PrintPortál E-számla | ScrollMAX

PrintPortál E-számla

Hasonlóan a többi Printportál funkcióhoz, a ScrollMAX E-számlák használata sem igényel számottevő többlet feladatot, míg az idő és anyagi megtakarítás itt is jelentős lehet.

 

Beállítások

Az E-számla funkciót a Pénzügy csoport > Beállítások > Számla beállítások menüpont alatt lehet aktiválni:

Az E-számla paraméterek listában a kiállító cégről a rendszerben rögzített adatok láthatóak. Amennyiben itt bármilyen hibát észlel, kérjük, azt a Hibás adatok jelzése gombbal jelezze nekünk!

Természetesen, a program az e-számlák mellett továbbra is alkalmas hagyományos, nyomtatott számlák készítésére is. A program minden számla iktatásakor felajánlja, hogy milyen típusú számla készüljön (az alapértelmezett típust is ezen a lapon tudja beállítani). Amennyiben egy megrendelő az általánostól eltérő típust kér, vagy kizárólag csak azt fogadja el, ezt az egyedi beállítást a Partner törzs Számlázás lapján is rögzítheti. (A Mindig e-számla/Mindig nyomtatás beállítás esetén a számla iktatásakor már nem is kérdez rá a program.)

 

E-számla készítése

Az e-számla elkészítése semmiben sem különbözik a hagyományos számlától. A megrendelő E-számla beállításától függően a számla iktatásakor viszont megjelenik a típus választó kérdés:

Itt megadható, hogy a számla hagyományos, nyomtatott vagy e-számla legyen. Az A választás megjegyzése kapcsolóval az itt beállított típus lesz a partner következő számlájánál a felajánlott választás. Ha a Kérdés nélkül, mindig ez a típus kapcsolót is bejelöli, akkor legközelebb már ez az ablak sem jelenik meg.

A számla lezárása után a program elkészíti a számlát PDF formátumban, valamint a jogszabályi előírásoknak megfelelő XML fájlt. Ez utóbbit csatolja a PDFhez, majd digitálisan aláírja. A számlát feltölti a PrintPortálra és e-mailben értesíti az ügyfelet.

 

Listázás

A Kimenő számlák listázása lekérdezésnél az e-számlákra is külön lehet szűrni. A lekérdezés eredményét tartalmazó többfunkciós táblázatunkban az e-számla státusza is látható:

  • várakozó: valamilyen technikai ok miatt (pl. nincs internet) a számla feltöltése még nem történt meg;

  • feltöltve: a számlát a rendszer a Printportálra feltöltötte, a megrendelőt e-mailben értesítette;

  • letöltve: a számlát a megrendelő – az e-mailben található link vagy a PrintPortál Számlák listája segítségével – letöltötte, az e-számla kézbesített;

  • manuálisan küldött: a számlát közvetlenül a ScrollMAX rendszerből, sima e-mail mellékletként küldték ki.

A lista alatti E-számla információk lapon további adatok érhetőek el:

  • A feltöltés ideje (e-számla feltöltése PrintPortálra)

  • A letöltés időpontja (e-számla letöltése PrintPortálon keresztül)

  • Letöltő személy (a vevő cégnél ki töltötte le. Ha a letöltésre az e-mailben található linket használták, akkor ez a mező üres.)

  • Letöltő IP címe

A valamilyen ok miatt még feltöltésre váró számlákat a Függőben levő e-számlák feladása gombbal lehet újra elküldeni:

Az Egyet felad gombbal a kijelölt számlát, a Mindet felad gombbal a listán szereplő valamennyi számlát megkísérli újra elküldeni. A folyamat eredményét a Napló mező tartalmazza; ha bármilyen technikai gond lenne, akkor annak leírását is itt találja.

Amennyiben szükséges, a számlákat a Feltöltött e-számlák exportálása gombbal PDF formátumban le is mentheti. Ilyenkor a cél könyvtár megadása után a program a listában található valamennyi e-számlát kiexportálja.

A Letöltési információk frissítése gombbal a program az adott számla státuszát újraolvassa a Printportálról.

A Manuális küldés gombbal a feltöltött (de még nem letöltött) státuszú számlákat lehet sima e-mail mellékletként a megrendelőnek elküldeni (pl. a megrendelő „elvből” nem töltöget le semmit…). Ilyenkor a program felajánlja, hogy a számla státuszát Manuálisan küldött állapotra állítsa.

 

Kézbesítés figyelés

Ha a feltöltött e-számlákat a címzett 7 napon belül, illetve a fizetési határidő lejárta előtt 3 napig nem tölti le, akkor a program a PrintPortál beállításoknál megadott e-mail címre erről figyelmeztetést küld. Így még a számla lejárta előtt lehetőség van az e-mail cím pontosítására vagy az új e-számla értesítés kiküldésére.