A segédanyagok pontos készletkövetése több ok miatt is problémás:
-
sok, kis tétel kivételezése. Ezek egyesével történő kiírása elég sok adminisztráció;
-
ezek a készletek gyakran a termelésben vannak vagy önkiszolgáló, azaz nincs direkt raktárosi közreműködés (jellemzően nem Kiadás hanem Kivét van);
-
nincs utalvány, így előre sem készíthető be.
Minden egyes kis/nagy tétel raktár/anyaggazdálkodó általi rögzítése túl nagy feladat, mivel azonban ez is jelentős érték, plusz a termelést erősen befolyásoló tényező (ha elfogy, leállunk), így kezelni kell. Jelenlegi általános megoldások:
-
pénteken körbemegy egy kolléga és összeírja, hogy miből kell rendelni és rendel;
-
a gépmesterben bízunk, hogy szól, ha nagyon lefogy valami és akkor rendelünk. Ebben a két esetben nincs rendes készletkezelés, esetleg valami egyszerű Excel;
-
van egy nagyobb raktárkészlet, amit szabályosan kezelnek. Ebből nagyobb mennyiségeket adnak ki a termelésnek, ami azonnal lemegy a készletből, s ha ezzel a beállított minimumkészlet szint alá kerülünk, rendelünk.
Ezek közül természetesen a harmadik megoldás a legjobb, de még ez is túl pontatlan. Nem nyújt megoldást akkor, ha a cégkészlet nagyjából a gyártásközi, azaz rendelünk egy dobozt, s azt szinte azonnal ki is adjuk. Másik gond, hogy a tényleges felhasználásról – ki, mikor, mennyit vett el – nincs adatunk.
A lefogyott készlet feltöltése általában már csak ismétlődő adminisztráció: az adott anyagot jellemzően mindig ugyanattól a beszállítótól, általában ugyanakkora mennyiségben rendeljük meg. Ezek alapján az utánrendelés akár automatizálható is.
Segédanyagraktárak
A modul fejlesztésénél egy olyan egyszerűsített készletkezelés volt a cél, ahol pár egyszerű kattintással/csippantással megoldható ezeknek az anyagoknak a készletkivétele. A funkció természetesen a már meglévő Anyaggazdálkodási rendszerre épül: ugyanazokat a cikkeket, bizonylatokat és rendeléseket használja. A folyamatot egyszerűsíti, ha a tényleges felhasználást maguk a dolgozók rögzítik, raktárosnak/anyaggazdálkodónak a lehető legkevesebb szerepe van.
Ehhez megfelelő jogosultságok beállítsa szükséges: meg kell adni, hogy melyik dolgozó milyen cikkek felhasználására jogosult. Ez a Segédanyagraktárak segítségével történik.
A Segédanyagraktárak nem tényleges, fizikai raktárak, hanem a készlet cikkek egy csoportja, amihez dolgozókat lehet rendelni. Ezek a csoportok a jogosultságok kezelése mellett a gyorsabb, pontosabb rögzítést is segíthetik: a napi, gyakran használt cikkekhez külön rövidebb listát lehet készíteni. (Egy cikk természetesen több Segédanyagraktárhoz is tartozhat.)
Cikk tartomány: a cikkeket a cikkszámok segítségével lehet megadni, akár egyesével felsorolva a konkrét cikkszámokat, akár tartományok (pl: „0201-0202999999”) feltüntetésével.
Felhasználási bizonylat: a segédanyag-kivételnél használandó készlet bizonylattípusa, pl. „Segédanyag-felhasználás”. A program az automatikus bizonylatgenerálásnál nem kéri be az esetleges plusz adatokat (partner, táskaszám), egyedül a költséghelyet rögzíti, ha azt a Segédanyagraktárnál megadják.
Jogosultságok: az adott raktárhoz felhasználókat és csoportokat is fel lehet venni. Ha a segédanyagkivét az Online Termeléskövető modulban történik, akkor a Dolgozók törzsében a dolgozóhoz be kell állítani a felhasználót is. (A ScrollMAX rendszerben jogosultságai csak felhasználónak lehetnek.)
Segédanyag kiadás
A funkció a ScrollMAX program Segédanyag-kiadás menüpontjával és az Online Termeléskövetés program munkalaprögzítés felületén a Segédanyag gombjával érhető el:
A jobb oldalon a bejelentkezett felhasználó (Online programban a dolgozóhoz kapcsolt felhasználó) által kezelhető Segédanyagraktárak láthatóak. A megfelelő gombot megnyomva az hozzá tartozó cikkek jelennek meg a táblázatban.
