Windows XP, és még régebbi platformok ilyenek, ám lehetnek más, később kiadott, de nem frissített telepítések is, amelyeken gondokba ütközhet a biztonságos csatorna nyitása. https://blogs.msdn.microsoft.com/kaushal/2011/10/02/support-for-ssltls-protocols-on-windows/

Ezen esetekben mi sem tudjuk a kommunikációs kapcsolatot felépíteni a cél szerverekkel, vagyis nem lehetséges a NAV Online kötelező feladás.

Ezúton jelezzük, hogy az ilyen típusú problémák megoldása az adott cég és vagy helyi IT csapat feladata, ebben segíteni nem tudunk, valamint emiatt az ebből fakadó károkért sem tudunk felelősséget vállalni. Javasoljuk, hogy a számlázást és számla beküldést lehetőleg frissebb operációs rendszereken végezzék.

 

* * *