A keresett cikk gyorsabb kiválasztását a lista feletti Vonalkód mező segíti. Az itt megadott kódot a program az alábbi sorrendben használja:
-
a Cikk törzsben a Vonalkódok listában megadott kódok alapján keres;
-
ha ott nincs találat, akkor a cikkszámok között;
-
ha ott sincs, akkor a cikkhez felvett csomagok (paletta, tekercs, doboz stb.) Scroll azonosítói között;
-
ha továbbra sincs egyezés, akkor ezen csomagok külső azonosítóit nézi.
A vonalkód mezőbe a billentyűzet segítségével is be lehet írni a keresendő kódot. Ha nincs kéznél mindenhol kódolvasó, akkor a Cikk törzs Vonalkódok listájába érdemes lehet rövid cikkazonosítókat is megadni, amit a kolléga – akár a gépénél kirakott lista alapján – kézzel beírhat. Másik segítség, ha több, rövidebb cikklistával rendelkező Segédanyagraktárat hozunk létre: így a megfelelőt kiválasztva képernyőn is könnyen ki tudja választani a kérdéses cikket.
A cikk kivételét a Kiadás gombbal lehet rögzíteni. Itt a kivett mennyiség megadása és az OK gomb megnyomása után a program automatikusan legenerálja a raktárhoz tartozó felhasználási bizonylatot. A készletmennyiség változása természetesen ugyanúgy beindítja az automatikus folyamatokat (pl. minimumkészletszint értesítések, automatikus utánrendelés stb.), mint a hagyományos módon rögzített bizonylatok.
Automatikus újrarendelés
A segédanyagok és tartalék alkatrészek esetében az újrarendelés általában ugyanúgy történik: ha a készletszint egy bizonyos érték alá csökkent, akkor az éppen aktuális beszállítótól egy megszokott mennyiséget berendelünk. Ezt a Cikk törzs Beszerzés lapjának beállításaival automatizálni is lehet:
Az automatikus újrarendeléshez először a Készletkezelési politikánál ki kell választani az Új rendelés rögzítése vagy a Megrendelés elküldése opciót. A program az előbbi esetben csak felveszi az adott rendelést az Anyaggazdálkodás modul Rendelések listájára, míg az utóbbi esetben el is készíti a megrendelést és azt el is küldi a beszállítónak.
A következő lépés a beszállító megadása, amit a Partner törzsben rögzített cégek közül lehet kiválasztani. A Beállítások gombbal megadhatjuk, hogy a program az automatikus rendelésnél melyik sablont használja, illetve ki legyen a levél címzettje:
Ezek a beállítások a beszállítóhoz kapcsolódnak, azaz valamennyi cikkénél így megy el a megrendelés.
Újrarendelési pont: az a készletszint, ami alá csökkenve a program automatikusan generál egy rendelést. A program minden készletmennyiség változásakor megvizsgálja, hogy kell-e rendelnie. A mennyiségnél az aktuális készletmennyiséget és a nyitott rendelések értéket hasonlítja össze az itt megadott mennyiséggel. Azaz ha az újrarendelési pont 100, az aktuális új készlet 99-re csökken, de van nyitott (akár csak terv állapotú) rendelés, a program nem fog újabbat készíteni.
Optimális rendelési mennyiség: az utánrendelésnél a program az itt megadott mennyiséget fogja bekérni, függetlenül attól, hogy éppen mennyi az új készlet. Azaz ha az újrarendelési pont 100, a rendelési mennyiség 500, akkor a program ezt fogja akkor is megrendelni, ha a készlet 99-re vagy ha 0-ra csökken.
Az automatikus megrendelések címzettje:
-
a Beállításoknál megadott kontaktszemély e-mail címe;
-
ha nincs, akkor a partnertörzsben megadott céges e-mail cím;
-
ha ott sincs adat, akkor a Cégadatoknál megadott saját céges e-mail cím;
-
ha az sincs kitöltve, akkor a központi info@scrollmax.hu cím.
(Az utóbbi kettő biztonsági tartalékként került be a rendszerbe, hogy hiányzó e-mail címek esetén ne tűnjön úgy, hogy a megrendelés rendben van...)
Az Anyaggazdálkodás > Készletlistázás menüpontnál a Készletkezelési politika szerint lehet listázni.
